Många organisationer utgår från att HR-systemet ska hantera all personalrelaterad information. Men när mängden dokument växer uppstår ofta frågor om struktur, åtkomst och långsiktig arkivering.
Var ska egentligen anställningsavtal, rehabiliteringsärenden och utvecklingssamtal lagras? Är HR-systemet rätt plats, eller behövs ett digitalt personalarkiv?
Svaret är att systemen fyller olika funktioner – och fungerar bäst när de kompletterar varandra.
Två system med olika syften
Ett HR-system och ett digitalt personalarkiv hanterar båda information om medarbetare, men de är utvecklade för olika ändamål.
HR-systemet stödjer den dagliga personaladministrationen och organisationens HR-processer. Det digitala personalarkivet är istället utformat för att lagra, strukturera och bevara personaldokument på ett säkert och långsiktigt sätt. När systemen används tillsammans blir det enklare att både arbeta effektivt i vardagen och säkerställa att dokumentationen hanteras korrekt över tid.
HR-systemet hanterar den aktiva informationen
Ett HR-system är framför allt utvecklat för att stödja den dagliga verksamheten. Här hanteras information som ständigt förändras och används i organisationens processer.
Exempel på information som vanligtvis hanteras i HR-systemet är personuppgifter, anställningsinformation, organisations- och befattningsdata, kontaktuppgifter, lönegrundande uppgifter, semester- och frånvarodata samt kompetenser och utbildningar. Informationen behöver hållas aktuell för att stödja verksamhetens löpande processer.
Personalarkivet hanterar dokumentationen
Ett digitalt personalarkiv har ett annat syfte. Här ligger fokus på att lagra, strukturera och skydda dokument som är kopplade till medarbetaren.
Exempel på dokument som ofta lagras i personalarkivet är anställningsavtal, tilläggsavtal, intyg och certifikat, utvecklingssamtal, kompetensdokumentation, rehabiliteringsdokumentation, varningar och arbetsrättsliga handlingar samt uppsägningar och avslutsdokument. Dokumenten behöver ofta sparas under lång tid och kunna hittas även långt efter att de skapats.
Varför inte lagra allt i HR-systemet?
Det kan verka lockande att samla all personalrelaterad information i ett enda system. Det kan ge fördelar, men ett system som ska lösa många olika behov är inte alltid specialiserat på varje enskilt område. HR-systemets styrka ligger framför allt i att stödja den löpande personaladministrationen och HR-processerna, medan ett digitalt personalarkiv är särskilt utvecklat för strukturerad och långsiktig dokumenthantering.
Att samla allt hos en och samma leverantör kan dessutom skapa ett större beroende av både systemet och leverantören. Det är därför viktigt att inte bara fråga om en funktion finns, utan också hur väl den stödjer verksamhetens behov på lång sikt.
Vanliga utmaningar kan vara:
- Begränsade funktioner för dokumenthantering
- Svårigheter att hantera stora mängder dokument
- Bristande stöd för bevarande och gallring
- Problem när system byts ut eller avvecklas
För organisationer med stora mängder personaldokument kan ett separat personalarkiv därför skapa bättre struktur och kontroll.
Vad händer när HR-systemet byts ut?
Ett HR-system har en begränsad livslängd. Efter några år kan verksamheten vilja byta leverantör eller införa en ny lösning. Då behöver organisationen säkerställa att den historiska dokumentationen bevaras och förblir tillgänglig, bland annat utifrån lagkrav och organisationens egna krav.
Om viktiga personaldokument endast finns i HR-systemet kan ett systembyte innebära ett omfattande och kostsamt arbete med export, migrering och kvalitetssäkring.
Med ett separat personalarkiv blir den långsiktiga dokumentationen mindre beroende av det aktuella HR-systemet. Personalarkivet kan finnas kvar även när HR-systemet byts ut, vilket förenklar övergången och gör det möjligt att behålla åtkomsten till den historiska dokumentationen.
Ett vanligt upplägg
Många organisationer väljer att låta systemen komplettera varandra.
Här är några av de viktigaste skillnaderna mellan ett HR-system och ett digitalt personalarkiv:
Genom integrationer kan information dessutom överföras automatiskt mellan systemen, vilket minskar administrationen.
Frågor att ställa er
Om ni är osäkra på var informationen bör lagras kan följande frågor vara ett bra stöd:
- Är informationen en uppgift eller ett dokument?
- Behöver informationen användas aktivt i en process?
- Hur länge behöver den sparas?
- Finns krav på spårbarhet och historik?
- Ska informationen finnas kvar även om HR-systemet byts ut?
Svaren kan hjälpa er att avgöra vilken lösning som är mest lämplig för er och er verksamhet.
Sammanfattning
HR-system och digitala personalarkiv fyller olika funktioner. HR-systemet stödjer de dagliga HR-processerna medan personalarkivet säkerställer att dokumentationen hanteras strukturerat, säkert och långsiktigt.
När systemen används tillsammans skapas ofta bättre förutsättningar för både effektiv administration och god informationshantering. Resultatet blir högre kvalitet, bättre kontroll och enklare åtkomst till rätt information när den behövs.
