MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Universitet

”Förr tog det 33 min att skapa ett manuellt anställningsbevis,
med anställningsprocessen i MicroWeb tar det 9 min”

Universitetet är ett av Sveriges största lärosäten med en omfattande och ett intensivt flöde av personaldokument. Organisationen såg behovet av effektivisering av informationshanteringen och beslutade år 2020 att upphandla ett digitalt personalarkiv. Med hjälp av MicroWeb Personalarkiv har universitetet idag upp till 25 pappersfria institutioner vilket har bidragit till ett enhetligt, säkert och strukturerat arbetssätt för hela HR- organisationen.

Digitalisering tar universitetet ett steg närmare ”excellent administration”

Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har universitetet minskat handläggningstiden för en anställning med 24 minuter (73%). Med över 600 nya anställningsavtal blir det en tidsbesparing på över 3 200 timmar per år, tid som institutionerna idag kan använda till administration eller utveckling. Dessutom har mängden papper minskat med 95% i och med införandet av e-signering och att personaldokument sparas direkt till den digitala personalakten. I förlängningen ska universitetets samtliga cirka 50 000 dokument per år helt automatiseras. Det innebär en beräknad tidsbesparing på nära 19 000 timmar per år.
Universitet

"Efter att nya behov har uppstått i projektet har MicroData varit snabba att anpassa sig till de nya förutsättningarna"

Bakgrund till införandet

HR-organisationen på universitetet består av en central HR-avdelning med ca 40 medarbetare. Institutionerna har lokala HR-funktioner med totalt 60 medarbetare. Inom den centrala förvaltningen pågår ett utvecklingsarbete för att modernisera och effektivisera processer och arbetssätt för avdelningen och institutionerna.
Verksamhetsutvecklaren på universitetet insåg tidigt att det gick att spara väldigt mycket tid samt öka säkerheten genom att minska pappershanteringen. I maj 2020 beslutades det att HR-avdelningen skulle påbörja sin digitaliseringsresa. Därför upphandlades MicroWeb Personalarkiv med tillhörande anställningsprocess. I samband med detta skannade MicroData in ca. 40 000 befintliga personalakter till det nya digitala personalarkivet.
Efterfrågan av ett dokument kunde förr ta 1-2 dagar i väntetid i jämförelse med 2-3 min som det tar idag med MicroWeb Personalarkiv, berättar Verksamhetsutvecklaren.
Hanteringen av personalakterna ledde till:
Många kopior spridda på institutionerna
Lång tid för eftersökning av dokument i personalakter
Resurs- och tidskrävande manuell gallring
Dokument som kom bort
Personberoende genom att man själv behöver komma ihåg vad man skickat på signering och förväntar sig få tillbaka
Efterfrågan av ett dokument kunde ta 1- 2 dagar i väntetid

Utmaning​

Det fanns flera utmaningar att ta itu med på universitetets HR-avdelning. En av dessa var hur anställningsavtalen skapades, något som gjordes på två olika sätt. Antingen skapades de i personalsystemet, eller så skrevs de i en dokumentmall. Avtalet skrevs ut och skickades till chef, som skrev på och skickade tillbaka till lokal HR-avdelning med internpost. Där skannades avtalet in, en kopia sparades i den lokala personakten och originalet skickades till löneenheten som arkiverade det i den centrala personakten. Personalakterna fanns i pärmar både i det centrala arkivet och i lokala motsvarigheter på varje institution.
- Hanteringen av personalakter var tidskrävande och genererade mycket papper. Att få en samlad överblick över anställda som arbetat en längre tid var svårt, eftersom byte av placeringar genererade en helt ny personalakt med dokument på de olika institutionerna där man arbetat, berättar verksamhetsutvecklaren.

Universitetets lönehandläggare fick tidigare regelbundet stora högar med dokument som behövde sorteras med personnummer, levereras till arkivrummet och sättas in i en pärmen med korrekt personnummer. Det medförde många onödiga repetitiva moment. Den sammanlagda tiden som lönehandläggare var tvungen att vara nere i arkivet var ca. 1 timme per tillfälle denna arbetsuppgift behövde utföras.

