MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Bonnier News

”Genom att använda MicroWeb Avtalshantering har vi effektiviserat Bonnier News avtalshantering och vi är väldigt nöjda med tjänsten ”
Bonnier News är ett av Sveriges ledande mediehus. Dagligen behöver mängder av information och avtal
från många olika dotterbolag hanteras inom koncernen. Därför är en effektiv avtalshantering essentiell. Genom MicroDatas tjänst, MicroWeb Avtalshantering, har Bonnier News idag en effektiv avtalsförvaltning genom hela organisationen och slipper till exempel oönskade förlängningar av avtal som borde sagts upp.

Bakgrund till införandet

Tomas Höggren är inköpschef på Bonnier News och ansvarar för det övergripande inköpsarbetet. Inom verksamheten hanteras många olika avtal, exempelvis leverantörsavtal och samarbetsavtal. När Tomas kom till Bonnier News 2019, fanns ett avtalssystem som inte uppfyllde behoven för en hållbar avtalsförvaltning. Bonnier News insåg att de var i behov av en smidigare och säkrare lösning för sin avtalshantering.

Om BoNNIER NEWS

Avtalshantering

Bonnier News är det största affärsbenet i Bonnier AB och mediebolaget äger en stor mängd dagstidningar och magasin såsom Dagens Nyheter, Expressen och Dagens Industri. Sedan uppköpet av Mittmedia äger Bonnier News även många lokaltidningar landet över, ända ner från Malmö upp till Örnsköldsvik.

"MicroData är väldigt lätta att jobba med, det känns nära till kontakten och det går fort att diskutera, lyfta frågor och få förändringar genomförda."

Utmaning

Utmaningen var att få en enhetlig struktur på avtalshanteringen. Eftersom tydliga regelverk saknades för hur avtalen skulle läggas upp och hanteras var svårt att få kvalitet och överblick över avtalen.
Den samlade bilden blev att man inte kunde lita på informationen, berättar Tomas Höggren.

Det fanns flera utmaningar som Bonnier News stod inför, exempelvis att effektivisera arbetet kring uppsägningar och påminnelsehanteringen. Tidigare när en påminnelse skulle hanteras meddelades avtalsadministratören för att genomföra förändringen i vissa fall och i andra gjordes det på olika sätt av medarbetare direkt i systemet. 

– Om inte påminnelsen går till rätt person i rätt tid, löper avtal ut trots att man har slutat att använda tjänsten får man betala ändå. Det ställer till porblem, berättar Tomas Höggren.  

Det som främst saknades var en effektiv hantering för behörigheterna. Med tanke på att Bonnier News har många anställda fanns det ett behov av att snabbt och smidigt kunna anpassa behörighetsstrukturer utefter nya roller.

Med tanke på att Bonnier News har många anställda fanns det ett behov av att snabbt och smidigt kunna anpassa behörighetsstrukturer utefter nya roller, berättar Tomas Höggren.
Avtalshantering
Foto: Adobe Stock Photo

Lösning

MicroWeb Avtalshantering har hjälpt Bonnier News att få en enhetlig, säker och strukturerad avtalsförvaltning. Avtalshanteringen följer den dynamiska och föränderliga koncernstrukturen där behörigheter snabbt och smidigt kan anpassas.
- Det är viktigt att avtalshanteringen kan hantera bolags-
och behörighetsförändringar med minimala administrativa insatser, berättar Tomas Höggren.
Idag har behörighetsnivåerna anpassats i gränssnittet så att sällananvändare på Bonnier News enbart har tillgång till avtal som man har en fastställd roll på. Vid en avtalsförlängning hänvisas mottagaren direkt till avtalet, via en sömlös SSO-inloggning där man väljer hur avtalet ska hanteras, exempelvis om det ska förlängas eller sägas upp. Missas ett meddelande en gång, påminner systemet mottagen om att avtalsförändringen måste hanteras.

MicroWeb Avtalshantering är en bidragande orsak till att vi har grepp över hur avtalen hanteras. När det är så många verksamheter ställer det höga krav på avtalshanteringen för att vi skall få en samlad korrekt bild, säger Tomas Höggren.

Avtalshanteringen har blivit strukturerad på så sätt att när ett avtal tecknas, styr avtalshanteringen i Microweb i detalj hur den elektroniska godkännande- och signeringsprocessen ser ut. Idag vid avtalstecknande finns det inga genvägar, vilket bidrar till ett konsekvent arbetssätt. Funktionen går via en digital process där varierande antal parter inkluderas beroende på avtalstyp. Som ett nästa steg kommer även processen  vid uppsägning av avtal att effektiviseras och kvalitetssäkras. Systemet kommer hjälpa den behörige med förifyllda uppsägningsmallar och lagrar sedan uppsägningsdokumentation för ev komplettering och distribution via elektronisk signering. 

Resultat

Med hjälp av MicroWeb Avtalshantering har Bonnier News idag en effektiviserad avtalsförvaltning som inte bara har bidragit till en mer hållbar arbetssituation, utan även till en resursbesparing i både tid och pengar. Det förbättrade arbetssättet idag har inte bara märkts av i verksamheten, utan även under förvaltnings-revisionen. I revisionen oktober 2021 framkom det att också revisorerna är mycket nöjda med de nya processerna i MicroWeb Avtalshantering.

- Varje år vill revisorerna ha ett utdrag av aktiva avtal, och de frågetecken som fanns förra året, 2020, är nu avbockade, säger Tomas Höggren.

Avslutningsvis berättar Tomas att de till och med har kommit längre i arbetet än vad de tänkt från början och att det är väldigt nöjda med vad som har åstadkommits idag.

- Vi har kommit längre än vad vi hade tänkt från början och det har utvecklats med tiden. Vi har börjat hantera processer som vi inte såg framför oss att vi skulle hantera, berättar Tomas Höggren.
Genom att använda MicroWebs Avtalshantering har
vi sparat både tid och pengar. Vi hanterar nu våra 
avtal på ett sätt som håller och hänger ihop,
berättar Tomas Höggren.

Tips från Bonnier News

Rekommendationer från Bonnier News till andra som är på väg att införa en digital avtalshantering.

strukturera arbetet

Gör ett gediget jobb med att fånga in alla aktuella avtal.

Planera tiden

Avsätt tid så att arbetet blir genomfört.

Integrera signeringsprocessen

Att integrera förvaltningen och signeringen underlättar arbetet.

Är du intresserad av samma tjänst
som Bonnier News?

Läs andra kunders berättelser

KTM

Med MicroWeb Fakturaarkiv slipper KTM arkivera fysiskt och kan attestera sina fakturor var som helst.

Referenser Alvesta kommun

Alvesta kommun

MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.

Lernia

”Samtyck.se är en viktig del av GDPR anpassningen. Tjänsten ger både översikt och kontroll, samt frigör resurser till andra delar av GDPR arbetet.”​

Partille kommun

Med MicroWeb Personalarkiv har Partille kommun gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär med digitala processer.

Transportstyrelsen

Med MicroWeb e-Arkiv får Transportstyrelsen all sin information samlad digitalt på en plats för långsiktigt bevarande och lättare åtkomst.