Att digitalisera HR-arbetet är en pågående uppgift i Falkenbergs kommun. Ett led i kommunens digitaliseringsstrategi är att använda sig utav integrationen mellan MicroWeb Personalarkiv och Visma Recruit för att få en pappersfri och smidig rekryteringsprocess. Integrationen har varit mycket enkel att implementera och idag bidrar det digitala arbetssättet till ett mer effektivt, säkert och strukturerat arbetsflöde.
Mål för Falkenbergs kommun
Målet för Falkenbergs kommun är att bli av med allt pappersarbete på HR-avdelningen och löneenheten. För att underlätta och effektivisera arbetet har kommunen valt att använda MicroWeb Personalarkiv med en integration till Visma Recruit.
Syftet med integrationen är att spara tid och strukturera arbetet samt ha alla personalakter samlade på en plats. Tidigare var arkiveringen av dokument relaterade till rekryteringen en tidkrävande process som tog onödig tid från både HR-avdelningen och enhetscheferna som ansvarar för rekrytering. Ibland kunde det även hända att man glömde arkivera och HR behövde påminna enhetschefer om det. Kommunen insåg att ett digitalt arbetssätt skulle effektivera verksamheten och göra arbetet smidigare.
Om Falkenbergs kommun
Falkenbergs kommun med fler än 45 000 invånare ligger på västkusten mellan Göteborg och Malmö. Kommunen har en vision om att växa för en hållbar framtid där människor, föreningar, och företag samverkar med varandra.
"Att koppla MicroWeb Personalarkiv till Visma Recruit var inget jobb i att ställa om. Det var mycket enkelt och krävde inte mycket rutinändringar."
Bakgrund till införandet
Falkenbergs kommun har både en HR-avdelning och en löneenhet. Margareta Olofsson arbetar som lönechef på lönenheten och en del av hennes uppdrag är att centralisera och digitalisera arbetet. Det fysiska arbetet har under lång tid fungerat som det ska på löneenheten, men kommunen har insett att många arbetsmoment kan underlättas och effektiveras genom att digitalisera personalakterna.
- Vi vill digitalisera alla flöden. Tidigare hade varje anställd en arkivmapp och allt fanns i pärmar, säger Margareta Olofsson.
Foto: Tomalv, Adobe Stock Photo
Utmaning
Utmaningen för Falkenbergs kommun har varit att få en välfungerande struktur för rekryteringsprocesserna. Rekrytering var, och är idag är en del av arbetet på avdelningen. 2020 genomfördes 530 rekryteringsprocesser med en eller flera rekryteringar. Processen gick tidigare till som så att när någon anställdes, skulle aktuellt CV skrivas ut från Visma Recruit och läggas i ett kuvert för internpost för att sedan skickas vidare till HR-avdelningen. Innan arkivering kontrollerade HR-medarbetaren om personen var anställd sedan tidigare. Var personen inte anställd behövde eventuellt en personalakt för den anställda skapas. Det var inte bara CV som var i pappersform, utan alla personaldokument var fysiska och samtliga skulle till HR-avdelningen för att samlas i en arkivmapp.
Enhetscheferna på Falkenbergs kommun, cirka 150 chefer, var ansvariga för att skicka samtlig personaldokumentation till HR-avdelningen. Det var en utmaning att samla in alla papper som rör en anställd och det fanns ingen kontroll på om alla personaldokument sedan var på plats hos HR-avdelningen.
– Jobbet utfördes bra, men inte 100%, vissa papper kom in sent och det fanns inga tydliga rutiner eller regelbundna kontroller för hanteringen. Posten kunde också hamna på fel avdelning, då var det inte arbetet med att skicka dem rätt som prioriterades, vilket bidrog till fördröjningar, berättar Margareta Olofsson.
Lösning
Att använda MicroWeb Personalarkiv med integration till rekryteringssystemet Vimsa Recruit kan beskrivas som ett steg i rätt riktning för Falkenberg kommuns digitaliseringsstrategi. Integrationen bidrar till en automatiserad process där personalarkivet dagligen hämtar alla avslutade rekryteringsärenden från Visma Recruit. Denna koppling innebär att papper inte längre behöver skrivas ut och skickas via post för att sedan sorteras i rätt arkivmapp. Risken att papper kommer in sent eller hamnar på fel avdelning finns inte idag.
Det digitala arbetssättet ger en
tidsbesparing på 80-100 arbetstimmar
per år enligt MicroDatas uträkning
tidsbesparing på 80-100 arbetstimmar
per år enligt MicroDatas uträkning
Resultat
Integrationen mellan MicroWeb Personalarkiv och Visma Recruit har resulterat i ett effektivare arbetssätt och bidragit till en högre säkerhet. Idag är det färre personer som hanterar informationen då personaldokumenten automatiskt hamnar i MicroWeb Personalarkiv och arkiveras.
- Kopplingen mellan MicroWeb Personalarkiv och Visma Recruit gick väldigt smidigt, det krävdes inte många rutinändringar. Det var inget jobb att behöva ställa om, istället var det bara att köra på, berättar Margareta Olofsson.
En uträkning gjord av MicroData påvisar att det digitala arbetssättet dessutom resulterat i en tidsbesparing på 80–100 arbetstimmar per år för Falkenbergs kommun. Arbetstid från personalen på HR-avdelningen, löneenheten och enhetscheferna som numera kan ägnas åt annat i verksamheten.
- Det är en ren tidsvinst att slippa pappersvarianten, säger Margareta Olofsson.
Idag har Falkenbergs kommun en mycket enklare rekryteringsprocess som exkluderar många av de arbetsmoment som den manuella processen innebar. Kommunen slipper leta fram papper då processerna är automatiserade och personaldokument gallras automatiskt efter uppsatta rutiner.
Falkenbergs kommun kommer att fortsätta med digitaliseringen av HR-arbetet för att minska det manuella arbetet. Förväntningarna är att på sikt bli av med pappersarbetet helt och hållet.
Tips från Falkenbergs kommun
Rekommendationer från Falkenberg till andra som är på väg att införa ett digitalt personalarkiv
Prioritera
Fundera över i vilken ordning som ni vill digitalisera HR-arbetet samt i vilken ände ni ska börja.
Sätt tydliga mål
Sätt upp olika mål för vad ni vill åstadkomma med er digitalisering. På så sätt jobbar ni på ett målmedvetet sätt som kommer hjälpa er i arbetet.
Integrera era HR- system
Ta vara på möjligheter och se hur era HR-system kan samverka och integreras mot andra system.
Läs andra kunders berättelser
MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Universitetet minskat handläggningstiden för en anställning med 73%.
Med MicroWeb Personalarkiv har Partille kommun gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär med digitala processer.
Sedan införandet har Ambea minskat handläggningstiden för anställningsavtal med 50 timmar i månaden.