MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Automatisk Datafångst

Automatisk Datafångst är en tjänst som MicroData utvecklat med hjälp av vår långa erfarenhet kring de problem som HR ställs inför vid digitalisering av sina personaldokument. Tjänsten hjälper organisationer att kunna halvera det förberedande arbetet innan skanning. Vid skanning fångas nödvändig information från akterna, utan krångliga installationer eller dyra investeringar.

Dokumentskanning

Spara tid och pengar

Effektivt arbetssätt med enkel preparering och skanning.

Mindre arbete

Snabbare uppstart och effektivare arbete med digitaliseringen.

Minskat kunskapskrav

Vem som helst kan utföra digitaliseringen. Dessutom behöver ni ingen intern expertis för att styra digitaliseringsprojektet.

Hög kvalitet

Datafångsten har väldigt låg felprocent på tolkning och indexering.

Automatisk gallring

Låter personalarkivet sköta er gallring automatiskt enligt gallringsplan.

Inga ytterligare leverantörer

Utöver MicroData behöver ni inga externa leverantörer i digitaliseringsprojektet.

Förkorta digitaliseringsprocessen

I ett digitaliseringsprojekt är preparering och skanning en stor och resurskrävande del. Att anlita extern hjälp är dessutom kostsamt och tidskrävande. Med hjälp av MicroDatas Automatiska Datafångst kan din organisation halvera kostnaden för digitalisering. Ni får även ett snabbare införande av historiskt material till ert digitala arkiv. Samtidigt har ni full kontroll över er verksamhets dokument och digitaliseringsprocesser.

Skanning personalakter

Minska digitaliseringskostnaden

Automatisk Datafångst utför allt som krävs vid digitalisering med ett effektivt arbetssätt. Det innebär att kostnader för extern tolkning och indexering, alternativt egen arbetstid för detta arbete minskar med hjälp av tjänsten. Automatisk Datafångst förser även arkiverade dokument med alla nödvändiga sökbegrepp för att säkerställa hanteringen i personalarkivet.

Datafångsten medför att skanning kan utföras med befintlig utrustning, exempelvis med moderna kopiatorer (MFP). Dessutom sköter personalarkivet gallringen utifrån er gallringsplan. Vem som helst kan utföra preparering och skanning, så den hårt belastade HR-avdelningen kan fokusera på sin kärnverksamhet. På så sätt får ni full kontroll på era kostnader och över ert digitaliseringsprojekt.

Vad händer sen?

Om organisationen beslutar sig för att inte destruera det fysiska arkivet efter skanning, kan ni direkt återföra materialet till arkivet utan att det behöver sorteras tillbaka i personalakterna. Detta eftersom dokumenten efter digitaliseringen fortfarande är aktsorterade och inte per dokumenttyp och sidantal.

Digitala processer

Följ med på en smidig digitaliseringsresa

Oavsett om ni skannar hela ert pappersarkiv till ett digitalt personalarkiv, eller om ni enbart digitaliserar inkommande fysiska dokument, är tjänsten ett alternativ för er. Automatisk Datafångst är dessutom ett snabbt och ekonomiskt alternativ, jämfört med att hyra in expertis och utrustning för avancerad skanning, eller att låta en extern part utföra dokumentskanning.

Vad säger våra kunder?

"Fokus är att digitalisera och avveckla pappersarkivet. Digitalt Personalarkiv gynnar verksamheten och det vardagliga arbetet"
”Digitalisera ert personalarkiv för säkrare och snabbare hantering av personalakter. Ni slipper småarkiv och papper utspridda i organisationen”

”Både kvaliteten och effektiviteten har ökat med digitala processer. Vi har gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär.”
Personalarkiv

Samla alla era HR-dokument på en plats

Få alla era HR-dokument samlade digitalt i MicroWeb Personalarkiv. Systemet underlättar det dagliga HR-arbetet och hjälper organisationer att få kontroll på all information som rör personalen.