Inom offentlig sektor prioriteras i allt högre grad, effektiva lösningar för digitalisering och smidig hantering av personaldokumentation. Alvesta kommun har valt att använda MicroWeb Personalarkiv för att prioritera ett digitalt personalarkiv i kommunen.
Bakgrund till införande av ett digitalt arkiv
Alvesta kommun har en HR-avdelning där all personaldokumentation hanteras centralt.
Lars Hjertquist, Britt-Marie Gustavsson och Ingrid Christenson arbetar som systemförvaltare på HR-avdelningen på Alvesta kommun. De har som mål att aktivt arbeta med digitalisering av personaldokument och ser en stor vinst med att bli av med alla papper.
Projektgruppen, bestående av de tre systemförvaltarna, berättar att de var trötta på att sortera bland mängder av papper samt ha skåp som varje år blev översvämmade av nya papper. Skåpen där personaldokumentationen förvarades var dessutom inte brandsäkra och tog otroligt mycket plats i källare, korridorer och till och med inne i kontorsutrymmen.
Arbetet med pappersarkivet tog oerhört mycket tid, försvårade gallring och var framförallt inte säkert eftersom skåpen och dess innehåll fanns tillgängliga på så många ställen runt i kommunhuset.
– Vem som helst som hade tillgång till kommunhuset har i princip tillgång till akterna, förklarar Britt-Marie Gustavsson.
Arbetet med pappersarkivet tog oerhört mycket tid, försvårade gallring och var framförallt inte säkert eftersom skåpen och dess innehåll fanns tillgängliga på så många ställen runt i kommunhuset.
Om alvesta kommun
Alvesta kommun med fler än 20 000 invånare ligger mitt i södra Sverige. Kommunen präglas av ett starkt näringsliv med hög sysselsättning och hög kvalitet inom den kommunala servicen.
"Personalarkivet har medfört att alla processer kring personaldokumentationen har säkrats upp och blivit skyddade mot otillbörlig åtkomst"
Utmaning
Utmaningen med att starta processen mot ett digitalt personalarkiv har enligt kommunen varit att bestämma vad som faktiskt ska finnas i dokumenthanteringsplanen och personalakten. Eftersom dokumenthanteringsplaner skiljer sig åt mellan kommuner så skiljer det sig även gällande vad personalakten ska innehålla.
– Genom att vi själva fått vara med och ta fram förändringar i dokumenthanteringsplanen samt arbetat fram ett politiskt beslut på förändringarna. Det har dessutom underlättat arbetet med införande av ett digitalt personalarkiv, berättar Ingrid Christenson
Det var en utmaning att ta fram en dokumenthanteringsplan som samtidigt följer alla lagar och regler. Projektgruppen tog hjälp av Sydarkivera för att verifiera sitt arbete.
Att ha en frihet i hur man lagt upp sitt arbete har varit ett vinnande koncept berättar de. De menar även på att det har varit ett krav från projektgruppen själva att de fått jobba fram en egen dokumenthanteringsplan som passar verksamheten.
Gallringen och sorterandet har varit en utmaning för kommunen men projektgruppen uttrycker att dokumenthanteringsplanen underlättat arbetet.
– Det är en utmaning att gallra och sortera, men med dokumenthanteringsplanen flyter allt på hur bra som helst, säger Britt Marie Gustavsson.
Det var en utmaning att ta fram en dokumenthanteringsplan som samtidigt följer alla lagar och regler. Projektgruppen tog hjälp av Sydarkivera för att verifiera sitt arbete.
Att ha en frihet i hur man lagt upp sitt arbete har varit ett vinnande koncept berättar de. De menar även på att det har varit ett krav från projektgruppen själva att de fått jobba fram en egen dokumenthanteringsplan som passar verksamheten.
Gallringen och sorterandet har varit en utmaning för kommunen men projektgruppen uttrycker att dokumenthanteringsplanen underlättat arbetet.
– Det är en utmaning att gallra och sortera, men med dokumenthanteringsplanen flyter allt på hur bra som helst, säger Britt Marie Gustavsson.
