MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Kom igång med
våra digitala tjänster

Vi finns här både före, under och efter införande – för att göra hela resan så smidig som möjligt. För oss är det viktigt att du som kund kommer igång på bästa sätt. Först hjälper vi till att identifiera behov och komma med förslag på bästa lösning. Sen hjälper vi till med allt annat – arkivuppsättning, filöverföring, skapande av användare, behörighetsuppsättning, anpassning och inställningar. Detta för att göra er vardag enklare.

Digitala processer

Snabb och smidig uppstart

Vi vet att det kan vara en utmaning med ett nytt system och att det kan ta sin tid att komma igång. Därför gör vi den största delen av det tråkiga jobbet och sparar det roliga till er. Vi guidar er genom hela resan och finns tillgängliga för att göra det så lätt som möjligt för er.

1. ANALYS OCH KRAV

Vid ett inledande möte går vi tillsammans igenom era behov och sammanställer de krav och förutsättningar som finns. Ett förslag på bästa lösning tas fram.

2. Installation och integration

Vi integrerar och driftsätter den valda tjänsten med överenskommen funktionalitet. Våra erfarna testare ser till så att tjänsten uppfyller kraven. Process för inläsning till arkiv beroende på tjänst påbörjas.

3. UPPFÖLJNING

Vi håller utbildningar och ser till att ni smidigt kommer igång med er valda tjänst. Behöver ni hjälp finns både våra utvecklare och vår kunniga support alltid tillgänglig.

Vad säger våra kunder?

"Fokus är att digitalisera och avveckla pappersarkivet. Digitalt Personalarkiv gynnar verksamheten och det vardagliga arbetet"
Alvesta kommun
Systemansvarig
”MicroWeb Personalarkiv är tidsbesparande då allt som rör personalen finns samlat på ett ställe”

Piteå kommun
Systemansvarig
”Både kvaliteten och effektiviteten har ökat med digitala processer. Vi har gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär.”
Partille kommun
Lönechef

Tips från oss på MicroData

Utse Projektansvarig

Se till att ha en projektansvarig på ert företag för att det ska bli så smidigt som möjligt att komma igång. Det är alltid bra med någon som har koll och kan svara på frågor internt.

Förankra systemet

Se till att förankra systemet i de delar av organisationen som ska använda systemet.

Uppdatera eller inför dokumenthanteringsplan

Förbered och uppdatera er dokumenthanteringsplan för att kunna arbeta på ett strukturerat och enhetligt sätt. Vi hjälper gärna till att utforma eller komplettera dokumenthanteringsplanen.

Fråga oss

Är det något ni undrar över så har vi säkert svaret. Har vi inte svaret så tar vi gärna reda på det åt er.

Vanliga frågor

Här finns det två val. Det första valet är att använda ett digitalt arkiv från ett visst datum och spara resten som fysiska dokument. Det andra valet är att skanna in samtliga fysiska dokument. Skanningen kan ni göra själva, med hjälp av oss eller med hjälp av vår skanningspartner. När ett dokument skannats in kan information hämtas automatiskt från dokumentet, om det finns många dokument som är uppbyggda på samma sätt.

När ett dokument sätts som sekretessbelagt har endast behöriga användare tillgång till dokumentet. Det går även att välja att en hel kategori ska sättas som sekretessbelagd.

Ja, det är smidigt att ha en beslutad dokumenthanteringsplan i arkivet. I dokumenthanteringsplanen kan även information om när en kategori av dokument ska gallas skrivas in. När en dokumenthanteringsplan används blir strukturen mycket tydligare och det är enkelt att hitta samtliga dokument av samma dokumenttyp.

De vanligaste dokumenttyperna är:

  • Anställningsavtal
  • Uppsägning
  • Uppsägning sista anställning
  • Beslut från f-kassa
  • Sjukersättning
  • Rehabåtgärder
  • Varningar
  • Pensionsbrev
  • Betyg
  • Semesterväxling

Det finns ingen begränsning för vad som går att lagra i arkivet. Det bästa formatet är pdf eftersom det kan förhandsvisas direkt i systemet.

Har du frågor?
Inga problem.

Fyll i formuläret och skicka oss din fråga!

Du kan kontakta oss via mejl eller ringa till vår växel 019- 10 01 55 för att få svar på dina frågor eller för att komma i kontakt med en säljare.