MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Karolinska Institutet

”Förr tog det 33 min att skapa ett manuellt anställningsbevis,
med anställningsprocessen i MicroWeb tar det 9 min”

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står KI för den enskilt största andelen av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. En så stor och omfattande organisation har ett intensivt flöde av personaldokument och KI såg behovet av att upphandla ett personalarkiv.

Digitalisering tar Karolinska Institutet ett steg närmare ”excellent administration”

Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har KI minskat handläggningstiden för en anställning med 24 minuter (73%). Med över 600 nya anställningsavtal blir det en tidsbesparing på över 3 200 timmar per år, tid som institutionerna idag kan använda till administration eller utveckling. Dessutom har mängden papper minskat med 95% i och med införandet av e-signering och att personaldokument sparas direkt till den digitala personalakten. I förlängningen ska KI:s samtliga cirka 50 000 dokument per år helt automatiseras. Det innebär en beräknad tidsbesparing på nära 19 000 timmar per år.

Om Karolinska Institutet

KI logga

Karolinska Institut är ett svenskt statligt universitet i Stockholm. Universitetet omfattar endast en fakultet, den medicinska. KI rankades som det främsta svenska lärosätet.

"Efter att nya behov har uppstått i projektet har MicroData varit snabba att anpassa sig till de nya förutsättningarna"

Bakgrund till införandet

HR-organisationen vid KI består av en central HR-avdelning med ca 40 medarbetare. Institutionerna har lokala HR-funktioner med totalt 60 medarbetare. Inom den centrala förvaltningen vid KI pågår ett utvecklingsarbete för att modernisera och effektivisera processer och arbetssätt för avdelningen och institutionerna.
Anna Kilander, som är verksamhetsutvecklare vid KI säger att de tidigt insåg att det gick att spara väldigt mycket tid samt öka säkerheten genom att minska pappershanteringen. I maj 2020 beslutades det att HR-avdelningen skulle påbörja sin digitaliseringsresa. Därför upphandlades MicroWeb Personalarkiv med tillhörande anställningsprocess. I samband med detta skannade MicroData in KI:s ca. 40 000 befintliga personalakter till det nya digitala personalarkivet.
Efterfrågan av ett dokument kunde förr ta 1-2 dagar i väntetid i jämförelse med 2-3 min som det tar idag med MicroWeb Personalarkiv, berättar Anna Kilander.
Hanteringen av personalakterna ledde till:
Många kopior spridda på institutionerna
Lång tid för eftersökning av dokument i personalakter
Resurs- och tidskrävande manuell gallring
Dokument som kom bort
Personberoende genom att man själv behöver komma ihåg vad man skickat på signering och förväntar sig få tillbaka
Efterfrågan av ett dokument kunde ta 1- 2 dagar i väntetid

Utmaning​

Det fanns flera utmaningar att ta itu med vid KI:s HR-avdelning. En av dessa var hur anställningsavtalen skapades, något som gjordes på två olika sätt. Antingen skapades de i personalsystemet, eller så skrevs de i en dokumentmall. Avtalet skrevs ut och skickades till chef, som skrev på och skickade tillbaka till lokal HR-avdelning med internpost. Där skannades avtalet in, en kopia sparades i den lokala personakten och originalet skickades till löneenheten som arkiverade det i den centrala personakten. Personalakterna fanns i pärmar både i det centrala arkivet och i lokala motsvarigheter på varje institution.
- Hanteringen av personalakter var tidskrävande och genererade mycket papper. Att få en samlad överblick över anställda som arbetat en längre tid var svårt, eftersom byte av placeringar genererade en helt ny personalakt med dokument på de olika institutionerna där man arbetat, berättar Anna Kilander .

KI:s lönehandläggare fick tidigare regelbundet stora högar med dokument som behövde sorteras med personnummer, levereras till arkivrummet och sättas in i en pärmen med korrekt personnummer. Det medförde många onödiga repetitiva moment. Den sammanlagda tiden som lönehandläggare var tvungen att vara nere i arkivet var ca. 1 timme per tillfälle denna arbetsuppgift behövde utföras.

