MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Personalarkiv

MicroWeb Personalarkiv är ett system för hantering och arkivering av personalrelaterad information. Systemet underlättar det dagliga HR-arbetet och hjälper organisationer att få kontroll på all information som rör personalen. MicroWeb Personalarkiv fungerar som en naturlig länk mellan HR-system och e-arkiv. Helhetslösningen innebär även ett stort steg på vägen för att uppfylla en organisations GDPR-strategi.

Personalarkiv

SÄKER HELHETSLEVERANTÖR

Säker informationshantering i vår driftmiljö som finns speglad i två fysiskt åtskilda serverlokaler i Sverige. Kunden äger alltid sin egen information.

ARKIVSÄKERT I LINJE MED GDPR

Systemet följer arkivstandard och lagring sker i enlighet med dataskyddsförordningen, GDPR.

Enkel sökning

Sök och hitta enkelt rätt personalakter och personalrelaterad dokumentation.

HELHETSLÖSNING FÖR HR-ARBETE

Arkivera personaldokument, integrera med andra system och hantera HR-processer i personalarkivet.

CENTRAL OCH SÄKER ARKIVERING

Hantera och lagra information centralt i MicroWeb Personalarkiv och var säker på att rätt personer har åtkomst till rätt information

AUTOMATISKA GALLRINGSRUTINER

Automatisk gallring av personalrelaterad information enligt gallringsplan. Säkerställer att gallring av rätt information sker vid rätt tidpunkt.

Varför personalarkiv?

En stor fördel med ett digitalt personalarkiv jämfört med till exempel ett personalsystem, är att personalarkivet kan samla in information från flera olika system. Personalarkivet är en ändamålsenlig arkivlösning med stöd för GDPR, arkivlagen och införande av dokumenthanteringsplan. Personalarkivet är därför ett naturligt komplement till ett personalsystem.

1 %
Sänkta kostnader
493 timmar
Digitalt arkiv
0 timmar
Fysiskt arkiv

Införande av ett digitalt personalarkiv – hur har andra gjort?

Läs hur en kund till oss gått tillväga för att göra stora tidsbesparingar och sänkt sina kostnader för hantering av personalakter med 80%. I rapporten studerades tidsåtgången för kundens fysiska HR-process och jämfördes med en digital motsvarighet. ​

Arkivera HR-dokument – säkert, enkelt och smidigt

I vårt digitala personalarkiv kan HR-personal och chefer smidigt samla och hantera alla typer av personaldokumentation, exempelvis anställningsavtal, semesteransökningar och intyg. Användarna kan enkelt arkivera nyskapade eller tidigare dokument i personalakter på flera olika sätt, exempelvis genom vårt tillägg i Outlook, manuell uppladdning eller med hjälp av skanning. Akterna kan vara grupperade på namn, personnummer eller anställningsnummer.

Digitala processer

Få in personalrelaterad information i personalarkivet

MicroWeb Personalarkiv kan automatiskt hämta dokument och information från andra verksamhetssystem, exempelvis lönesystem, personalsystem och rekryteringssystem. Historiskt och fysiskt material kan levereras via inskanning antingen genom extern part eller egen skanning. Tjänsten Automatisk Datafångst kan användas som hjälp vid egen inskanning då metadata från dokument automatiskt fångas upp och blir sökbara i arkivet.

Integrerade personalsystem – smidig koppling

MicroWeb Personalarkiv är systemoberoende och går att integrera sömlöst med era existerande IT-system för att hämta information. Exempel på system som våra kunder integrerat MicroWeb Personalarkiv med är  Visma Recruit, Visma Personec P, Hogia Lön  samt olika signeringslösningar. Information från personalsystemen samlas och arkiveras i rätt personalakt. Personalakterna i personalarkivet kan även visas i de integrerade personalsystemen.
Säkert e-Arkiv

Äntligen får du utforma som du vill

MicroWeb Personalarkiv är anpassningsbart efter olika verksamheters behov. Utifrån standarduppsättningen av personalarkivet går det att förändra exempelvis metadata, sökfält, genvägar, påminnelser med mera, allt för att passa ert arbetssätt. Er dokumenthanterings – eller gallringsplan är integrerad i Personalarkivet. Detta gör det också enklare för verksamheten att arbeta på ett enhetligt sätt.

