MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt
MicroWeb Personalarkiv är ett system för hantering och arkivering av personalrelaterad information. Systemet underlättar det dagliga HR-arbetet och hjälper organisationer att få kontroll på all information som rör personalen. MicroWeb Personalarkiv fungerar som en naturlig länk mellan HR-system och e-arkiv. Helhetslösningen innebär även ett stort steg på vägen för att uppfylla en organisations GDPR-strategi.
Säker informationshantering i vår driftmiljö som finns speglad i två fysiskt åtskilda serverlokaler i Sverige. Kunden äger alltid sin egen information.
Systemet följer arkivstandard och lagring sker i enlighet med dataskyddsförordningen, GDPR.
Sök och hitta enkelt rätt personalakter och personalrelaterad dokumentation.
Arkivera personaldokument, integrera med andra system och hantera HR-processer i personalarkivet.
Hantera och lagra information centralt i MicroWeb Personalarkiv och var säker på att rätt personer har åtkomst till rätt information.
Automatisk gallring av personalrelaterad information enligt gallringsplan. Säkerställer att gallring av rätt information sker vid rätt tidpunkt.
En stor fördel med ett digitalt personalarkiv jämfört med till exempel ett personalsystem, är att personalarkivet kan samla in information från flera olika system. Personalarkivet är en ändamålsenlig arkivlösning med stöd för GDPR, arkivlagen och införande av dokumenthanteringsplan. Personalarkivet är därför ett naturligt komplement till ett personalsystem.
I vårt digitala personalarkiv kan HR-personal och chefer smidigt samla och hantera alla typer av personaldokumentation, exempelvis anställningsavtal, semesteransökningar och intyg. Användarna kan enkelt arkivera nyskapade eller tidigare dokument i personalakter på flera olika sätt, exempelvis genom vårt tillägg i Outlook, manuell uppladdning eller med hjälp av skanning. Akterna kan vara grupperade på namn, personnummer eller anställningsnummer.
MicroWeb Personalarkiv gör det enkelt att samla alla personalrelaterade dokument på ett ställe. Detta genom att automatiskt hämta information från era befintliga system, såsom lönesystem, personalsystem och rekryteringssystem.
För att digitalisera fysiska akter kan ni antingen skanna in dem själva eller ta hjälp av en extern part. När ni använder Automatisk Datafångst vid egen skanning, fångas metadata från dokumenten automatiskt, vilket gör att all information blir sökbar och lättillgänglig i arkivet.
MicroWeb Personalarkiv är systemoberoende och går att integrera sömlöst med era existerande IT-system för att hämta information. Exempel på system som våra kunder integrerat MicroWeb Personalarkiv med är Visma Recruit, Visma Personec P, Hogia Lön samt olika signeringslösningar. Information från personalsystemen samlas och arkiveras i rätt personalakt. Personalakterna i personalarkivet kan även visas i de integrerade personalsystemen.
MicroWeb Personalarkiv är anpassningsbart efter olika verksamheters behov. Utifrån standarduppsättningen av personalarkivet går det att förändra exempelvis metadata, sökfält, genvägar, påminnelser med mera, allt för att passa ert arbetssätt. Er dokumenthanterings – eller gallringsplan är integrerad i Personalarkivet. Detta gör det också enklare för verksamheten att arbeta på ett enhetligt sätt.
MicroWeb Personalarkiv är anpassat för att följa gällande lagar och regler kring personuppgiftsbehandling och informationssäkerhet. Behörighetssystemet i Personalarkivet säkerställer att rätt person har åtkomst till rätt information. På så sätt kan ni vara trygga med att information inte hamnar i fel händer.
MicroWeb Personalarkiv följer OAIS (Open Archival Information System) standard för såväl inleverans, hantering av data, arkivering, åtkomst, administration som för bevarande. Informationen i personalarkivet är dessutom skyddad från obehörig åtkomst. Med ett bestämt tidsintervall görs kontroller att informationen i personalarkivet är korrekt så att inga dokument förstörts eller förvanskats. Vårt system uppfyller kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).
MicroWeb Personalarkiv hjälper till att uppfylla er organisations GDPR-strategi. Ni kan vara trygga med att information arkiveras under rätt tidsperiod för bevarande samt med rätt sekretessklassning i personalarkivet. All databehandling och lagring sker enligt rutiner för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen (GDPR).
Er gallringsplan finns integrerad i personalarkivet, så ni enkelt får överblick över vilka dokumenttyper som ska gallras vid vilken tidpunkt. Dokument som inte längre ska finnas kvar gallras per automatik vid rätt tidpunkt enligt gallringsplan. Dokument kan även gallras manuellt om det förekommer undantag från gallringsplanen. Samtliga gallrade dokument finns i karantän under en viss tidsperiod, exempelvis om en anställd slutat men återanställs igen, kan personens dokument hämtas tillbaka till personalakten.