Om ett dokument begärdes ut från lönehandläggaren var handläggaren tvungen att leta upp rätt pärm i arkivet, hämta pärmen, ta ut dokumentet och skanna det. Därefter mejla ut det innan dokument och pärm kunde läggas i arkivet igen. En omständlig procedur som tog mycket tid i anspråk. 

Lösning

KI och MicroData påbörjade samarbetet med införandet av digitala personalakter januari 2021 och slutförde arbetet i november 2021 med Anna Kilander på KI som projektledare. Tillsammans med MicroData kartlade Anna anställningsprocesserna och påbörjade samtidigt arbetet med inskanning av de befintliga personalakterna. Samtidigt som det arbetet pågick, påbörjades implementeringen av det digitala personalarkivet. Integrationen med personalarkivet har medfört att den komplexa behörighetstrukturen hos Karolinska institutet har anpassats till personalarkivet som idag följer samtliga förändringar utan manuell hantering.

Bakom framgången ligger ett stort engagemang från KI:s projektledare Anna Kilander och alla berörda vid KI. Täta avstämningsmöten med inkluderade enheter på KI och MicroData har hållits kontinuerligt vartefter projekten fortlöpte.

Hela KI skriver nu sina anställningsavtal i MicroWeb vid anställningar och alla institutioner använder personalarkivet.
Förståelsen och önskan om att utöka digitaliseringsarbetet har ökat i och med den rådande situationen med pandemi. Det resulterade i att det var enkelt att få med institutionerna på det ändrade arbetssätten, säger Anna Kilander.
2016-12-09 Kilogga


Foto: Karolinska Institutet

MINSKAD HR-ADMINISTRATION 73%


Handläggningstiden för en anställning
har minskat med 24 minuter

Vinster

Vinsterna med MicroWeb Personalarkiv har varit många enligt Anna Kilander.
- Det är glädjande att se att de 25 institutionerna inte längre arbetar med papper utan helt har övergått till de digitala anställningsprocesserna, berättar Anna Kilander.

Fördelarna och vinsterna med att arbeta digitalt:
Minskad handläggningstid från per dokument från 33 till 9 minuter
Många kopior kan nu sorteras bort och slängas
Minskad handläggningstid från per dokument från 33 till 9 minuter
Ingen av institutionerna arbetar längre med papper
Arkivering sker i samband med hantering av ärenden
Sedan 2019 när löneenheten tog emot 47 200 pappersdokument per år så har mängden papper minskat med 95 %
HR har fått mer kontroll över sina pågående processer
Proffsigare intryck gentemot externa parter i och med minskade väntetider
Med hjälp av dokumenthanteringsplanen i HR-arkivet gallras alla dokument med rätt intervall
Införandet av HR-arkivet har tagit HR-avdelningen ett steg närmare excellent administration, som är en del av strategi 2030

Framtiden

Avslutningsvis berättar Anna att de har ambitionen att digitalisera ytterligare i framtiden.
- Vi planerar att införa fler digitala processer i MicroWeb och utveckla hanteringen av administrationen av våra stipendiater. Stort fokus lägger vi på referensgruppen som planerar in nästa utvecklingssteg, säger Anna Kilander.

Tips från Karolinska Institutet

Rekommendationer från Karolinska Institutet till andra som är på väg att införa digitala processer och ett digitalt personalarkiv

Planera

Börja enkelt, inte allt på en gång.


prioritera testing

Se till att personer med olika behörighet och behov får testa systemet innan man påbörja pilot-testningen.

digitalisera era processer

Bygg på fler digitala processer och se till att det inte krävs några manuella steg i den digitala processen.

Läs andra kunders berättelser

Bonnier News

MicroWeb Avtalshantering har hjälpt Bonnier News att få en enhetlig, säker och strukturerad avtalsförvaltning. 

MittMedia

Med MicroWeb avtalshantering har MittMedia samlat sina avtal på ett enkelt och smidigt sätt.

Lernia

”Samtyck.se är en viktig del av GDPR anpassningen. Tjänsten ger både översikt och kontroll, samt frigör resurser till andra delar av GDPR arbetet.”​

Alvesta kommun

MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.

Transportstyrelsen

Med MicroWeb e-Arkiv får Transportstyrelsen all sin information samlad digitalt på en plats för långsiktigt bevarande och lättare åtkomst.

Är du intresserad av samma tjänst
som Karolinska Institutet?