MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Systemavställning

Med systemavställning till MicroWeb e-Arkiv ges tillgång till information både från avställda och aktiva system samtidigt. När ett nytt verksamhetssystem exempelvis ett personalsystem, tas i drift, finns alltid bekymret med hantering av material som finns kvar i det gamla systemet. Avställda system har ofta fortsatta kostnader för licenser och support, även om systemen endast används för lagring av information. Dessutom är det ofta en utmaning att administrera och förvalta kunskap kring system som inte längre används aktivt. Till vår tjänst MicroWeb e-Arkiv kan du ställa av flertalet olika system och materialet blir säkert arkiverat samtidigt som det är lätt att hitta i. 

Ställa av system

Enkel sökning i arkivet

Sök enkelt och hitta rätt handlingar.

Minskad administration

Ställ av verksamhetssystem och få färre system att hålla reda på. All information blir samlad på ett ställe.

gallringsrutiner
enligt gallrings- och dokumenthanteringsplan

Information kan gallras automatiskt enligt gallrings- eller dokumenthanteringsplan för att vara säker på att rätt information gallras när den ska.

arkivsäkert i linje med gdpr

Du som kund äger själv informationen. Lagringen sker i enlighet med GDPR.

Förstklassig DRIFTSÄKERHET

Vår driftmiljö finns speglad i två fysiskt åtskilda serverlokaler i Sverige där alla kunder äger sin egen information.

Obegränsad avställning

Ställ av vilket system som helst till MicroWeb e-Arkiv.

En central plats för all information

Med MicroWeb e-Arkiv ges tillgång till information både från avställda och aktiva system samtidigt. Då slipper medarbetare hoppa mellan olika system och informationen hittas enkelt genom sökningar. Med informationen tillgänglig på ett ställe underlättas det administrativa arbetet samtidigt som kostnader för gamla system undviks.

Ställa av system

Vi underlättar processen

Vi hjälper er att flytta och ställa av information från olika verksamhetssystem. Det spelar i stort sett ingen roll vilket system ni vill avveckla. Vi migrerar filer och säkerställer att ingen information förloras samt att informationen förblir läsbar. Informationen kan enkelt hittas och delas ut till medborgare eller anställda via medborgargränssnitt, mina sidor, e-post, e-Arkiv eller intranät. där de snabbt kan återsöka och delge efterfrågad information. Med MicroWeb sparar ni IT-resurser eftersom ni inte behöver införskaffa någon utrustning eller tänka på vare sig drift eller förvaltning.

Systembyte

Det är vanligt att har kvar äldre system för datalagring. Systemen kan vara kostsamma, då de kräver licens och support. I och med att systemen inte används aktivt kan det vara en utmaning att administrera och förvalta dessa. Vid regelbunden leverans till ett mellanarkiv är det enkelt att avveckla ett gammalt system när ett nytt tas i drift. Den information som lagen kräver att man arkiverar och sparar finns då redan säkrad. System som kan ställas av är exempelvis ärendehanteringssystem, lönesystem, ekonomisystem, dokumenthanteringssystem, HR-system, personalsystem, tidrapporteringssystem, faktureringssystem, bokningssystem och bokföringssystem.

System som ställts av till MicroWeb e-Arkiv

Lönesystem

Bluegarden
HR+
Paperwise
Hogia Lön
Visma Administration
AGDA Lön
Visma Lön
Personec L
Visma Window
Aditro Window
Heroma
Capella

Inkasso

Nova
Rekondis
Bevis

Ekonomisystem

ROR
SAP (Content server)
Raindance
Tungsten (OB10)

Andra system

Personec P
Visma Ciceron
Sharepoint
AS400

MicroWeb e-arkiv så går det till

Tillsammans kommer vi överens om passande metod för export av data och nedstängning av ert verksamhetssystem. Ni bestämmer hur export och överföring ska gå till samt vilken information som ska sparas och kunna sökas fram i MicroWeb e-Arkiv. Informationen kan gallras utifrån er dokumenthanteringsplan för att försäkra er om att ni följer era interna processer.

Exportalternativ

Det finns tre alternativ för export från systemet som ska ställas av.

Egen export

Export genom befintliga funktioner som finns i systemet som ska ställas av exempelvis exportgränssnitt eller API. Systemadministratören exporterar informationen som ska arkiveras.

Export från leverantör

Ett lämpligt exportformat säkerställs genom kundens dialog med systemleverantören. Informationen som ska arkiveras exporteras av systemleverantören.

Export via konsult

MicroData kan tillhandahålla konsulter som får access till systemet. När en analys av systemets struktur har genomförts kan vi extrahera den data som ska arkiveras.

I alla alternativ exporteras data till ett fastställt exportformat och överförs till oss. Vi arkiverar informationen i MicroWeb e-Arkiv och utvärderar resultatet tillsammans med er. Efter leveransgodkännande går det att det avställda systemet.

Underlätta med Mina Sidor

Informationen kan enkelt hittas och delas ut till medborgare eller anställda via medborgargränssnitt.

e-arkiv inloggning

Hur kan vi hjälpa dig?

Säkert e-Arkiv
Säkra tjänster
Vi prioriterar säkerhet och ser till att all arkiverad information är skyddad.
Digitala processer
Kom igång
För oss är det viktigt att du som ny kund kommer igång på bästa sätt.
Hållbar miljö IT
Miljö och hållbar IT​
Vi på MicroData vill begränsa den negativa påverkan på miljön och på samhället.