Ambea
"MicroData sågs som ganska ensamma om att ha en bra e-arkivslösning. Systemet upplevdes som lättförståeligt och användarvänligt. Vi upplevde även er lösning för e-signering som enkel för både chefer och medarbetare"
Ambea såg behovet av att effektivisera sina anställningsprocesser och framför allt, att införa ett e-arkiv. Därför beslutade de år 2020 att upphandla ett digitalt personalarkiv för Ambea i Sverige.
Ambea är ett företag som ständigt letar förbättringar och utvecklar verksamheten och medarbetarna. Ambea växer också genom att förvärva och utveckla befintliga omsorgsverksamheter. Därför prioriteras effektivisering av företagets processer högt inom organisationen. Dessutom driver Ambea entreprenadverksamhet på uppdrag av kommuner runt om i Skandinavien.
Mål för Ambea
Målet är att spara tid och underlätta arbetet samt få en ökad säkerhet kring HR-arbetet. Ambea vill få ett enhetligt arbetssätt med fullständig kontroll över hela flödet. För att automatisera anställningsavtalen har Ambea valt MicroWeb Personalarkiv med digital anställningsprocess.
OM AMBEA
Ambea är Skandinaviens ledande omsorgsföretag och har idag ca 26 000 anställda i Skandinavien, främst inom äldrevård, stödboenden och utbildning.
"Det har gått jättesmidigt att använda den digitala anställningsprocessen"
Bakgrund till införandet
Ingrid Björnsdotter arbetar som verksamhetsutvecklare på Ambea och har varit drivande som projektledare vid upphandling av olika system och lösningar för HR.
Ambea har verksamheter utspridda i hela Sverige och väldigt mycket av arbetet sköts lokalt och manuellt ute i verksamheterna när det gäller anställningar och anställningsavtal. Bakgrunden till införandet var att gå ifrån pappershanteringen av anställningsavtalen med lång handläggningstid, postgång med mera samt att få ett digitalt arkiv i stället för de lokala arkiven ute i verksamheterna. En viktig del var också att få till säker gallring enligt GDPR och Ambeas dokumenthanteringsplan för personaldokument.
Ambea har verksamheter utspridda i hela Sverige och väldigt mycket av arbetet sköts lokalt och manuellt ute i verksamheterna när det gäller anställningar och anställningsavtal. Bakgrunden till införandet var att gå ifrån pappershanteringen av anställningsavtalen med lång handläggningstid, postgång med mera samt att få ett digitalt arkiv i stället för de lokala arkiven ute i verksamheterna. En viktig del var också att få till säker gallring enligt GDPR och Ambeas dokumenthanteringsplan för personaldokument.
På Ambea hade de räknat ut att det tar 5 minuter per anställningsavtal med nuvarande manuella process. De hade hopp om att minska tidsåtgången från 5 minuter till 2 minuter och därmed spara 3 minuter per anställningsavtal. Ambea räknade med att de hanterar 1 000 anställningsavtal i månaden, vilket skulle innebära en tidsbesparing på 3 000 minuter, eller mer exakt 50 timmar i månaden.
Foto: Adobe Stock Photos
Hantering av anställningsprocessen
hos Ambea innan digitaliseringen:
- Chefen fick beslut om anställning och fyllde i uppgifter från HR-systemet HRplus som i sin tur genererade ett anställningsavtal.
- Två exemplar skrevs ut och signerades manuellt av chefen med medarbetaren på plats eller så skickade de ut anställningsavtalet till medarbetaren via brev. De bilagor som skulle vara med fick chef skriva ut från annat ställe.
- När anställningsavtalet var påskrivet av båda parter, skickades en kopia, eller ibland även originalet, till löneavdelningen.
- Ibland försvann dokument på grund av att exemplar kom bort på posten eller föll i glömska.
- Slutligen arkiverade de avtalet antingen i det lokala närarkivet, i den fysiska mappen eller i pärmen ut på verksamheten.
- Cheferna var även ansvariga för att alla dokument gallrades rätt och i tid vilket var svårt att följa upp.
Utmaning
Utmaningen för Ambea var att ge bättre stöd till cheferna samt att digitalisera HR-arbete. Det var svårt för chefer att få en överblick över alla pågående anställningsavtal och var de befann sig i processen.
"De anställda på HR-avdelningen är mycket nöjda, det är numera väldigt enkelt att hantera förhandlingsprotokollen"
Lösning
Under upphandlingen, för två år sedan, fick MicroData högst betyg av alla under utvärderingen. Ambea valde därför tjänsten MicroWeb Personalarkiv med digitala processer.
- MicroData sågs som ganska ensamma om att ha en bra e-arkivslösning. Systemet upplevdes som lättförståeligt och användarvänligt. Vi upplevde även er lösning för e-signering som enkel för både chefer och medarbetare, berättar Ingrid.
Ingrid berättar att de tyckte att vi på MicroData hade bra digital arkivering med en logisk struktur och ett bra upplägg. Vidare berättar hon även att de upplevde att vi var väl förberedda inför upphandlingen, med en bra presentation och med tydliga svar på Ambeas frågor. Till slut poängterar Ingrid att hon fått en insikt om hur viktigt det är med en bra relation till leverantören.
