MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Personalarkiv

MicroWeb Personalarkiv är ett system för hantering och arkivering av personalrelaterad information. Systemet underlättar det dagliga HR-arbetet och hjälper organisationer att få kontroll på all information som rör personalen. MicroWeb Personalarkiv är ett arkivsäkert komplement till HR-system då personalrelaterad information arkiveras enligt arkivlagen och Riksarkivets regler. Personalarkivet kan samla information från flera olika verksamhetssystem till exempel lönesystem, personalsystem och rekryteringssystem. I det digitala personalarkivet går det att hantera alla typer av personaldokumentation, exempelvis anställningsavtal, utbildningskort, och protokoll från utvecklingssamtal. Det är enkelt att söka fram den dokumentation som rör en viss anställd eftersom all information finns samlad på samma ställe.

Personalarkiv

Central och säker plats för all lagring

Hantera och lagra information centralt i MicroWeb Personalarkiv och var säker på att rätt personer har åtkomst till arkivet

Förstklassig drift- och datasäkerhet

Vår driftmiljö finns speglad i två fysiskt åtskilda serverlokaler i Sverige och alla kunder äger sin information.

Enkel sökning

Sök enkelt och hitta rätt personalakter.

arkivsäkert i linje med gdpr

Du som kund äger själv informationen dessutom sker lagringen i enlighet med dataskyddsförordningen, GDPR.

Automatiska påminnelser

Skicka ut relevanta påminnelser i rätt tid, till exempel vid förlängning av en anställning. Vid utebliven respons får ansvarig person påminnelser fram till åtgärd vidtagits.

gallringsrutiner enligt gallrings- och dokumenthanteringsplan

Automatisk gallring av personalrelaterad information enligt gallrings- eller dokumenthanteringsplan. Detta för att säkerställa att gallring av rätt information sker vid rätt tidpunkt.

Arkivera och samla information

I vårt digitala personalarkiv kan du samla och hantera alla typer av personaldokumentation, exempelvis anställningsavtal, semesteransökan och intyg. Att ha all information på en plats är smidigt då den anställde kan nå sin personalakt och chefen har tillgång till sin personals akter. Chefer och administratörer kan enkelt ladda upp tidigare eller nyskapade dokument på olika sätt, exempelvis genom vårt tillägg i Outlook, manuell uppladdning eller skanning. Nya dokument lagras automatiskt i den anställdas personalakt. Akten kan vara sorterad efter namn eller personnummer. Arkivet stöder er dokumenthanteringsplan eller gallringsplan och gallring av dokument som inte längre ska finnas kvar sker automatiskt.

Digitala processer

Inleverans från andra verksamhetssystem

Systemet kan automatiskt hämta dokument och information från andra verksamhetssystem, exempelvis lönesystem, personalsystem och rekryteringssystem. Arkivet kan även uppdateras med information från andra system via API (applikationsprogrammeringsgränssnitt) eller annan lösning.

Flexibelt arkiv

Systemet är anpassningsbart efter olika verksamheter. Utifrån standarduppsättningen av personalarkivet går det att förändra exempelvis metadata, sökfält, genvägar, bevakningar med mera. Vi sätter dessutom upp arkivet efter er dokumenthanterings – eller gallringsplan. Detta gör det också enklare för verksamheten att arbeta på ett enhetligt sätt.

Säkert e-Arkiv

Säker informationshantering

MicroWeb Personalarkiv är anpassat för att följa gällande lagar och regler kring personuppgiftsbehandling och informationssäkerhet. Systemet kontrollerar åtkomst och behörighet för användare. På så sätt kan ni vara säkra på att alla användare endast har tillgång till rätt information. 

Trygg arkivering

MicroWeb e-Arkiv följer OAIS (Open Archival Information System) standard för inleverans, hantering av data, arkivering, åtkomst, administration så väl som bevarande. Informationen i personalarkivet är dessutom skyddad från obehörig åtkomst. Med ett bestämt tidsintervall görs kontroller att informationen i personalarkivet är korrekt eftersom inga dokument förstörts eller förvanskats. Vårt system uppfyller kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).

