Du behöver snabbt få fram ett anställningsavtal. Ett underlag från ett medarbetarsamtal för två år sedan. Eller kanske ett signerat dokument inför en pågående förhandling.
Men var finns det? I ett mejl? I en gemensam mapp? I HR-systemet? På en tidigare chefs dator?
Plötsligt sitter du och letar spår, följer ledtrådar och försöker återskapa en historik. Det som borde ta några sekunder blir istället ett detektivarbete.
Informationen finns – men var?
Digitalisering har gjort det möjligt att hantera stora mängder information utan pärmar och pappersarkiv. Men att informationen är digital betyder inte automatiskt att den är strukturerad.
Många kommuner och organisationer känner igen sig i det här. Dokument sparas på flera olika platser: i delade mappar, lokalt på datorer, i mejl eller i olika system och molntjänster. Med tiden blir det svårt att veta var den senaste versionen finns eller vem som ansvarar för informationen.
Resultatet blir att viktig information finns, men kan vara svår att hitta när den behövs.
För HR och ledning innebär det inte bara onödigt letande. Personaldokument innehåller ofta känsliga personuppgifter och behöver hanteras både säkert och strukturerat.
Struktur gör skillnad i vardagen
Bra informationshantering ska märkas genom att arbetet blir enklare.
När det finns tydliga arbetssätt för var personaldokument ska lagras, hur de ska struktureras och vem som ska ha tillgång till dem blir det enklare att:
- hitta rätt information när den behövs
- ge rätt personer tillgång till rätt dokument
- minska risken för dubbletter och olika versioner
- hantera känslig information på ett säkert sätt
- följa organisationens rutiner för bevarande och gallring
- frigöra tid från onödig administration
När informationen är organiserad blir vardagen enklare – både för HR och resten av verksamheten.
Informationshanteringsplanen skapar en tydlig grund
Bättre informationshantering behöver inte börja med ett stort förändringsprojekt. Ett första steg kan vara att kartlägga var personalinformationen finns idag och identifiera vilka dokument och processer som skapar mest manuellt arbete.
Här kan informationshanteringsplanen vara ett bra stöd. Den tydliggör vilken information som finns i verksamheten, var den ska lagras, vem som ansvarar för den och hur den ska hanteras över tid – från att den skapas till att den ska bevaras, gallras eller arkiveras.
Med tydliga arbetssätt och system som stödjer varandra blir det enklare att skapa en struktur som håller, även när verksamheten förändras.
Från detektivarbete till bättre kontroll
Att hitta rätt information ska inte behöva vara ett detektivarbete. Med tydliga arbetssätt och en genomtänkt struktur blir det enklare att veta vad som finns, var det finns och vem som har tillgång till det.
När personaldokumenten är strukturerade och finns där de ska behöver HR inte lägga tid på att leta i mappar, mejltrådar och olika system. Rätt information finns helt enkelt tillgänglig när den behövs.
Vill ni skapa bättre struktur och slippa detektivarbete i HR-vardagen? Kontakta oss så berättar vi gärna mer.
