”Digitalisera ert personalarkiv för säkrare och snabbare hantering av personalakter.
Bakgrund till skanning med datafångst
Under året 2021 påbörjade Västra Mälardalens kommunalförbund (VMKF) sin digitaliseringsresa mot ett helt digitalt Personalarkiv och i slutet av 2021 var MicroWeb Personalarkiv klart för användning. VMKF hanterar idag ca.
6 500 löner för Köping, Arboga och Kungsör inkl. bolag samt tre förbund. Till nyligen förvaltar de även E-arkivet åt kommunerna och förbunden.
Om VMKF
Västra Mälardalens kommunalförbund (VMKF) arbetar för ett utvecklat och fördjupat samarbete mellan kommunerna: Arboga kommun, Kungsör kommun, Köping kommun och Surahammars kommun.
Tillsammans motsvarar de en medelstor kommun med cirka 50 000 invånare.
Mål med skanningsprojektet
Målet med skanningsprojektet är att få ett enhetligt digitalt arbetssätt och på så sätt få bort det fysiska arkivet (9 000 akter) på ett snabbt och kostnadseffektivt sätt under 2022.
Lösning
Till hjälp har VMKF beslutat sig för att använda MicroDatas Datafångst och för arbetet med att preparera och skanna har de anställt en person på heltid som arbetar i snitt 6 timmar per dag med skanningen. I det arbetet ingår att preparera akterna (inget gallras), skanna, indexera och sedan sortera tillbaka akterna. Beslut om vad som ska göras med de skannade akterna har ännu inte tagits, så de sparas tills vidare. VMKF ser ett värde i att kunna gå tillbaka och kolla på den fysiska kopian ifall de missat att skanna något.
För skanningsarbetet används den gemensamma kopiatorn som man även delar med löneavdelningen. En fördel hade varit om de hade använt sig av en dedikerad kopiator med kapacitet att skanna fler papper åt gången, men de har kommit på en bra metod som fungerar effektivt.
Efter att det befintliga personalarkivet är skannat överväger VMKF att fortsätta skanna nytillkomna pappersdokument med hjälp av datafångsten.
Resultat
Efter införandet av datafångsten har vi snabbt kommit i gång med skanningen av våra personalakter. Uppstartsträckan var kort och projektledare för projektet var snart en van användare av MicroWeb Personalarkiv för att rätta ev. personnummer som inte kommit med i tolkningen. Det är även bra att ha akterna kvar på plats under tiden man skannar så man har åtkomst till dem och vet att de förvaras på ett säkert sätt.
Enligt projektansvarig för datafångsten tar det under 2 minuter för att preparera en akt med 10 dokument. På tre månader har vi hunnit skannat 3 204 akter. Med den takten ser vi inget hinder med att nå vår deadline att vara klara i slutet av 2022 säger förvaltningsledare på VMKF.
Utmaningar med projektet
Det är främst interna utmaningar VMKF stött på. Till exempel dokument som varit sorterade till fel akt och handskrivna personnummer som Datafångsten inte kan läsa av som hamnar i hanteringskön.
Fördelar med Datafångst enligt VMKF
- Stor tidsvinst då man slipper att manuellt registrera metadata på dokumenten
- Snabb uppstart
- Lätt att använda MicroWeb Personalarkiv för personalen som skannar
- Förvånansvärt få dokument behöver komplettering för hand
Tips från Västra Mälardalens kommunalförbund
Rekommendationer för kommuner och organisationer som vill använda Datafångst
Projektledning
Anställ en person som projektleder arbetet och har koll på hela flödet från preparering, skanning och indexering.
utrustning
Använd en kopiator med en stor arkmatare.
Separatorblad
Skriv ut separatorbladen i olika ljusa färger så ni snabbt kan skilja dem åt.
Läs andra kunders berättelser
KTM
Med MicroWeb Fakturaarkiv slipper KTM arkivera fysiskt och kan attestera sina fakturor var som helst.
Bonnier News
Vår tjänst MicroWeb Avtalshantering har hjälpt Bonnier News att få en säker, enhetlig och strukturerad avtalsförvaltning.
Lernia
”Samtyck.se är en viktig del av GDPR anpassningen. Tjänsten ger både översikt och kontroll, samt frigör resurser till andra delar av GDPR arbetet.”
Alvesta kommun
MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.