Vad är e-Arkiv

e-Arkiv har precis som den fysiska motsvarigheten ett huvudsakligt syfte att långsiktigt bevara sitt innehåll. Ett e-Arkivs innehåll kan variera och det är också vanligt med skiftande behov för hur olika informationstyper ska hanteras.

I de flesta organisationer finns handlingar som av juridiska skäl måste bevaras för all framtid eller under många år framåt. Delar av denna information återsöks det sällan i och endast ett fåtal i organisationen har eller ska ha tillgång till den. Likaså kan det finnas handlingar som återsöks mer frekvent, som ett stort antal anställda ska ha tillgång till, men endast ett fåtal ska ha möjlighet att förvalta.

Ett e-Arkiv ska ha möjlighet att ta hänsyn till olika informationstyper och verksamheters behov i frågor som gäller sökbegrepp, tillgänglighet, behörighetsstyrning, tid för bevarande och mycket annat.

 

MicroWeb e-Arkiv

MicroWeb e-Arkiv innehåller flera anpassningar för specifika informationstyper. Eftersom vi själva äger, anpassar och utvecklar mjukvara för MicroWeb e-Arkiv, har vi möjlighet att skräddarsy lösningar utifrån olika behov.

Läs mer om MicroWeb e-Arkivs funktion för långtidsbevarande samt de två vanligaste anpassningarna för MicroWeb e-Arkiv:

Levereras som tjänst

MicroWeb e-Arkiv levereras som en tjänst fri från klientinstallationer och långa uppstarter. Vi äger & driftar våra egna två serverhallar i Sverige samt garanterar tillgänglighet av våra tjänster upp till 99 procent.

MicroWeb e-Arkiv har levererats som tjänst sedan 2002 och MicroData har under tiden samlat många erfarenheter kring e-Arkiv, säkerhet och drifthantering.

MicroWeb e-Arkiv

Lösningen

MicroWeb e-Arkiv är ett system för långsiktigt bevarande av digital information. Vår teknik gör det enkelt att migrera filer för att säkerställa att din information förblir läsbar. Med över ett decennium av expertis inom digitalt bevarande har MicroWeb utvecklats och vidareutvecklats. Allt du behöver i ett system, vilket sparar tid, pengar och ansträngning för att säkra din informations framtid.

MicroWeb följer OAIS (Open Archival Information System) standard för ingest, hantering av data, arkivering, åtkomst, administration och bevarande. Med ett anpassningsbart webbgränssnitt är det möjligt för både interna och externa användare att söka, visa och ladda öppet innehåll från e-Arkivet via dator, surfplatta eller smart telefon. MicroWeb är ett e-Arkiv som är betrott av både statliga organisationer och företag.

Vår lösning går att upphandla genom SKL och SKL Kommentus Inköpscentral ramavtal och visar att vi efter tester uppfyller de krav på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Så du kan vara säker på att din värdefulla digitala information är i goda händer.


Funktioner

Webbgränssnitt
Gallring
Spårbarhet
Återsökning
Rapportfunktioner
Olika användarroller & åtkomsträttigheter

MicroWeb Personalarkiv Med Digitala Signaturer

Lösningen

I MicroWeb Personal- och lönearkiv kan du hantera alla typer av personaldokumentation, till exempel anställningsavtal, utbildningskort eller protokoll från utvecklingssamtal. Du kan söka fram allt som rör en viss anställd eftersom all information är samlat på samma ställe.

Du kan göra fritextsökningar på information i arkivet med hjälp av OCR tolkning. Versionshanteringen gör att man enkelt ser vilket dokument som är det aktuella. Information om vem som gjort vilka ändringar och när syns i loggar. För att inte missa viktiga datum finns en bevakningsfunktion med automatiserade bevakningar av dokument.

Funktioner

Åtkomst till betyg/intyg
Pensionsgrundande underlag
Avtalsbevakningar med påminnelse
Åtkomst till tidigare handlingar vid utvecklingssamtal
Samla personalens utbildningar
Lönespecifikationer

MicroWeb Bygglovsarkiv

Lösningen

I MicroWeb Bygglovsarkiv finns alla bygglovshandlingar säkert arkiverade med åtkomst var du än befinner dig. Här kan du hantera alla typer av bygglovshandlingar och bilagor. Ritningar, ansökningar, geoteknisk undersökningar eller tekniska beskrivningar. Du kan söka fram allt som rör ett visst bygglov eller fastighet eftersom alla dokument finns samlade på samma ställe.

Handlingar kan skannas direkt till arkivet eller exporteras från ett ärendehanteringssystem. Bygglovsarkivet kan även kopplas till andra verksamhetssystem med bland annat geotekniska handlingar. Handläggare kan skicka ritningar eller dokument via e-post till fastighetsägare direkt i arkivet och medborgare kan själva få tillgång till sina ritningar och dokument som rör deras fastighet genom ett medborgargränssnitt.


Funktioner

Snabb & enkel åtkomst
Minskad manuell hantering
Större överblick
Svensk Arkivstandard
Hantering av lagkrav
Mätfunktion i elektroniska ritningar