Om ett dokument begärdes ut från lönehandläggaren var handläggaren tvungen att leta upp rätt pärm i arkivet, hämta pärmen, ta ut dokumentet och skanna det. Därefter mejla ut det innan dokument och pärm kunde läggas i arkivet igen. En omständlig procedur som tog mycket tid i anspråk. 

Lösning

Samarbetet inleddes januari 2021 med att införa digitala personalakter och slutfördes samma år november 2021. Samtidigt som inskanningen av befintliga personalakterna pågick kartlade MicroData anställningsprocesserna tillsammans med verksamhetsutvecklaren. Parallellt med att det arbetet pågick, påbörjades också implementeringen av det digitala personalarkivet. Integrationen med personalarkivet har medfört att den komplexa behörighetstrukturen på universitetet har anpassats till personalarkivet som idag följer samtliga förändringar utan manuell hantering.

Bakom framgången ligger ett stort engagemang från universitetets verksamhetsutvecklare och alla berörda i organisationen. Täta avstämningsmöten med inkluderade enheter från universitetet och MicroData har hållits kontinuerligt vartefter projekten fortlöpte.

Hela universitetet har nu sina anställningsavtal i MicroWeb och alla institutioner använder personalarkivet.
Förståelsen och önskan om att utöka digitaliseringsarbetet har ökat i och med den rådande situationen med pandemi. Det resulterade i att det var enkelt att få med institutionerna på det ändrade arbetssätten, säger verksamhetsutvecklaren.
Team of paper doll people casting shadows. Blue tone.


Foto: Adobe Stock

MINSKAD HR-ADMINISTRATION 73%


Handläggningstiden för en anställning
har minskat med 24 minuter

Vinster

Vinsterna med MicroWeb Personalarkiv har varit många enligt universitetets verksamhetsutvecklare.
- Det är glädjande att se att de 25 institutionerna inte längre arbetar med papper utan helt har övergått till de digitala anställningsprocesserna, berättar verksamhetsutvecklaren.

Fördelarna och vinsterna med att arbeta digitalt:
Minskad handläggningstid per dokument från 33 till 9 minuter
Många kopior kan nu sorteras bort och slängas
Minskad handläggningstid från per dokument från 33 till 9 minuter
Ingen av institutionerna arbetar längre med papper
Arkivering sker i samband med hantering av ärenden
Sedan 2019 när löneenheten tog emot 47 200 pappersdokument per år så har mängden papper minskat med 95 %
HR har fått mer kontroll över sina pågående processer
Proffsigare intryck gentemot externa parter i och med minskade väntetider
Med hjälp av dokumenthanteringsplanen i HR-arkivet gallras alla dokument med rätt intervall
Införandet av HR-arkivet har tagit HR-avdelningen ett steg närmare excellent administration, som är en del av strategi 2030

Framtiden

Avslutningsvis berättar verksamhetsvecklaren att de har fler ambitioner för digitaliseringen i framtiden.
- Vi planerar att införa fler digitala processer i MicroWeb och utveckla hanteringen av administrationen av våra stipendiater. Stort fokus lägger vi på referensgruppen som planerar in nästa utvecklingssteg, säger verksamhetsutvecklaren.

Tips från Universitetet

Rekommendationer från Universitetet till andra som är på väg att införa digitala processer och ett digitalt personalarkiv

Planera

Börja enkelt, inte allt på en gång.


prioritera testing

Se till att personer med olika behörighet och behov får testa systemet innan man påbörja pilot-testningen.

digitalisera era processer

Bygg på fler digitala processer och se till att det inte krävs några manuella steg i den digitala processen.

Läs andra kunders berättelser

Falkenbergs kommun

MicroWeb Personalarkiv med koppling till rekryteringssystemet Visma Recruit hjälper Falkenbergs kommun att digitalisera och effektivera HR-arbetet i kommunen.

Partille kommun

Med MicroWeb Personalarkiv har Partille kommun gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär med digitala processer.

Lernia

”Samtyck.se är en viktig del av GDPR anpassningen. Tjänsten ger både översikt och kontroll, samt frigör resurser till andra delar av GDPR arbetet.”​

Alvesta kommun

MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.

Är du intresserad av samma tjänst
som Universitetet?