”Både kvaliteten och effektiviteten har ökat med digitala processer.
Att digitalisera och därmed effektivisera verksamheterna är ett pågående arbete i Partille kommun. För kommunen innebär detta en förändringsresa från traditionella till nya arbetssätt som stärker möjligheten för både chefer och medarbetare till ökad service, delaktighet och effektivitet.
Mål för Partille kommun
Målet är att digitalisera alla pappersblanketter för att spara tid och underlätta arbetet. För att automatisera processer som rör kommunens anställda har Partille kommun valt att använda MicroWeb Personalarkiv med tilläggstjänsten Mina Sidor.
Målet är att digitalisera alla pappersblanketter för att spara tid och underlätta arbetet. För att automatisera processer som rör kommunens anställda har Partille kommun valt att använda MicroWeb Personalarkiv med tilläggstjänsten Mina Sidor.
Partille kommun hade tidigare ett stort antal resurskrävande manuella processer som tog onödig tid för löneenheten och annan personal inom organisationen. Kommunen insåg att arbetet kunde effektiviseras inom flera olika delar av verksamheten. Som en modern kommun har Partille som målsättning att kartlägga och digitalisera alla pappersblanketter. Användarvänlighet har också varit en avgörande del när det kom till att hitta en lämplig lösning.
Om Partille kommun
Partille kommun ligger cirka en mil från Göteborgs centrum och har drygt 39 000 invånare. Kommunens vision är att leva mitt i det goda livet och utvecklas på ett sätt som är hållbart - ur ett ekonomiskt, socialt och ekologiskt perspektiv.
"Personalarkivet har medfört att alla processer kring personaldokumentationen har säkrats upp och blivit skyddade mot otillbörlig åtkomst"
Bakgrund till införande
av digitala processer
Partille kommun har varit kund hos MicroData sedan 2007. När Madelene påbörjade sin anställning på kommunen hade de precis påbörjat förändringen från pappersarkiv till digitalt arkiv.
Madelene berättar att mängden fysiska personalakter och utskrifter tagit upp mycket plats samt att hanteringen varit tidskrävande för personalen. Personaldokument har skickats till olika avdelningar och varit lokaliserade på olika geografiska områden. Kopior har även skrivits ut och hamnat i pärmar och personalakter.
I samband med utvecklingen av det påbörjade arbetet med pappersarkivet började kommunen diskutera de möjligheter som fanns för att effektivisera verksamheten på andra sätt. Där beslutade kommunen att gå vidare med att digitalisera pappersblanketter till e-formulär.
– Genom vårt tidigare samarbete visste vi att ni på MicroData är personliga, nära och lätta att få kontakt med. Eftersom ni kunde möta våra behov blev valet av leverantör enkelt, berättar Madelene.
Utmaning
Partille kommun hade upp emot 30 olika pappersblanketter för chefer och medarbetare att hålla reda på och hålla aktuella.
Som medarbetare var man först tvungen att hitta den aktuella blanketten, skriva ut den, fylla i och skriva under. När detta var klart skulle den lämnas in till chef för underskrift och sedan vidare till lön. Detta skulle oftast ske inom ett specifikt tidsintervall. Lönekontoret kontrollerade sedan uppgifterna och förde manuellt in dem i personalsystemet. Alla dessa steg samt transporten av det fysiska dokumentet mellan de olika involverande parterna skapade en lång process och ibland en pressad arbetssituation.
Som medarbetare var man först tvungen att hitta den aktuella blanketten, skriva ut den, fylla i och skriva under. När detta var klart skulle den lämnas in till chef för underskrift och sedan vidare till lön. Detta skulle oftast ske inom ett specifikt tidsintervall. Lönekontoret kontrollerade sedan uppgifterna och förde manuellt in dem i personalsystemet. Alla dessa steg samt transporten av det fysiska dokumentet mellan de olika involverande parterna skapade en lång process och ibland en pressad arbetssituation.
– Löneavdelningen hade en ohållbar arbetssituation för att papper kom in sent. Chefer och administratörer kunde få åka med anställningshandlingar i bil för att få in dem i tid, berättar Madelene.
Att publicera processerna har tagit längre tid än man trodde. Skulle Partille kommun gjort något annorlunda hade de börjat med att kartlägga alla processer och ta en process i taget.
