MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

HR-arbetet i en föränderlig värld

HR-arbete

Den värld vi lever i förändras mycket just nu på grund av den pågående coronapandemin. Många företag har behövt ställa om på olika sätt. Flertalet beslut måste fattas på kort tid och möjligen på ett sätt som aldrig tidigare upplevts. Allt fler företag tvingas till omstrukturering av personalen till följd av permitteringar eller varsel. För att kunna genomföra beslut och förändringar samt upprätthålla ordning och reda är det viktigt att HR- avdelningen har de verktyg som behövs samt en arbetssituation som möter dessa behov.

Pappersblanketter kontra digitala formulär

 

Att arbeta med papper kan upplevas som krävande eftersom det kan vara svårt att hålla reda på var olika dokument finns, vem dokumenten tillhör och om dessa är sekretessbelagda. Därtill kommer behovet av kontroll på att hantering av personuppgifter följer olika lagar och krav, som exempelvis GDPR. Genom att arbeta i ett digitalt Personalarkiv som hanterar samtliga personaldokument strukturerat, kan arbetet effektiviseras betydligt.

Partille Kommuns löneavdelning är ett exempel på en kommun som genomgick denna förändring. De har gått från en stor mängd fysiska pappersblanketter till ett mindre antal digitala formulär. En sådan digitaliseringsresa har för Partille kommun medfört enorma tidsbesparingar. Detta har i sin tur har ökat servicen, delaktigheten, kontrollen och effektiviteten för kommunens anställda.

Läs mer om Partille kommuns digitaliseringsresa här.

Pappersarbetet hemifrån försvåras

 

Nu när arbete hemifrån ökar, förändras arbetssituationen för många. För de som vanligtvis sköter stora delar av sitt arbete med papper kan distansarbetet upplevas särskilt krävande. Många personaldokument kan ligga kvar på kontoret eller på andra platser. Dessutom behöver en del dokument ofta signeras av olika personer, vilket kan upplevas omständligt. Genom att ha en funktion för digital signering / attestering kopplad till det digitala personalarkivet kan även detta ske snabbt och smidigt utan fysiska möten.

Partille Kommun har upplevt bekymret med distansen och signeringen. Kommunen hade en krävande tillvaro i och med att de behövde hålla koll på samtliga papper som skulle skickas emellan olika avdelningar. Efter Partille Kommuns digitaliseringsresa och införandet av det digitala personalarkivet upplever de inte längre bekymret då samtliga formulär finns samlade på ett ställe, med åtkomst som innebär att dokument inte fysiskt behöver förflyttas mellan olika personer och avdelningar.

Digitalt arbete bidrar till en effektiv arbetssituation

 

Slutligen kan vi konstatera att i tider som dessa är inget som det brukar vara. Särskilt för de som arbetar med HR och personalfrågor är situationen extraordinär. Aldrig tidigare har ordning och reda på en arbetsplats och en HR-avdelning varit så viktig som idag. Att arbeta med ett digitalt Personalarkiv kan vara vägen framåt för en mer flexibel och effektiv arbetssituation som kan möta Era behov.