Personalarkiv

Här finns det två val:

Det första valet är att  börja använda ett digitalt arkiv från och med ett visst datum och spara resterande dokument i pappersarkivet.

Det andra valet är att skanna in samtliga fysiska dokument. Vi rekommenderar dessutom att de befintliga personalakterna skannas in. Detta för att ha bättre kontroll på var materialet finns, utesluta flera olika arbetssätt samt enklare följa GDPR. Skanningen kan ni göra själva, eller med hjälp av oss.  När ett dokument skannas in kan information från dokumentet även hämtas automatiskt. Då fångar systemet upp metadata som exempelvis personnummer, namn och dokumenttyp. Det metadata som inte fångas upp automatiskt behöver registreras manuellt. MicroWeb Personalarkiv har en hanteringskö där ofullständiga dokument hamnar och kan tas om hand. 

Tips inför skanning:

• Prioritera skanningen och avsätt tid för arbetet
• Tydlig ansvarsfördelning och tidsplan
• Se till att ha en uppdaterad och beslutad dokumenthanterings-/gallringsplan

Exempel:

En organisation med cirka 200 anställda har i regel en akt per anställd. Om organisationen ska skanna de befintliga dokumenten själva tar det vanligtvis cirka 30 timmar.

Så fort ett dokument sätts som sekretessbelagt kan detta dokument endast visas om du har behörighet att se sekretessbelagda dokument. Det går även att sekretessbelägga en hel personalakt.

Om man inte har ett arkiv till personalakter finns risken att personalrelaterade dokument försvinner eller hamnar i orätta händer. Personal har rätt att veta vilken dokumentation som hanteras kring deras anställning. Viss dokumentation ska också, enligt lag, sparas en längre tid efter avslutade anställningar. Därför är det viktigt att ha en bra struktur på personalakterna.

Många väljer att lagra personalakter i personalsystem eller i lönesystem.

Det rekommenderar vi inte. Det är vanligt förekommande att man byter personalsystem, vad händer med all dokumentation då? Vilket arbete och vilka kostnader är förknippade med att få ut denna information? Följer dessutom personalsystemet alla lagar och regler som finns i arkivlagen och GDPR? Har man möjlighet att gallra inaktuell information med automatik? Allt detta hanterar vårt personalarkiv. MicroWeb Personalarkiv fungerar även oberoende av personalsystem, när ni väljer att byta system kan arkivet fortfarande hantera er dokumentation utan extra arbete.

Ja, det är smidigt att ha en beslutad dokumenthanteringsplan att använda i arkivet. I planen kan även gallringsfrister sättas. När en dokumenthanteringsplan används blir strukturen mycket tydligare. Det är enkelt att hitta samtliga dokument av samma dokumenttyp.

Om en person slutar kan personakten sättas som inaktiv och vissa dokument gallras efter en viss tid, beroende på vad som är beslutat i er dokumenthanteringsplan. Om en anställning upphört enligt anställningsavtal kan systemet gallra personakten automatiskt. Genom att synkronisera personallistor från ert personalsystem kan MicroWeb Personalarkiv automatiskt få information om några förändringar skett med en anställning och utför då gallring efter den satta gallringsplanen/dokumenthanteringsplanen.

Genom att lagra på disk, både i molnet och lokalt uppstår en mängd frågor som ni måste hantera:

• Vem hanterar behörigheter till filerna? 
• Finns personuppgiftsbiträdesavtal med alla underleverantörer?
• Kan man garantera integriteten i informationen?
• Hur gör man om man vill ändra arkivformat?
• Kan man flytta informationen till ett slutarkiv?
• Hur gallras delar av informationen?
• Vem har skickat detta dokument, och var?
• Följer hanteringen GDPR?

Med ett personalarkiv från MicroData hanterar vi dessa frågor åt er.