– Om vi hade gjort om resan så hade vi prioriterat anställningsavtalet och satt fokus på det från början. Där märks mest effekt och det är det som är mest komplicerat. Å andra sidan har det varit väldigt lärorikt att göra som vi gjort, berättar Madelene.
Lösning
Partille kommun började med att kartlägga alla pappersblanketter för att se hur många de kunde digitalisera i MicroWeb och vilka som kunde rensas bort.
- En stor fördel var att vi gick igenom alla 30 blanketter som vi hade, för att digitalisera pappersblanketter och rensa bort de onödiga. Vi tog helt enkelt bort flera av dem vilket i sin tur ledde till att vi sparade massor av tid, berättar Madelene.
MicroWeb Personalarkiv har systemstöd som kan hantera alla typer av blanketter vilket underlättade digitaliseringen. Att ta bort pappersarbete och istället kunna använda digitala alternativ mer har också effektiviserat verksamheten och varit tidsbesparande.
– Det vi sparar tid på är slippa alla utskrifter samt att få mycket information förifyllt, så att man som medarbetare redan har namn och andra fält i fyllda. Det behövs bara en kontroll innan det skickas till chefen, berättar Madelene.
På lön har man även infört att alla handlingar skall vara tillhanda senast den 7:e varje månad för att komma med på utbetalningen innevarande månad. Att det nu sker digitalt gör att man undviker onödiga resor och tidspress.
30
Från 30 pappersblanketter
till 9 digitala formulär
till 9 digitala formulär
Resultat
Implementering av MicroWeb Personalarkiv har resulterat i en ökad automatisering, ett tydligare regelverk samt minskad administration och personberoende vilket underlättat det dagliga arbetet för medarbetare, lönepersonal och chefer. Lösningen är också tids- och kostnadsbesparande, inte minst för löneenheten där man tidigare hade många fler manuella rutiner.
- Genom att använda Personalarkivet är besparingen större än investeringen, berättar Madelene.
Automatisering i personalsystemet innebär också mindre risk för felinmatning av olika uppgifter.
- Både kvaliteten och effektiviteten har ökat med digitala processer. Vi har gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär, berättar Madelene.
Idag är verksamheterna i Partille kommun vana vid digitalisering och både chefer och medarbetare ser hur det förenklar vardagen.
Mina Sidor har förenklat hanteringen av information till chefer. Det har också möjliggjort åtkomst till alla processer från ett och samma ställe. Madelene berättar att MicroWeb Personalarkiv med Mina Sidor är tryggt och lätt att använda.
– Mina Sidor är användarvänligt, rent och snyggt. Det finns inga funktioner som man ej skall använda och vi slipper lägga massa tid på att utbilda i systemet, fortsätter hon.
Partille kommun kommer fortsätta med automatisering och bygga formulär för att minska behov av manuell ifyllnad. Förväntningar är att på sikt få bort alla pappersblanketter.
Bakom framgången ligger ett stort engagemang kombinerat med förståelse för digitaliseringsarbete hos både Partilles löneavdelning och MicroData.
– Samarbetet med MicroData har fungerat jättebra. Vi har varit först ut med HR/löne-processer och det har märkts i vårt samarbete då mycket handlat om att förstå varandra. Vinsten av det vi har gjort är att det nu fungerar på det sätt som vi vill arbeta i verksamheten. Vi har hittat nivåer för hur det ska fungera och utvecklas framöver, berättar Madelene.
Digitaliserade processer
Partille kommun har digitaliserat ett flertal processer i MicroWeb.
Här är ett axplock av formulär som har digitaliserats:
ANSTÄLLNINGSAVTAL
Semesterväxling
Växla semester mot timmar och kontanter
Uppsägning
TIMREGISTRERING
Tips från Partille kommun
Rekommendationer från Partille kommun till andra som är på väg att införa digitala processer och ett digitalt personalarkiv
Planera
Fundera över vilka processer ni vill digitalisera och sätt en prioritering.
Fokusera
Sätt fokus på verksamhetsutveckling och användarnytta.
En process i taget
Digitalisera en process i taget.
Läs andra kunders berättelser
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Ambea minskat handläggningstiden för anställningsavtal med 50 timmar/månad.
Västra Mälardalens kommunalförbund använder MicroWeb Personalarkiv och Automatisk Datafångst för att få ett enhetligt digitalt arbetssätt.
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Universitetet minskat handläggningstiden för en anställning med 73%.
MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.