I samband med att GDPR trädde i kraft blev det en större anledning att sätta fart på processen för att ha ett digitalt arkiv, berättar Lars Hjertquist.
Britt-Marie Gustavsson, Ingrid Christenson och Lars Hjertquist på Alvesta kommun.
Lösning
Alvesta började hösten 2018 att sortera och rensa i sina personalakter. Genom att de använde Personec P kände de till MicroData sedan tidigare och tyckte att MicroWeb Personalarkiv var en relevant och bra lösning för digital arkivering av personaldokumentation. Att personalarkivet finns åtkomligt via Personec P har varit en avgörande faktor.
Alvesta kommun bestämde sig för att de inte kunde ha både ett digitalt arkiv och ett pappersarkiv. De förde in en regel i dokumenthanteringsplanen om två års fysisk förvaring innan dokument bränns. De fysiska dokumenten förvaras i lådor sorterade på datum. Där är informationen tillgänglig för de som behöver.
– MicroWeb Personalarkiv har medfört att alla processer kring personaldokumentationen har säkrats upp och blivit skyddade mot otillbörlig åtkomst, berättar Lars Hjertquist.
Systemförvaltarna har själva skött skanning av personaldokumenten med hjälp av sin multifunktionsskrivare. Automatisk tolkning av personnummer på anställningsavtalen har varit värdefullt och tidsbesparande. Skanningen har varit ett arbete som prioriterats av projektgruppen. I februari 2020 blev projektgruppen klara med skanningen av alla fysiska personalakter från 1970 och framåt, de hade då skannat in drygt 8000 personalakter.
Ungefär 4 timmar i veckan under 11 månaders tid har det tagit att digitalisera samtliga personalakter för Alvesta kommun.
– Ungefär ett halvår har det tagit att skanna in alla dokument från 1980-talet, säger Lars Hjertquist.
Resultat
MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.
- Fokus är att digitalisera och avveckla pappersarkivet. Digitalt Personalarkiv gynnar verksamheten och det vardagliga arbetet, säger Lars Hjertquist.
Idag slipper handläggare leta efter akter och får en säker samt bättre rutin för hantering av personaldokumentation. Det är ett smidigt sätt att lägga in nya akter och nya anställningar kan skrivas in direkt i MicroWeb Personalarkiv.
Kommunen sparar in mycket tid både på att slippa leta och sortera dokument. Självservicen höjs även då andra också kan logga in och titta. Tre fjärdedelar av tiden för den fysiska administrationen kan istället läggas på annat i verksamheten.
– MicroData har varit lyhörda och hjälpsamma under processens gång. Tillsammans med Visma och med hjälp av vår leverantör av multifunktionsskrivare har de gett god och bra service säger Lars Hjertquist.
Att systemförvaltarna tillsammans kunnat driva projektet har varit positivt och gett både mervärde och engagemang berättar dem.
– Vi har lärt oss mycket under resan. Vinnande har faktiskt varit att vi själva har drivit projektet. Det har skapat engagemang och bidragit till att det gått väldigt smidigt.
Digitalt arkiv
75%
Kommunen sparar tre fjärdedelar av administrativtid med det digitala arkivet
Tips från Alvesta kommun
Rekommendationer från Alvesta till andra som är på väg att införa ett digitalt personalarkiv
TA FRAM
en plan att följa
Ha en noggrann planering redan från start.
Uppdatera dokumenthanteringsplan
Se till att dokumenthanteringsplanen är uppdaterad och korrekt anpassad till verksamheten.
Skapa rutiner och prioritera gallring
Prioritera arbete runt gallring och sortering för bästa resultat och skapa en rutin för detta.
Läs andra kunders berättelser
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Ambea minskat handläggningstiden för anställningsavtal med 50 timmar/månad.
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Universitetet minskat handläggningstiden för en anställning med 73%.
Partille kommun
Med MicroWeb Fakturaarkiv slipper KTM arkivera fysiskt och kan attestera sina fakturor var som helst.
Västra Mälardalens kommunalförbund använder MicroWeb Personalarkiv och Automatisk Datafångst för att få ett enhetligt digitalt arbetssätt.