– Vår relation fungerar jättebra och vi väldigt nöjda med MicroData hela vägen, säger Ingrid.
Hittills har Ambea främst satsat på e-signering av anställningsavtalen, men det finns en plan om att gå vidare med resten av personaldokumentationen. Ambea införde ganska snart även e-signering av förhandlingsprotokoll. Eftersom de har väldigt många lokala, fackliga förhandlingar, fanns ett starkt önskemål från HR-gruppen om en digital process för förhandlingsprotokoll. Ambea har numera infört en enkel lösning för att smidigt kunna ladda upp ett färdigskrivet protokoll och sedan skicka ut det för e-signering till olika deltagare och sen arkivera digitalt.
-De anställda på HR-avdelningen är mycket nöjda, det är numera väldigt enkelt att hantera förhandlingsprotokollen, säger Ingrid.
Skillnaden är att behöriga direkt kan se vilka som signerat, och när protokollet har signerats arkiveras det automatiskt.
Resultat
Införandet av MicroWeb Personalarkiv med digitala anställningsprocesser har varit lyckat redan från början och Ambea har redan sett positiva effekter trots att de endast har varit i gång sedan maj 2022.
- Mottagandet har varit väldigt positiv hittills. När de förra veckan skulle föra in en stor mängd anställningsavtal upplevde de att det var väldigt effektivt. I och med att uppgifter kommer med direkt så är det väldigt enkelt att fylla i ett avtal. Cheferna tycker inte att det är många klick som behöver göras för att starta processen, säger Ingrid.
Trots att Ambea ännu inte gått i mål med hela sitt digitaliseringsarbete kan de redan nu se en stor skillnad på effektiviteten när det gäller anställningsavtalen. Idag är det mycket enklare att få en överblick över anställningsavtalen än tidigare.
Ingrid berättar att de är väldigt nöjda med att MicroWeb Personalarkiv har uppsatta gallringsrutiner som följer deras dokumenthanteringsplan där det finns koppling mellan dokumenttyp och lagkrav som styr om dokument skall gallras eller ej.
Sedan införandet har Ambea minskat handläggningstiden för anställningsavtal med 50 timmar i månaden. Vidare har digitaliseringen bidragit med en ökad kvalitet samt en säkrare hantering och arkivering. Arbetet har dessutom blivit mindre plats- och personberoende.
I samband med nya regler i lagen om anställningsskydd (LAS) som trädde i kraft 2022 har de även haft stor nytta av enkelheten vid ändring i mallar, samt möjligheten att få med alla bilagor som arbetsvillkorsdirektivet och nya LAS kräver.
– Det har gått jättesmidigt att använda anställningsprocessen, att kunna hitta lösningar för hur LAS-bilagan kan ligga fast och alltid följa med samt att de andra bilagorna är valbara, berättar Ingrid.
Avslutningsvis berättar Ingrid att de är väldigt nöjda med både MicroData och MicroDatas tjänster och att de vill fortsätta sitt digitaliseringsarbete så att fler av deras processer blir digitala. Ingrid hoppas också att allt fler företag och entreprenadverksamheter inser värdet med digitalisering och av att ha ett riktigt e-arkiv med digitala HR-processer.
0
Ambea har minskat sin handläggningstid för anställningsavtal med 50 timmar i månaden
Följande stora förbättringar har Ambea genomfört genom att införa en digital anställningsprocess:
Snabbare processer
Medarbetaren får sitt anställningsavtal, inklusive korrekta bilagor, samma dag och kan direkt signera digitalt varpå avtalet hamnar i personalarkivet automatiskt.
Kontroll
Cheferna har fått kontroll över var i processen anställningsavtalen finns och påminnelser går ut automatiskt till de anställda som inte har signerat.
Minskat arbete
Arbetstiden för att anställa har förkortats med hjälp av den digitala processen, därmed frigörs tid som de i stället kan lägga på kärnverksamheten.
Säkerhet
Dokument kommer inte bort och alla processer avslutas på ett korrekt sätt.
Gallring och borttagning
Inaktuella avtal gallras automatiskt och lämnas inte kvar på fel plats i organisationen.
Tips från Ambea
Rekommendationer från Ambea till företag som är på väg att införa digitala processer och ett digitalt personalarkiv
EN PROCESS
I TAGET
Digitalisera en process i taget.
planera
Fundera över vilka processer ni vill digitalisera och sätt en prioritering ihop med MicroData.
SE VÄRDET
AV ETT E-ARKIV
Ett e-arkiv bidrar till struktur men även rörlighet och flexibilitet för privata aktörer oberoende av HR-/Lönesystemsleverantör.
Läs andra kunders berättelser
Västra Mälardalens kommunalförbund använder MicroWeb Personalarkiv och Automatiska Datafångst för att få ett enhetligt digitalt arbetssätt.
Med MicroWeb Personalarkiv har Partille kommun gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär med digitala processer.
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Universitetet minskat handläggningstiden för en anställning med 73%.
MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.