Digital signering

Säkerställande av GDPR

MicroWeb Personalarkiv är ett stort steg på vägen för att uppfylla en organisations, eller ett företags GDPR-strategi. Arkivet är ett helhetsverktyg för hantering av personalrelaterad information. Systemet möjliggör transparent arkivering av enbart relevant data under rätt tid och med rätt sekretessklassning. Tjänsten gör det enkelt för handläggare när en person begär ut sitt personuppgiftsutdrag. Vår driftmiljö, både system och produktion, finns speglad i två fysiskt åtskilda hotsites (klassade serverhallar) i Sverige. All databehandling och lagring sker enligt rutiner för att uppfylla kraven gentemot dataskyddsförordningen (GDPR).

Varför personalarkiv?

En fördel med ett digitalt personalarkiv jämfört med till exempel ett personalsystem är att personalarkivet kan samla in information från flera olika system. Personalarkivet är en ändamålsenlig arkivlösning med stöd för GDPR, arkivlagen, införande av dokumenthanteringsplan och är därför ett komplement till personalsystem.

Information från ett system som en organisation inte längre använder bör de istället importera till ett personalarkiv. Det innebär att ni slipper betala licenskostnader, utbildning, hårdvara och ha ytterligare ett ställe för personalrelaterad information. Det gäller både för aktiva system och för system som inte längre är i bruk. Personalrelaterade system skapar och håller reda på aktuell information om en organisations personal. Personarkivet samlar och bevarar information från personalrelaterade system. Vid byte av system finns all information samlad i personalarkivet på ett arkivsäkert och ändamålsenligt sätt.

Digitala processer

Hantera, lagra och signera personaldokument digitalt. Digitala HR-arbetsflöden och processer gör att verksamheter lättare kan anpassa sig till nya krav och bidrar således till ett effektivare arbetssätt.

System digitalt
e-arkiv inloggning

Personaldokumentation för chefer och medarbetare

Ett användarvänligt gränssnitt där medarbetare kan se sin personalakt och chefer kan se sina anställdas personalakter. Mina sidor är responsivt och fungerar därför i alla olika enheter.

Integrerade personalsystem

MicroWeb Personalarkiv är systemoberoende och går att integrera sömlöst med dina existerande IT-system, som exempelvis rekryteringssystem, lönesystem och personalsystem. Några system som går att integrera med MicroWeb Personalarkiv är till exempel Visma Personec P och Hogia Lön. Information från personalsystemet samlas och arkiveras i personalakten och kopplas dessutom informationen till rätt person. Personalakten i MicroWeb Personalarkiv går därför att göra tillgänglig i personalsystemet.

Personalsystem

Från fysiskt arkiv till digitalt personalarkiv

En medelstor svensk kommun gjorde en tidsbesparing som sänkte kostnader för hanteringen av deras personalakter med 80%

Personalarkiv
1 %
Sänkta kostnader vid införande av digitalt personalarkiv​
0 timmar
Fysiskt arkiv
493 timmar
Digitalt arkiv

Vad säger våra kunder?

"Fokus är att digitalisera och avveckla pappersarkivet. Digitalt Personalarkiv gynnar verksamheten och det vardagliga arbetet"
Alvesta kommun
Systemansvarig
”MicroWeb Personalarkiv är tidsbesparande då allt som rör personalen finns samlat på ett ställe”

Piteå kommun
Systemansvarig
”Både kvaliteten och effektiviteten har ökat med digitala processer. Vi har gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär.”
Partille kommun
Partille kommun
Lönechef

Frågor och svar om Personalarkiv

Här finns det två val:

Det första valet är att  börja använda ett digitalt arkiv från och med ett visst datum och spara resterande dokument i pappersarkivet.