Säker informationshantering

MicroWeb Personalarkiv är anpassat för att följa gällande lagar och regler kring personuppgiftsbehandling och informationssäkerhet. Behörighetssystemet i Personalarkivet säkerställer att rätt person har åtkomst till rätt information. På så sätt kan ni vara trygga med att information inte hamnar i fel händer.

Digital signering

Trygg arkivering – hela vägen

MicroWeb Personalarkiv följer OAIS (Open Archival Information System) standard för såväl inleverans, hantering av data, arkivering, åtkomst, administration som för bevarande. Informationen i personalarkivet är dessutom skyddad från obehörig åtkomst. Med ett bestämt tidsintervall görs kontroller att informationen i personalarkivet är korrekt så att inga dokument förstörts eller förvanskats. Vårt system uppfyller kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).

Ge er organisation rätt förutsättningar för att lyckas med GDPR

MicroWeb Personalarkiv hjälper till att uppfylla er organisations GDPR-strategi. Ni kan vara trygga med att information arkiveras under rätt tidsperiod för bevarande samt med rätt sekretessklassning i personalarkivet. All databehandling och lagring sker enligt rutiner för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen (GDPR).

Digital signering

Full koll med flexibel gallring

Er gallringsplan finns integrerad i personalarkivet, så ni enkelt får överblick över vilka dokumenttyper som ska gallras vid vilken tidpunkt. Dokument som inte längre ska finnas kvar gallras per automatik vid rätt tidpunkt enligt gallringsplan. Dokument kan även gallras manuellt om det förekommer undantag från gallringsplanen. Samtliga gallrade dokument finns i karantän under en viss tidsperiod, exempelvis om en anställd slutat men återanställs igen, kan personens dokument hämtas tillbaka till personalakten.

Omfattar alla era HR-processer

Digitalisera era blanketter till HR-processer – leder till minskad administration, kortare ledtider och säker arkivering i personalarkivet. Alla olika typer av processer kan digitaliseras, som exempelvis nyanställning, semesterväxling och uppsägning. 

I de digitala processerna ersätts era pappersblanketter med dynamiska formulär. Processer och digitala HR-arbetsflöden gör det lättare för verksamheter att följa regelverk och bidrar därför till ett effektivare arbetssätt.

System digitalt
e-arkiv inloggning

Signera var du än är - digitalt

Med digitala signaturer förenklar och effektiviserar ni slutförandet av era HR-processer. Digital signering kan ske oavsett om berörda parter är på plats, hemma eller på resande fot. Med digital signering kan du vara trygg med att dokument blir påskrivna och säkert arkiverade i MicroWeb Personalarkiv.

Mina sidor – En överblick över personaldokument

Mina Sidor är ett enkelt och användarvänligt gränssnitt där medarbetare kan se sin personalakt och chefer kan se sina anställdas personalakter. Användare får en tydlig upplevelse eftersom innehållet är anpassat till användarens behov.

System digitalt
e-arkiv inloggning

Ställ av era gamla HR-system

Med systemavställning till MicroWeb Personalarkiv får du tillgång till information både från avställda och aktiva system samtidigt. När ett nytt verksamhetssystem, exempelvis ett personalsystem, tas i drift, finns alltid bekymret med hantering av material som finns kvar i det gamla systemet.

Avställda system har ofta fortsatta kostnader för licenser och support, även om systemen endast lagrar information. Dessutom är det ofta en utmaning att administrera och förvalta kunskap kring system som inte längre används aktivt. Till vår tjänst MicroWeb Personalarkiv kan du ställa av flertalet olika system och materialet blir säkert arkiverat samtidigt som det är lätt att hitta i.

Vad säger våra kunder?

