MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Lernia

"Samtyck.se är en viktig del av GDPR anpassningen. Tjänsten ger både översikt och kontroll, samt frigör resurser till andra delar av GDPR arbetet."

Lernia är experter på bemanning, utbildning och rekrytering. Företaget har länge varit verksamma inom matchning och utbildning för arbetsmarknadens behov i Sverige.
I över 100 år Lernia utvecklat individers kompetens efter arbetsmarknadens behov och de senaste 20 åren har de hjälpt till att bemanna den svenska industrin.
Lernias dataskyddansvarig, Benny Persson berättar att han tillsammans med Lernias DPO och Dataskyddskommitté leder arbetet för att få Lernia att följa GDPR.

- Att hjälpa verksamheten att följa GDPR i alla dessa aspekter, berättar Benny Persson är fokus för hans roll som dataskyddsansvarig på Lernia.

Verksamheten har många registrerade, därför är det hög prioritet att serva dem vid önskemål om radering, registerutdrag eller vid hantering av personuppgiftsincidenter. Andra prioriteringar i rollen som dataskyddsansvarig på Lernia är att hantera nya personuppgiftsbiträden och nya behandlingar samt att förbättra gallring och behörighetshantering i systemen.​

– Att hjälpa verksamheten att följa GDPR i alla dessa aspekter, berättar Benny Persson är fokus för hans roll som dataskyddsansvarig på Lernia.

Om Lernia

Lernia

Lernia finns på 60 orter över hela landet.

Under 2018 utbildade Lernia 23 000 personer och förmedlade 11 400 bemanningskonsulter.

Utmaning

I samband med att GDPR trädde i kraft kändes det relevant och brådskande att ha en säker lösning för att hantera villkorstexter och samtycken eftersom stora mängder personuppgifter behandlas.
Trots dessa utmaningar har den största utmaningen för Lernia mer varit en fråga om juridik än om systemstöd.
- GDPR stod för dörren. Kraven på tydliga villkorstexter och samtycken och en effektiv hantering av dessa var uppenbar. Vi hade en äldre, egen lösning som bedömdes bristfällig och hade krävt en hel del utveckling. Vi hade många kategorier av registrerade som behövde hanteras, säger Benny Persson och berättar vidare att de behövde en fungerande och kostnadseffektiv lösning för att hantera villkorstexter och samtycken eftersom det var relativt bråttom.
- Samtyck.se upplevdes som en etablerad och prisvärd lösning som relativt enkelt skulle gå att integrera med våra system, säger Benny Persson.

Lösning

Lernia letade efter en etablerad, fungerande och kostnadseffektiv lösning som alternativ till att bygga något eget. Alternativet att utveckla eget skulle ta för lång tid. Lernia hade haft viss kontakt med MicroData i ett tidigare projekt som handlade om dokumenthantering och upptäckte då tjänsten samtyck.se.

Resultat

Benny Persson lyfter fram värdet av att ha en fungerande lösning som på ett säkert sätt hanterar villkor och samtycken på det sätt som GDPR kräver.
- Vi har en fungerande lösning som löser vårt behov på kort sikt. Nu jobbar vi vidare med att förfina integrationen. Vi har till exempel behov av att samtycken från en person raderas när personen gallras bort i något av våra verksamhetssystem, efter att vi inte längre behöver eller får ha kvar informationen. Vi kommer även att titta på om vi kan kombinera tjänsten med andra dokumenthanteringstjänster och få synergieffekter av detta.

Lernias förväntningar var att ha en tekniskt stabil och fungerande lösning till ett rimligt pris. Att MicroData som leverantör ska vara serviceinriktad och lyhörd när de har behov av support om användning eller vidareutveckling av integrationer och annat.

– Det är viktigt att hitta en tjänst som är pålitlig. Om vi till exempel får in samtycken till att skicka ut marknadsföringsmaterial till personer vill vi inte riskera att tappa dessa samtycken. Det skulle innebära förlorade affärer. Det är även viktigt att utforma och sortera de olika villkorstexterna och samtyckena noga innan tjänsten lanseras. Den registrerade ska inte behöva få upp ständigt nya texter på grund av att de inte var genomtänkta från början.​

 

Benny Persson rekommenderar andra som står inför samma situation att se från de registrerades perspektiv, ha en noggrann planering och hitta en tjänst som är tillförlitlig.​

Tips från Lernia

Rekommendationer från Lernia till andra som står inför samma situation

Planera

Ha en noggrann planering redan från start.

Tänka på de registrerade

Se från de registrerades perspektiv och ha genomtänkta samtyckestexter så att de registrerade slipper få flera olika texter skickade till sig.

Hitta en pålitlig tjänst

Det är viktigt att hitta en tillförlitlig tjänst och leverantör som förstår.​

"Samtyck.se är en viktig del av GDPR anpassningen. Tjänsten ger både översikt och kontroll, samt frigör resurser till andra delar av GDPR arbetet."

– David Karlström, Bolagsjurist på Lernia

Är du intresserad av samma tjänst
som Lernia?

Läs andra kunders berättelser

KTM

Med MicroWeb Fakturaarkiv slipper KTM arkivera fysiskt och kan attestera sina fakturor var som helst.

MittMedia

Med MicroWeb avtalshantering har MittMedia samlat sina avtal på ett enkelt och smidigt sätt.

Alvesta kommun

MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.

Partille kommun

Med MicroWeb Personalarkiv har Partille kommun gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär med digitala processer.

Transportstyrelsen

Med MicroWeb e-Arkiv får Transportstyrelsen all sin information samlad digitalt på en plats för långsiktigt bevarande och lättare åtkomst.