MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt
Hantera, skicka ut, signera och lagra dokument digitalt. Processer och digitala arbetsflöden gör det lättare för verksamheter att följa regelverk och bidrar därför till ett effektivare arbetssätt. Alla olika typer av processer kan digitaliseras exempelvis nyanställning, semesterväxling och uppsägning. I de digitala processerna ersätts pappersblanketter med dynamiska formulär.
Enkelt och tydligt gränssnitt där användaren endast ser relevant information för att kunna signera.
Vi anpassar dokumentmallen efter era önskemål och grafiska profil. Mallen kan antingen efterlikna den fysiska blanketten eller vara helt ny för den digitala processen.
Automatisk ifyllnad av formulärfält, uträkningar och bilagor underlättar och effektiviserar ifyllnad av korrekta uppgifter.
Mindre tid åt att leta efter information eftersom alla dokument i processen finns samlat digitalt.
Snabba upp signeringsprocessen genom att digitalisera en manuell process. Automatiska påminnelser vid utebliven signering.
Signering digitalt i flera olika steg med påminnelser när någon inte signerat i tid.
Tjänsten är uppdelad i fem komponenter för att kunna erbjuda en så flexibel lösning som möjligt. De fem komponenterna är formulär, dokument, arbetsflöde, signering och arkivering. Komponenterna går att använda antingen var för sig eller tillsammans. Finns redan en lösning i organisationen för någon av komponenterna går det att koppla den till den digitala processen. Om organisationen exempelvis har en extern signeringslösning går det att integrera den i processen, förutsatt att det finns stöd i den externa tjänsten. För att underlätta det manuella arbetet kan olika informationskällor, exempelvis ett personalregister, dagligen synkronisera med den digitala processen. På så vis minskar det administrativa arbetet och processen blir en helautomatisk lösning med minimalt underhåll.
Elektroniska formulär ersätter pappersblanketter och går enkelt att göra tillgängliga på rätt plats för rätt person. Automatisk ifyllnad av formulärfält, uträkningar och bilagor underlättar och effektiviserar ifyllnad av korrekta uppgifter. Instruktionstexter i systemet gör det extra tydligt vilka fält som användaren behöver fylla i samt med vilken information. Annan part kan enkelt granska uppgifterna från formuläret, därefter startar processen och systemet genererar ett dokument.
Med ett anpassat arbetsflöde finns inga manuella steg. Systemet vet var, när och hur dokumenten ska skickas. Arbetsflödet innehåller ett gränssnitt som kan öppnas på vilken enhet som helst och kan skickas via exempelvis e-post eller SMS. Utskick går att göra antingen till flera personer samtidigt eller efter varandra. Om innehållet i dokumentet är känsligt kan du låta mottagaren logga in med mobilt BankID eller engångskod via sms innan mottagaren kan läsa och signera.
Med MicroDatas digitala signering finns det möjlighet att signera antingen med mobilt BankID, SMS eller annan tredjepartsidentifiering. Signeringen utförs i gränssnittet för arbetsflödet med inställd signeringsmetod. Efter signering får alla parter tillgång till en kvittens som visar dokumentets giltighet. Med hjälp av genererad signeringsidentifikation kan man i efterhand se alla signerade parter.
Dokumentet spåras i varje del av arbetsflödet. Alla signaturer är automatiskt ihopkopplade med dokumentet. Vid signeringstillfället loggar systemet tidpunkt, e-postadress samt IP-adress och kopplar ihop detta med dokumentet som därför inte går att manipulera. Bevisunderlag samlas även in i varje steg av signeringsprocessen och kopplas till det signerade dokumentet vilket bevisar signaturens giltighet.
När en process är slutförd arkiveras dokument korrekt enligt gällande lagar och regler. Tillhörande information och metadata är ihopkopplat med dokument och är sökbara i MicroWeb e-Arkiv. Arkivet fungerar därför som en samlingsplats för information från flera olika processer. Systemet raderar eller gallrar också dokument automatisk när de är inaktuella enligt dokumenthanteringsplan och andra regelverk.
Underlätta arbetet med Mina Sidor där den som skickat ut en process kan se statusen för den. Exempelvis vem som signerat och när.
