MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt
MicroWeb Personalarkiv är ett system för hantering och arkivering av personalrelaterad information. Systemet underlättar det dagliga HR-arbetet och hjälper organisationer att få kontroll på all information som rör personalen. Personalarkivet hanterar alla typer av personaldokumentation och är ett stort steg på vägen för att uppfylla en organisations GDPR-strategi.
Hantera och lagra information centralt i MicroWeb Personalarkiv och var säker på att rätt personer har åtkomst till arkivet
Vår driftmiljö finns speglad i två fysiskt åtskilda serverlokaler i Sverige och alla kunder äger sin information.
Sök enkelt och hitta rätt personalakter.
Du som kund äger själv informationen dessutom sker lagringen i enlighet med dataskyddsförordningen, GDPR.
Skicka ut relevanta påminnelser i rätt tid, till exempel vid förlängning av en anställning. Vid utebliven respons får ansvarig person påminnelser fram till åtgärd vidtagits.
Automatisk gallring av personalrelaterad information enligt gallrings- eller dokumenthanteringsplan. Detta för att säkerställa att gallring av rätt information sker vid rätt tidpunkt.
I vårt digitala personalarkiv kan du samla och hantera alla typer av personaldokumentation, exempelvis anställningsavtal, semesteransökan och intyg. Att ha all information på en plats är smidigt då den anställde kan nå sin personalakt och chefen har tillgång till sin personals akter. Chefer och administratörer kan enkelt ladda upp tidigare eller nyskapade dokument på olika sätt, exempelvis genom vårt tillägg i Outlook, manuell uppladdning eller skanning. Nya dokument lagras automatiskt i den anställdas personalakt. Akten kan vara sorterad efter namn eller personnummer. Arkivet stöder er dokumenthanteringsplan eller gallringsplan och gallring av dokument som inte längre ska finnas kvar sker automatiskt.
Systemet kan automatiskt hämta dokument och information från andra verksamhetssystem, exempelvis lönesystem, personalsystem och rekryteringssystem. Läs mer under ”Integrerade personalsystem”.
Inleverans av historiskt och fysiskt material kan levereras via inskanning antingen genom extern part eller egen skanning. Att skanna själv blir mer ekonomiskt och smidigare med hjälp av vår tjänst för automatisk datafångst.
Systemet är anpassningsbart efter olika verksamheter. Utifrån standarduppsättningen av personalarkivet går det att förändra exempelvis metadata, sökfält, genvägar, bevakningar med mera. Vi sätter dessutom upp arkivet efter er dokumenthanterings – eller gallringsplan. Detta gör det också enklare för verksamheten att arbeta på ett enhetligt sätt.
MicroWeb Personalarkiv är anpassat för att följa gällande lagar och regler kring personuppgiftsbehandling och informationssäkerhet. Systemet kontrollerar åtkomst och behörighet för användare. På så sätt kan ni vara säkra på att alla användare endast har tillgång till rätt information.
MicroWeb e-Arkiv följer OAIS (Open Archival Information System) standard för inleverans, hantering av data, arkivering, åtkomst, administration så väl som bevarande. Informationen i personalarkivet är dessutom skyddad från obehörig åtkomst. Med ett bestämt tidsintervall görs kontroller att informationen i personalarkivet är korrekt eftersom inga dokument förstörts eller förvanskats. Vårt system uppfyller kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).
MicroWeb Personalarkiv är ett stort steg på vägen för att uppfylla en organisations GDPR-strategi. Arkivet är ett helhetsverktyg för hantering av personalrelaterad information. Systemet möjliggör transparent arkivering av enbart relevant data under rätt tid och med rätt sekretessklassning. Tjänsten gör det enkelt för handläggare när en person begär ut sitt personuppgiftsutdrag. Vår driftmiljö, både system och produktion, finns speglad i två fysiskt åtskilda hotsites (klassade serverhallar) i Sverige. All databehandling och lagring sker enligt rutiner för att uppfylla kraven gentemot dataskyddsförordningen (GDPR).
En fördel med ett digitalt personalarkiv jämfört med till exempel ett personalsystem är att personalarkivet kan samla in information från flera olika system. Personalarkivet är en ändamålsenlig arkivlösning med stöd för GDPR, arkivlagen, införande av dokumenthanteringsplan och är därför ett komplement till personalsystem.
Information från ett system som en organisation inte längre använder bör de istället importera till ett personalarkiv. Det innebär att ni slipper betala licenskostnader, utbildning, hårdvara och ha ytterligare ett ställe för personalrelaterad information. Det gäller både för aktiva system och för system som inte längre är i bruk. Personalrelaterade system skapar och håller reda på aktuell information om en organisations personal. Personarkivet samlar och bevarar information från personalrelaterade system. Vid byte av system finns all information samlad i personalarkivet på ett arkivsäkert och ändamålsenligt sätt.
Hantera, lagra och signera personaldokument digitalt. Digitala HR-arbetsflöden och processer gör att verksamheter lättare kan anpassa sig till nya krav och bidrar således till ett effektivare arbetssätt.
Ett användarvänligt gränssnitt där medarbetare kan se sin personalakt och chefer kan se sina anställdas personalakter. Mina sidor är responsivt och fungerar därför i alla olika enheter.
Exempel:
En organisation med cirka 200 anställda har i regel en akt per anställd. Om organisationen ska skanna de befintliga dokumenten själva tar det vanligtvis cirka 30 timmar.
Så fort ett dokument sätts som sekretessbelagt kan detta dokument endast visas om du har behörighet att se sekretessbelagda dokument. Det går även att sekretessbelägga en hel personalakt.
Om man inte har ett arkiv till personalakter finns risken att personalrelaterade dokument försvinner eller hamnar i orätta händer. Personal har rätt att veta vilken dokumentation som hanteras kring deras anställning. Viss dokumentation ska också, enligt lag, sparas en längre tid efter avslutade anställningar. Därför är det viktigt att ha en bra struktur på personalakterna.
Det rekommenderar vi inte. Det är vanligt förekommande att man byter personalsystem, vad händer med all dokumentation då? Vilket arbete och vilka kostnader är förknippade med att få ut denna information? Följer dessutom personalsystemet alla lagar och regler som finns i arkivlagen och GDPR? Har man möjlighet att gallra inaktuell information med automatik? Allt detta hanterar vårt personalarkiv. MicroWeb Personalarkiv fungerar även oberoende av personalsystem, när ni väljer att byta system kan arkivet fortfarande hantera er dokumentation utan extra arbete.
Ja, det är smidigt att ha en beslutad dokumenthanteringsplan att använda i arkivet. I planen kan även gallringsfrister sättas. När en dokumenthanteringsplan används blir strukturen mycket tydligare. Det är enkelt att hitta samtliga dokument av samma dokumenttyp.
Om en person slutar kan personakten sättas som inaktiv och vissa dokument gallras efter en viss tid, beroende på vad som är beslutat i er dokumenthanteringsplan. Om en anställning upphört enligt anställningsavtal kan systemet gallra personakten automatiskt. Genom att synkronisera personallistor från ert personalsystem kan MicroWeb Personalarkiv automatiskt få information om några förändringar skett med en anställning och utför då gallring efter den satta gallringsplanen/dokumenthanteringsplanen.
Med ett personalarkiv från MicroData hanterar vi dessa frågor åt er.
