En viktig del i en organisations digitaliseringsarbete är att ta fram och besluta en dokumenthanteringsplan som följer organisationens arbetssätt. Men vad är egentligen en dokumenthanteringsplan? Och vad är viktigt att tänka på vid upprättandet av planen? I detta blogginlägg försöker vi besvara några vanliga frågor som kan dyka upp när en organisation går i tankar om att upprätta en dokumenthanteringsplan.
Varför dokumenthanteringsplan?
Att upprätta en dokumenthanteringsplan är en förutsättning för att kunna styra och överblicka organisationens handlingar på ett effektivt sätt. Det ökar också möjligheten till insyn i verksamheten. För medarbetare blir det dagliga arbetet dessutom lättare då de med enkelhet kan söka fram information och hur den skall bli behandlad. Därför är det viktigt att planera sin dokument- och informationshantering så att den går att söka i och ta del av under hela den tid som informationen ska vara bevarad. För att digitaliseringen av informationshanteringen ska fungera smidigt och enkelt i verksamheten är det viktigt att ha en aktuell och beslutad dokumenthanteringsplan.
Vad är en dokumenthanteringsplan?
En dokumenthanteringsplan, även kallad för arkivförteckning, informationsplan, dokumentplan eller gallringsplan, ger överblick över hur handlingar ska vara hanterade och förvarade i en organisation. Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg som hjälper organisationer och verksamheter att leva upp till arkiv- och offentlighetslagstiftningens krav. Den är också ett verktyg för att uppfylla kraven från dataskyddsförordningen (GDPR).
Läs gärna på Riksarkivet om en annan benämning på dokumenthanteringsplan.
Hur utformas den och vilka handlingar ska ingå?
Det finns många sätt att arbeta fram en dokumenthanteringsplan på. Det viktigaste att tänka på är att det tydligt ska framgå hur olika handlingar och dokument ska vara hanterade. Det är att rekommendera att dokumentplanen alltid ska utgå från den egna verksamheten. I planen bör det även framgå vilka verksamheter och processer som finns och vilka dokument som ska ingå i dessa.
Exempel på handlingar som ska vara med är olika typer av formulär såsom blanketter och utskrifter men även avtal, rapporter, register och data som skickas och hämtas från andra system.
På Samrådsgruppen kan du läsa mer om hur arbetsgången kan se ut.
En kundberättelse om upprättande av en dokumenthanteringsplan
Det kan vara en utmaning att ta fram en dokumenthanteringsplan som passar den egna organisationen och som samtidigt följer samtliga lagar och regler.
För vår kund Alvesta kommun har upprättandet av en dokumentplan varit en utmaning men också ett steg i rätt riktning. Dokumentplanen har hjälpt kommunen att underlätta det dagliga arbetet samt införandet av det digitala personalarkivet. Gallringen och sorterandet blev tidigare betraktad som en utmaning men med en ny beslutad dokumentplan har arbetet förenklats avsevärt. Det som även underlättade för kommunen var att de utformade dokumentplanen med mycket frihet och anpassat utefter den egna organisationen. Idag ser Alvesta kommun stora fördelar med att ha en dokumentplan som stöd i sin verksamhet.
Läs mer om Alvesta kommun och deras berättelse om upprättandet av sin dokumenthanteringsplan.
Några viktiga punkter att tänka på vid upprättandet av en dokumenthanteringsplan:
- Planera och avsätt tid för arbetet samt utse en projektgrupp som ansvarar för genomförandet
- Utgå från den egna organisationen och beskriv tydligt hur handlingar ska vara hanterade
- Inkludera enbart handlingstyper som är aktuella idag och undvik inaktuella handlingstyper, format eller gallringsfrister
- Se dokumentplanen som ett löpande arbete och håll den uppdaterad i organisationen
- Efterlev lagar och regler. För dig som jobbar inom HR finns det ett tidigare blogginlägg som sammanfattar hur länge olika personuppgifter får bli bevarade i en organisation
Skapar struktur och ger bättre insyn i organisationen
Sammanfattningsvis kan vi säga att en uppdaterad dokumenthanteringsplan kommer att ge en samlad struktur och bättre överblick över hela arkiv-och informationshanteringen. Dokumentplanen kommer dessutom att underlätta det dagliga arbetet. Därtill även säkerställa att ert arbetssätt sker i enlighet med aktuella lagar och regler. Arbetet med att upprätta en dokumenthanteringsplan kan upplevas som omfattande men vinsten med arbetet är stor för hela organisationen.
