För många organisationer är det en självklarhet att ha en aktuell och beslutad dokumenthanteringsplan. Men alltför ofta prioriteras detta arbete bort. Att inte ha en tydlig och uppdaterad dokumenthanteringsplan som följer riktlinjerna, kan medföra flera risker för er organisation. I detta blogginlägget får ni reda på varför ni borde prioritera att ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan.
Vad är en dokumenthanteringsplan?
En dokumenthanteringsplan, även kallad för arkivförteckning, informationsplan, dokumentplan eller gallringsplan, ger en överblick över hur handlingar ska hanteras och förvaras i en organisation. Om ni vill veta mer om olika benämningar för dokumenthanteringsplan kan ni läsa mer på Riksarkivet.
Finns det en lag som kräver dokumenthanteringsplan?
Det finns ingen lag som kräver att en organisation ska ha en dokumenthanteringsplan. Dock bör den ses som ett verktyg som hjälper organisationer att uppfylla kraven i arkiv- och offentlighetslagstiftningen när det gäller hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Den är även ett verktyg för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen (GDPR).
Vad är syftet med en dokumenthanteringsplan?
En dokumenthanteringsplan har flera funktioner. Den ger medarbetare anvisningar om hur de ska hantera, upprätta och ta emot handlingar. Den ger också information om var handlingarna befinner sig och om framtida hantering. En annan viktig funktion är att det ger tydlighet kring rutinerna för gallring. I sin tur skapar det struktur och överblick över organisationens handlingar och ger en bättre informationssäkerhet med tydlig spårbarhet för viktiga dokument.
För er som arbetar med ISO underlättar en uppdateringsplan revisioner genom ett enklare sätt att säkra bevisning, uppföljning och spårbarhet av viktig information. Den visar vem som har ansvar, var informationen finns, hur länge den bevaras samt säkerställer klassning och versionshantering.
Varför är det viktigt att hålla dokumenthanteringsplanen uppdaterad?
En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument som behöver anpassas och uppdateras kontinuerligt för att vara relevant. Utan en uppdaterad dokumenthanteringsplan blir det svårt för medarbetarna att skapa struktur och ha en helhetsbild av arkiv-och informationshanteringen.
Att hålla er dokumenthanteringsplan uppdaterad kräver vanligtvis mindre arbete än att skapa en helt ny plan från grunden. Men det betyder inte att det är mindre viktigt att genomföra. Att inte uppdatera er dokumenthanteringsplan kan i allvarliga fall leda till att er organisation bryter mot viktiga lagar och regler, såsom arkiv- och offentlighetslagstiftningens krav och GDPR.
Förutom att undvika juridiska konsekvenser och följa regelverk bidrar en uppdaterad dokumenthanteringsplan till att minimera risker och säkerställa att endast behörig personal har åtkomst till känslig information. Detta är en avgörande åtgärd för att skydda er organisations integritet och säkerhet.
Välj ett system som underlättar informationshanteringen
Det är fördelaktigt att välja ett system som kan möta era rutiner enligt dokumenthanteringsplanen. På så sätt behöver ni inte utföra arbetet manuellt.
Vår tjänst, MicroWeb, kan automatiskt hantera och gallra dokument enligt era uppsatta rutiner. Genom att välja ett system som enkelt kan anpassas till era behov får ni en tydlig struktur för den digitala informationshanteringen, vilket gör det mer effektivt och mindre tidskrävande.
Prioritera er informationshantering
Så för att sammanfatta, prioritera en uppdaterad dokumenthanteringsplan och dra nytta av dess fördelar för er organisation. Det kommer inte bara att säkerställa att ni uppfyller lagkrav och minimerar risker, utan det kommer också att skapa en mer strukturerad och överblickbar arkiv- och informationshantering för er verksamhet.
Nyfiken på att veta mer?
Vill ni veta mer om dokumenthanteringsplaner och vad som är bra att tänka på? Då rekommenderar vi att ni läser vårt tidigare blogginlägg:
”Dokumenthanteringsplan – ett utmanande men värdefullt arbete”.
Har ni andra frågor eller funderingar kring dokumenthanteringsplanen är ni välkomna att kontakta oss.
