MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Vad ska ingå i ett diarium?

Diarium

Ett diarium är ett ordnat och samlat register över upprättade, inkomna och utgående handlingar. Eftersom diariet är allmän offentlig handling måste allmänheten ha tillgång till informationen, med undantag för sekretessbelagda uppgifter. Uppgift om avsändare, mottagare och beskrivningen av ärendets innehåll kan i särskilda fall utelämnas.  

I ett diarium ingår:

  • Datum då handlingen inkommit eller upprättats.
  • Unikt löpnummer (s.k. diarienummer).
  • Avsändare eller mottagare av handlingen.
  • En kort beskrivning av ärendets innehåll.

En handling kan komma in på olika sätt, med brev, e-post, sms eller fax. Det är alltid innehållet i handlingen som avgör om handlingen är allmän eller inte och om den ska diarieföras. 

Myndigheterna för idag ett diarium för att uppfylla registreringsskyldigheten (kap 5, §1-2). Oftast finns denna registreringsfunktion inbyggd i ett dokumenthanteringssystem eller i ett ärendehanteringssystem som myndigheten använder sig av. Det finns också separata diarieföringssystem endast för registrering men det vanligaste är att använda samma system för både registrering och lagring av digital information.

Enligt en studie som gjorts för SSC, Statens Service Center finns en generell ärendehanteringsmodell som beskriver processen för ärendehantering vid myndigheter. Enligt studien fyller denna ärendehanteringsmodell de flesta behoven för mindre myndigheter och de enklare ärendeprocesserna för större myndigheter.

Ärendehanteringsmodellens process:

  1. Möjliggörare
    Tillhandahållande av exempelvis information, blanketter, formulär och filspecifikationer
  2. Registrering och kontroll
    Insänding av uppgifter, diarieföring hos myndighet, kontroll av inkomna uppgifter.
  3. Insamling och komplettering
    Inhämtande av ytterligare uppgifter från den egna myndigheten eller från annan myndighet.
  4. Beredning
    Beräkning och bedömning av uppgifter utifrån regler, lagar, förordningar m.m.
  5. Beslut
    Prövning av ärendet och beslutet tas.
  6. Delgivning
    Meddelande och information om beslut.
  7. Arkivering
    Arkivering/avslutande av ärendet hos myndighet.

För att underlätta arbetet och följa hela processen används exempelvis e-diarium i kombination med e-arkiv. På så vis kan hela flödet hållas samman i ett och samma system. Om du vill läsa mer om Diarieföring och hur MicroData kan underlätta processen hittar du det här.