"Fokus är att digitalisera och avveckla pappersarkivet. Digitalt personalarkiv gynnar verksamheten och det vardagliga arbetet."
”MicroWeb Personalarkiv är tidsbesparande då allt som rör personalen finns samlat på ett ställe”

Piteå kommun
Systemansvarig
”Både kvaliteten och effektiviteten har ökat med digitala processer. Vi har gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär.”

Frågor och svar om Personalarkiv

Här finns det två alternativ:
Ett alternativ är att bevara det fysiska arkivet och alltså inte skanna in några befintliga dokument. Istället inför ni ett digitalt arbetssätt och beslutar er för att från och med ett bestämt datum ska nyskapade dokument lagras i det digitala arkivet.

Det andra alternativet är att skanna in det fysiska arkivet. Skanningen kan ni göra själva, eller med hjälp av oss. Införandet kan delas upp i fyra delar: strategi, preparering, skanning och indexering. Oavsett om ni skannar själva eller med hjälp av oss kan exempelvis personnummer, namn och dokumenttyp automatiskt fångas upp från dokumenteten. Dokument med ofullständig information behöver manuell komplettering i arbetskön i MicroWeb Personalarkiv.
Så fort ett dokument sätts som sekretessbelagt kan detta dokument endast visas om du har behörighet att se sekretessbelagda dokument. Det går även att sekretessbelägga en hel personalakt.
Om man inte har ett arkiv till personalakter finns risken att personalrelaterade dokument försvinner eller hamnar i orätta händer. Personal har rätt att veta vilken dokumentation som hanteras kring deras anställning. Viss dokumentation ska också, enligt lag, sparas en längre tid efter avslutade anställningar. Därför är det viktigt att ha en bra struktur på personalakterna.

Många väljer att lagra personalakter i personalsystem eller i lönesystem – Det rekommenderar vi inte. Det är vanligt förekommande att man byter personalsystem, vad händer med all dokumentation då? Vilket arbete och vilka kostnader är förknippade med att få ut denna information? Följer personalsystemet de lagar och regler som finns i arkivlagen och GDPR? Har man möjlighet att gallra inaktuell information per automatik? Allt detta hanterar vårt personalarkiv. MicroWeb Personalarkiv fungerar även oberoende av personalsystem, när ni väljer att byta system kan arkivet fortfarande hantera er dokumentation utan extra arbete.
Ja, det är smidigt att ha en beslutad dokumenthanteringsplan att använda i arkivet, där kan även gallringsfrister sättas. När en dokumenthanteringsplan används blir strukturen mycket tydligare. Det är enkelt att hitta samtliga dokument med samma dokumenttyp.
När en anställd avslutar sin anställning sätts ett slutdatum. Utifrån slutdatumet gallras dokument enligt er beslutade gallringsplan. Om en anställning upphört enligt anställningsavtalets slutdatum kan systemet gallra personakten automatiskt. Genom att synkronisera personallistor från ert personalsystem kan MicroWeb Personalarkiv automatiskt få information när era anställda slutat och utför då gallring efter den satta gallringsplanen.
Genom att lagra på disk, både i molnet och lokalt uppstår en mängd frågor
som ni måste hantera:
  • Vem hanterar behörigheter till filerna?
  • Finns personuppgiftsbiträdesavtal med alla underleverantörer?
  • Kan man garantera integriteten i informationen?
  • Hur gör man om man vill ändra arkivformat?
  • Kan man flytta informationen till ett slutarkiv?
  • Hur gallras delar av informationen?
  • Vem har skickat detta dokument, och var?
  • Följer hanteringen GDPR?
Med ett personalarkiv från MicroData hanterar vi dessa frågor åt er.

Hur kan vi hjälpa dig?

Säkert e-Arkiv
Säkra tjänster
Vi prioriterar säkerhet och ser till att all arkiverad information är skyddad.
Digitala processer
Kom igång
För oss är det viktigt att du som ny kund kommer igång på bästa sätt.
Hållbar miljö IT
Miljö och hållbar IT​
Vi på MicroData vill begränsa den negativa påverkan på miljön och på samhället.