MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Digitala processer

Hantera, skicka ut, signera och lagra dokument digitalt. Processer och digitala arbetsflöden gör det lättare för verksamheter att följa regelverk och bidrar till ett effektivare arbetssätt.

Användarvänligt gränssnitt

Enkelt och tydligt gränssnitt där användaren endast ser relevant information om vad som ska signeras.

Egna mallar

Dokumentmallen anpassas efter era önskemål och grafiska profil. Mallen kan efterlikna den fysiska blanketten eller vara helt ny för den digitala processen.

Dynamiska formulär

Automatisk ifyllnad av formulärfält, uträkningar och bilagor underlättar och effektiviserar ifyllnad av korrekta uppgifter.

Minskad administration

Mindre tid åt att leta efter information eftersom alla dokument i processen finns samlat digitalt.

Digitalisering av manuella processer

Genom att digitalisera en manuell process snabbas signeringsprocessen upp. Påminnelser skickas ut när signering saknas.

Digital signering

Signering digitalt i flera olika steg med påminnelser.

Tjänstens fem delar

Tjänsten är uppdelad i fem komponenter för att kunna erbjuda en så flexibel lösning som möjligt. De fem komponenterna är formulär, dokument, arbetsflöde, signering och arkivering. Komponenterna kan användas var för sig eller tillsammans. Finns redan en lösning i organisationen för någon av komponenterna kan den kopplas till MicroWebs processer. Ett exempel är om det finns en extern signeringslösning så kopplas den ihop med processen, förutsatt att det finns stöd i den externa tjänsten. För att underlätta det manuella arbetet kan olika informationskällor som personalregister synkroniseras till den digitala processen. På så vis minskar det administrativa arbetet och processen blir en helautomatisk lösning med minimalt underhåll.

Formulär

Elektroniska formulär ersätter pappersblanketter och kan göras tillgängliga på rätt plats för rätt person. Automatisk ifyllnad av formulärfält, uträkningar och bilagor underlättar och effektiviserar ifyllnad av korrekta uppgifter. Systemets instruktionstexter gör det extra tydligt vilka fält som behöver fyllas i samt med vilken information. Uppgifterna från formuläret kan granskas av annan part innan processen startas och dokumentet genereras.

Arbetsflöde

Med ett anpassat arbetsflöde behöver inga manuella steg genomföras. Systemet vet var, när och hur dokumenten ska skickas. Arbetsflödet innehåller ett gränssnitt som kan öppnas på vilken enhet som helst och skickas via exempelvis e-post eller SMS. Utskick kan göras antingen till flera personer samtidigt eller efter varandra. Om innehållet i dokumentet är känsligt kan du låta mottagaren logga in med mobilt BankID eller engångskod via sms innan mottagaren kan läsa och signera.

Signering

Med MicroDatas digitala signering finns det möjlighet att signera med mobilt BankID, SMS eller annan tredjepartsidentifiering. Signeringen utförs i gränssnittet för arbetsflödet med inställd signeringsmetod. Efter signering får alla parter tillgång till en kvittens som visar dokumentets giltighet. Med hjälp av den identifikation som genereras vid signering kan man i efterhand se alla signerade parter.  

MicroDatas dokument spåras i varje del av arbetsflödet. Signeringarna sparas automatiskt och är ihopkopplade med dokumentet. Vid signeringstillfället loggas tidpunkt, e-postadress samt IP-adress och kopplas ihop med dokumentet som därför inte går att manipulera. Bevisunderlag samlas in i varje steg av signeringsprocessen och kopplas till det signerade dokumentet vilket bevisar signaturens giltighet.

Arkivering

När en process är slutförd arkiveras dokument korrekt enligt gällande lagar och regler. Tillhörande information och metadata kopplas till dokument och är sökbara i MicroWeb e-Arkiv. Arkivet fungerar som en samlingsplats för information från flera olika processer. Dokument raderas eller gallras automatisk när de är inaktuella enligt dokumenthanteringsplan och andra regelverk.

Gränssnitt för chefer och medarbetare

Underlätta arbetet med Mina Sidor

System MicroWeb

VAD SÄGER VÅRA KUNDER

”MicroWeb Personalarkiv är tidsbesparande
då allt som rör personalen finns samlat på
ett ställe”
Medarbetare runda 202020
Piteå kommun
Systemansvarig
"Fokus är att digitalisera och avveckla pappersarkivet. Digitalt Personalarkiv gynnar verksamheten och det vardagliga arbetet"
”Både kvaliteten och effektiviteten har ökat med digitala processer. Vi har gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär.”

Hur kan vi hjälpa dig?

Säkra tjänster

Säkra tjänster

Vi prioriterar säkerhet och ser till att all arkiverad information är skyddad.
Digitala processer

Kom igång

För oss är det viktigt att du som ny kund kommer igång på bästa sätt.
Hållbar miljö IT

Miljö och hållbar IT​

Vi på MicroData vill begränsa den negativa påverkan på miljön och på samhället.