MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt
Vi har processer och automatiserade arbetsflöden som ger stöd åt chefer, HR-personal och anställda i deras HR-relaterade arbete. Automatisera era arbetsflöden för anställning, semesterväxling, uppsägning och andra processer. Då blir det enkelt att administrera, påminna och kvalitetssäkra ert arbete.
Enkelt och tydligt gränssnitt där användaren får relevant information för att kunna signera. Vid behov kan informationen även kompletteras.
Vi anpassar dokumentmallar efter era önskemål och grafiska profil. Mallarna kan antingen efterlikna fysiska blanketter eller vara helt nya för den digitala processen.
Få hjälp med uträkningar, ifyllnad av formulärfält och bilagor med smarta formulär. Automatisk ifyllnad säkerställer även att ni får ett enhetligt arbetssätt.
Ett enhetligt och strukturerat arbetsätt som förenklar hanteringen och effektiviserar era arbetsflöden.
Signera dokument på ett enkelt sätt, var som helst. Med hjälp av automatiska påminnelser säkerställer ni att alla parter får rätt information och signerar.
Signerade dokument arkiveras automatiskt i det digitala personalarkivet och finns tillgängliga i respektive personalakt.
Tjänsten omfattar formulär, dokument, arbetsflöde, signering och arkivering, vilka kan användas individuellt eller i kombination. Finns det redan en tjänst i organisationen för någon av delarna går den att koppla till vår digitala process. Om organisationen exempelvis har en extern signeringstjänst går det att integrera den i processen, förutsatt att det finns stöd i den externa tjänsten. För att underlätta det manuella arbetet kan olika informationskällor dagligen synkroniseras med den digitala processen, exempelvis ett personalregister. På så vis minskar det administrativa arbetet och processen blir helt automatisk.
Smarta formulär ersätter pappersblanketter och går enkelt att göra tillgängliga på rätt plats, för rätt person. Med hjälp av automatiska uträkningar och kopplingar mellan formulärfält underlättas och effektiviseras arbetet. I formuläret kan viss information hämtas automatiskt, till exempel medarbetarens och chefens personuppgifter. Med hjälp av beskrivningstexter kopplade till formulärfälten blir det extra tydligt för användaren vad som ska fyllas i. Annan part kan också enkelt granska uppgifterna från formuläret och systemet genererar ett dokument utifrån era egna mallar.
Informationen från formuläret förvandlas automatisk till ett färdigt dokument. Dokumentmallen kan vara helt nyskapad för det digitala flödet eller efterlikna den ursprungliga blanketten. Dokumentet kan ha er grafiska profil med logotyp, typsnitt och formatering. Vid förändringar kan dokumentmallen ändras eller bytas ut utan att processen behöver anpassas.
Med ett anpassat arbetsflöde finns inga manuella steg. Systemet vet var, när och hur dokumenten ska skickas. Utskicken görs via e-post eller SMS, antingen till flera personer samtidigt eller efter varandra. Om innehållet i dokumentet är känsligt kan du låta mottagaren logga in med mobilt BankID eller engångskod via sms innan mottagaren kan läsa och signera. I arbetsflödet kan den signerande parten även komplettera med mera information.
Med MicroDatas digitala signering finns det möjlighet att signera antingen med mobilt BankID eller SMS. Det är enkelt för vem som helst att signera, även utan att ha ett konto. Vid signeringstillfället loggar systemet tidpunkt, e-postadress samt IP-adress och kopplar detta till dokumentet. Detta säkerställer att dokumentet inte går att manipulera och medför en säker signering.
När alla parter har signerat arkiveras dokumentet enligt arkivstandard. Tillhörande information och metadata knyts samman med dokumentet. Arkivet fungerar som en samlingsplats för information från flera olika processer och gör det enkelt att hitta. Systemet gallrar även dokument automatiskt enligt er beslutade informationshanteringsplan.
Chefer och medarbetare kan enkelt starta relevanta processer och få en översikt i Mina Sidor.
