Vad är Dokument- & Ärendehantering

Dokument och ärendehantering är system som lagrar information. Informationen blir överblickbar i en tydlig och effektiv struktur som är enkel att söka i. I dokumenthantering är dokumentet i centrum. Till dokumentet kan exempelvis versionshantering och dokumentflöden kopplas. I ärendehantering är det istället ärendet som är i centrum. Till ärendet kan exempelvis dokument, bilder och handläggare kopplas. 

Våra vanligaste paketeringar

Avtalshantering
Diarium
Dokumenthantering
Fakturahantering

Levereras som tjänst

MicroWeb dokument- och ärendehantering levereras som en tjänst fri från klientinstallationer och långa uppstarter. Vi äger & driftar våra egna två serverhallar i Sverige samt garanterar tillgänglighet av våra tjänster upp till 99 procent.

MicroWeb har levererats som tjänst sedan 2002 och MicroData har under tiden samlat många erfarenheter kring dokument, ärendehantering, säkerhet och drifthantering.

 

MicroWeb Avtalshantering

Lösningen

Med MicroWeb Avtalshantering arkiveras era avtal säkert med åtkomst från den plats du önskar. Alla typer av avtal kan hanteras, som leverantörsavtal, kundavtal, ljudavtal, anställningsavtal med flera. Det finns möjlighet till OCR tolkning vilket innebär att du kan göra fritextsökningar på informationen i de lagrade avtalen.

Du kan alltid söka fram rätt avtal. Leverantörsavtal bevakas och påminnelser skickas automatiskt till rätt handläggare som ska revidera avtalet innan det kan förlängas eller sägas upp. Med hjälp av automatisk registerkontroll är motpartens företagsuppgifter så som företagsnamn och besöksadress alltid uppdaterade och korrekta.


Funktioner

Snabb åtkomst
Avtal samlade på samma ställe
Påminnelser till rätt person, roll eller grupp
Uppdaterade motpartsuppgifter
Behörighetsstyrning
Rapporter

MicroWeb Diarium

Lösningen

I MicroWeb Diarium kan du hantera all information, till exempel e-post, textdokument eller bilder. Du kan enkelt söka fram allt som rör ett visst ärende eftersom alla dokument är samlade på samma ställe. Informationen kan även göras tillgänglig för andra som kan behöva ta del av den via ett medborgargränssnitt. Här kan exempelvis privatpersoner se sina aktuella bygglovsansökningar eller ta del av nämndprotokoll.

För att registrera information kan du dra och släppa filer från din dator direkt in i systemet. Du kan göra fritextsökningar på information i lagrade dokument med hjälp av OCR tolkning. För att inte missa viktiga datum finns en bevakningsfunktion med automatiserade bevakningar av dokument. Systemet är flexibelt så du kan byta ut komponenter efter eget tycke och varje handläggare kan direkt se sina pågående ärenden på startsidan.


Funktioner

Enkel diarieföring
Registrering genom dra och släpp
Flexibel panel
Behörighetsstyrning
Bokmärken
Mina sidor/kundportal

MicroWeb Dokumenthantering

Lösningen

Med MicroWeb Dokumenthantering kan du hantera alla typer av information med olika filtyper så som TIFF, Word, Excel eller PDF/A. Dokumenthantering i MicroWeb är för dig som vill använda en gemensam lagringsplats av affärskritisk dokumentation men samtidigt styra och spåra ändringar och åtkomst. MicroWebs Dokumenthantering ger dig kontroll och struktur i din vardag och i din dokumenthantering.

Du och dina kollegor kan skapa ett dokumentflöde där olika roller skapas. En roll kan till exempel vara att godkänna förändringar i ett dokument. I versionshanteringen finns möjlighet att se och gå tillbaka till en tidigare version av ett dokument. Du kan arbeta och spara nya versioner direkt i dina Office-program genom tillägg till Microsoft Office. Vi kan erbjuda dig en standardlösning för dokumenthantering men vi kan också anpassa systemet efter dina specifika behov. Dokumenthanteringen går även att kombinera med andra delar av MicroWeb till exempel vårt e-Arkiv.


Funktioner

Digitalt godkännande eller avslag
Påminnelser
Kopia på kundfaktura med samma layout som kunden
Snabb åtkomst
Kundportal
Kopplat till Office-program

MicroWeb Fakturahantering

Lösningen

I MicroWeb Fakturahantering finns era fakturor i säkert förvar med snabb åtkomst från den plats ni befinner er. Ni kan hantera både leverantörsfakturor och kundfakturor. Fakturor i digital form skickas automatiskt eller laddas enkelt upp medan fysiska skannas in.

I och med att alla fakturor är samlade på ett och samma ställe, kan ni hitta fakturor genom en sökning. Eftersom MicroWeb tolkar både digitala och inskannade fakturor kan ni även fritextsöka på fakturornas innehåll. Istället för fysiska påskrifter skickas leverantörsfakturorna ut från systemet via mejl till en eller flera personer för godkännande eller avslag. I mejlet kan den ansvarige se hela leverantörsfakturan, lämna en kommentar och godkänna eller avslå fakturan. Om en faktura avslås av en eller flera handläggare bifogas deras avslag samt kommentarer vidare till den eller de ansvariga som då ska ompröva eller bestrida fakturan. Om fakturan fastnar i något steg eller hos någon handläggare skickas automatiska påminnelser ut om när fakturan förfaller och vad som finns kvar att göra innan den kan gå vidare till betalning. Med hjälp av MicroWeb Fakturahantering och MicroWeb Mina Sidor, kan ni enkelt tillgängliggöra era kundfakturor till era kunder via er hemsida och kundportal.


Funktioner

Dokument på ett ställe
Fritextsökning, även på bilder
Dokumentarbetsflöden
Behörighetsstyrning
Versionshantering
Spåra ändringar
Information till tredje part
Kopplat till Office-program
Anpassningsbart