Spara tid med digitalt personalarkiv

Uppdaterad
2020-03-24

Svenska företag och organisationer ligger generellt i framkant med digitaliseringen. Däremot har HR-branschen halkat efter i denna stegrande utveckling. Enligt KvalitetsMagasinet visar undersökningar att anledningen till detta är att många företag lägger stora investeringar på utveckling av verktyg och funktioner kring rekryteringsprocessen men att arbetet som sedan följer inte är lika digitaliserat. Utbudet av mer kompletta lösningar för HR-arbetet är därför väldigt begränsat. Många personalsystem erbjuder enklare lösningar, dessa lösningar är oftast anpassade för anställningsprocessen alternativt en signeringslösning samt en ostrukturerad ”arkivering”.

Tidskrävande med pappersblanketter

Många företag sköter fortfarande stora delar av sitt HR-arbete med pappersblanketter – Vilket i sin tur ofta är väldigt tidskrävande. Eftersom många olika parter behöver vara inblandade för underskrifter och godkännande skickas ofta papper fram och tillbaka mellan olika avdelningar och personer. Även faktorer som avstånd kan försvåra processen att få in godkännande och underskrifter i tid. Fysisk hantering av personaldokumentation kräver dessutom mycket utrymme för arkivering.

I takt med att en organisation växer blir det allt svårare att hålla ordning på sina personaldokument. Genom att digitalisera sina HR-processer har organisationer stora möjligheter att effektivisera sitt HR-arbete. Kan detta kombineras med en bra e-arkivering där du enkelt kan samla och hitta allt som rör en anställd sparas både tid och utrymme. Ett digitalt personalarkiv underlättar även arbetet på distans eftersom att du har tillgång till dina personaldokument vart du än befinner dig.

Databehandling i linje med GDPR

Det är lätt att missa själva arkiveringen i sitt digitaliseringsarbete och glömma vad som ska hända med informationen sedan. Även digitalt material ska sparas och gallras enligt gällande lagar och förordningar. Då ett personalarkiv hanterar stor mängd personuppgifter är det särskilt viktigt att välja en lösning som säkerställer att all databehandling och lagring sker enligt fastställda rutiner för att uppfylla kraven gentemot dataskyddsförordningen (GDPR).

Tidsskillnaden mellan digitalt kontra fysiskt personalarkiv

Bilden ovan är från en faktisk mätning som gjordes i samarbete med ett medelstort kommunalförbund. Den visar tidsskillnaden på att arbeta med ett fysiskt pappersarkiv kontra ett digitalt personalarkiv.

Vi har genom vår lösning MicroWeb Personalarkiv hjälpt många företag och organisationer med digitaliseringen av sitt HR-arbete.

Kontakta oss

Har du några frågor kring blogginlägget?
Kontakta Hilde!

MicroData – leverantör av MicroWeb Personalarkiv

MicroData erbjuder tjänsten MicroWeb Personalarkiv. MicroWeb Personalarkiv är ett system för bevaring och hantering av personalrelaterad information. Systemet underlättar det dagliga arbetet och hjälper organisationer att få kontroll på information som rör personalen.

MicroWeb Personalarkiv kan dessutom vara ett steg på vägen för att uppfylla en organisations, eller ett företags GDPR-strategi.