Automatisk Datafångst hjälper er att snabbt komma i gång med digitaliseringen av era befintliga personalakter. Historiskt och fysiskt material kan digitaliseras med hjälp av inskanning. Med vår långa erfarenhet kring de problem som HR ställs inför vid digitalisering av sina personaldokument har vi på MicroData utvecklat tjänsten Automatisk Datafångst.
Med digitala signaturer förenklar och effektiviserar ni slutförandet av era HR-processer. Digital signering kan ske oavsett om berörda parter är på plats, hemma eller på resande fot. Med digital signering kan du vara trygg med att dokument blir påskrivna och säkert arkiverade i MicroWeb Personalarkiv.
Mina Sidor är ett enkelt och användarvänligt gränssnitt där medarbetare kan se sin personalakt och chefer kan se sina anställdas personalakter. Användare får en tydlig upplevelse eftersom innehållet är anpassat till användarens behov.
Med systemavställning till MicroWeb Personalarkiv får du tillgång till information både från avställda och aktiva system samtidigt. När ett nytt verksamhetssystem, exempelvis ett personalsystem, tas i drift, finns alltid bekymret med hantering av material som finns kvar i det gamla systemet.
Avställda system har ofta fortsatta kostnader för licenser och support, även om systemen endast lagrar information. Dessutom är det ofta en utmaning att administrera och förvalta kunskap kring system som inte längre används aktivt. Till vår tjänst MicroWeb Personalarkiv kan du ställa av flertalet olika system och materialet blir säkert arkiverat samtidigt som det är lätt att hitta i.
Här finns det två alternativ:
Ett alternativ är att bevara det fysiska arkivet och alltså inte skanna in några befintliga dokument. Istället inför ni ett digitalt arbetssätt och beslutar er för att från och med ett bestämt datum ska nyskapade dokument lagras i det digitala arkivet.
Det andra alternativet är att skanna in det fysiska arkivet. Skanningen kan ni göra själva, eller med hjälp av oss. Införandet kan delas upp i fyra delar: strategi, preparering, skanning och indexering.
Oavsett om ni skannar själva eller med hjälp av oss kan exempelvis personnummer, namn och dokumenttyp automatiskt fångas upp från dokumenteten. Dokument med ofullständig information behöver manuell komplettering i arbetskön i MicroWeb Personalarkiv.
Så fort ett dokument sätts som sekretessbelagt kan detta dokument endast visas om du har behörighet att se sekretessbelagda dokument. Det går även att sekretessbelägga en hel personalakt.
Om man inte har ett arkiv till personalakter finns risken att personalrelaterade dokument försvinner eller hamnar i orätta händer. Personal har rätt att veta vilken dokumentation som hanteras kring deras anställning. Viss dokumentation ska också, enligt lag, sparas en längre tid efter avslutade anställningar. Därför är det viktigt att ha en bra struktur på personalakterna.
Många väljer att lagra personalakter i personalsystem eller i lönesystem – Det rekommenderar vi inte. Det är vanligt förekommande att man byter personalsystem, vad händer med all dokumentation då? Vilket arbete och vilka kostnader är förknippade med att få ut denna information? Följer personalsystemet de lagar och regler som finns i arkivlagen och GDPR? Har man möjlighet att gallra inaktuell information per automatik? Allt detta hanterar vårt personalarkiv. MicroWeb Personalarkiv fungerar även oberoende av personalsystem, när ni väljer att byta system kan arkivet fortfarande hantera er dokumentation utan extra arbete.
Ja, det är smidigt att ha en beslutad dokumenthanteringsplan att använda i arkivet, där kan även gallringsfrister sättas. När en dokumenthanteringsplan används blir strukturen mycket tydligare. Det är enkelt att hitta samtliga dokument med samma dokumenttyp.
När en anställd avslutar sin anställning sätts ett slutdatum. Utifrån slutdatumet gallras dokument enligt er beslutade gallringsplan. Om en anställning upphört enligt anställningsavtalets slutdatum kan systemet gallra personakten automatiskt. Genom att synkronisera personallistor från ert personalsystem kan MicroWeb Personalarkiv automatiskt få information när era anställda slutat och utför då gallring efter den satta gallringsplanen.
Genom att lagra på disk, både i molnet och lokalt uppstår en mängd frågor
som ni måste hantera:
Med ett personalarkiv från MicroData hanterar vi dessa frågor åt er.