 

Det andra valet är att skanna in samtliga fysiska dokument. Vi rekommenderar dessutom att de befintliga personalakterna skannas in. Detta för att ha bättre kontroll på var materialet finns, utesluta flera olika arbetssätt samt enklare följa GDPR. Skanningen kan ni göra själva, eller med hjälp av oss.  När ett dokument skannas in kan information från dokumentet även hämtas automatiskt. Då fångar systemet upp metadata som exempelvis personnummer, namn och dokumenttyp. Det metadata som inte fångas upp automatiskt behöver registreras manuellt. MicroWeb Personalarkiv har en hanteringskö där ofullständiga dokument hamnar och kan tas om hand. 

 

Tips inför skanning:

  • Prioritera skanningen och avsätt tid för arbetet
  • Tydlig ansvarsfördelning och tidsplan
  • Se till att ha en uppdaterad och beslutad dokumenthanterings-/gallringsplan

Exempel:

En organisation med cirka 200 anställda har i regel en akt per anställd. Om organisationen ska skanna de befintliga dokumenten själva tar det vanligtvis cirka 30 timmar.

Så fort ett dokument sätts som sekretessbelagt kan detta dokument endast visas om du har behörighet att se sekretessbelagda dokument. Det går även att sekretessbelägga en hel personalakt.

Om man inte har ett arkiv till personalakter finns risken att personalrelaterade dokument försvinner eller hamnar i orätta händer. Personal har rätt att veta vilken dokumentation som hanteras kring deras anställning. Viss dokumentation ska också, enligt lag, sparas en längre tid efter avslutade anställningar. Därför är det viktigt att ha en bra struktur på personalakterna.

Många väljer att lagra personalakter i personalsystem eller i lönesystem.

Det rekommenderar vi inte. Det är vanligt förekommande att man byter personalsystem, vad händer med all dokumentation då? Vilket arbete och vilka kostnader är förknippade med att få ut denna information? Följer dessutom personalsystemet alla lagar och regler som finns i arkivlagen och GDPR? Har man möjlighet att gallra inaktuell information med automatik? Allt detta hanterar vårt personalarkiv. MicroWeb Personalarkiv fungerar även oberoende av personalsystem, när ni väljer att byta system kan arkivet fortfarande hantera er dokumentation utan extra arbete.

Ja, det är smidigt att ha en beslutad dokumenthanteringsplan att använda i arkivet. I planen kan även gallringsfrister sättas. När en dokumenthanteringsplan används blir strukturen mycket tydligare. Det är enkelt att hitta samtliga dokument av samma dokumenttyp.

Om en person slutar kan personakten sättas som inaktiv och vissa dokument gallras efter en viss tid, beroende på vad som är beslutat i er dokumenthanteringsplan. Om en anställning upphört enligt anställningsavtal kan systemet gallra personakten automatiskt. Genom att synkronisera personallistor från ert personalsystem kan MicroWeb Personalarkiv automatiskt få information om några förändringar skett med en anställning och utför då gallring efter den satta gallringsplanen/dokumenthanteringsplanen.

Genom att lagra på disk, både i molnet och lokalt uppstår en mängd frågor som ni måste hantera:
  • Vem hanterar behörigheter till filerna? 
  • Finns personuppgiftsbiträdesavtal med alla underleverantörer?
  • Kan man garantera integriteten i informationen?
  • Hur gör man om man vill ändra arkivformat?
  • Kan man flytta informationen till ett slutarkiv?
  • Hur gallras delar av informationen?
  • Vem har skickat detta dokument, och var?
  • Följer hanteringen GDPR?

Med ett personalarkiv från MicroData hanterar vi dessa frågor åt er.

Hur kan vi hjälpa dig?

Säkert e-Arkiv
Säkra tjänster
Vi prioriterar säkerhet och ser till att all arkiverad information är skyddad.
Digitala processer
Kom igång
För oss är det viktigt att du som ny kund kommer igång på bästa sätt.
Hållbar miljö IT
Miljö och hållbar IT​
Vi på MicroData vill begränsa den negativa påverkan på miljön och på samhället.