Digitalisering av HR-processer är en uppåtgående trend. Allt fler organisationer inser att digitala processer underlättar och effektiviserar arbetet för HR. Inför övergången till en digital arbetsmetod väcks frågor som exempelvis; Hur planerar man inför digitaliseringen? Vad är viktigt att tänka på?
I det här blogginlägget vill vi dela med oss av några värdefulla tips för det förberedande arbetet. Bra förberedelser är nämligen avgörande för hur ni kommer lyckas med er digitalisering. Det gör också att ni minimerar risken för potentiella felsteg och ökar möjligheten att era digitala HR-processer kommer att vara effektiva på riktigt.
Digitalisera era HR- processer - Tips på hur ni förbereder er
1. Utse deltagare till projektteamet
För att säkerställa ett strukturerat arbetssätt rekommenderar vi att ni utser deltagare till ert projektteam. Arbetet blir nämligen betydligt smidigare när rätt personer är involverade i projektet. Ta er tid att noga fundera över vilka som bör vara delaktiga från början och vilka ni eventuellt kan kalla in vid behov, exempelvis vid testning. IT-avdelningen kommer också att spela en viktig roll för vissa delar av projektet, som exempelvis vid integrationer med andra system. Det är samtidigt bra att tänka på att för många deltagare i projektteamet kan göra det svårt att koordinera. Däremot är det bra att kommunicera hur digitaliseringen kommer att påverka respektive avdelning och olika arbetsroller.
2. Se över era befintliga system
Innan ni påbörjar digitaliseringen av era HR-processer är det nödvändigt att ni redan har vissa system på plats. Det är nämligen nödvändigt att ni har lösningar för att signera, arkivera och gallra dokument. Vi rekommenderar därför att ni har ett digitalt personalarkiv, ett personalsystem samt en lösning för digital signering.
3. Prioritera användbarhetsnyttan
Fundera över vilka processer ni vill digitalisera och sätt en prioriteringsordning för dessa. Börja med de processer som är mest tidskrävande och utgå från verksamhetsutveckling och användbarhetsnytta.
4. En process i taget
Välj att digitalisera en process i taget istället för att försöka hantera flera processer samtidigt. Genom att fokusera på en process åt gången ökar era förutsättningar att lyckas med helheten. Digitaliseringen omfattar flera olika moment och lyckas ni automatisera samtliga steg inom en process kommer ni uppleva ett mycket smidigare arbetssätt. Dessutom kommer en första, lyckad process inspirera och underlätta digitaliseringen av övriga processer.
5. Kartlägg era manuella processer
Genom att kartlägga era manuella processer och identifiera dess komplexitet, får ni en bra överblick om hur ni arbetar idag. Detta ger er bättre förutsättningar och idéer till hur ni kan omvandla processen digitalt.
6. Slå ihop era processer
Fundera över om det finns processer som är väldigt lika varandra. I en digital version går det ofta att slå ihop processerna för att minska antalet och därmed minska framtida underhåll. Sträva efter att göra processerna så likartade som möjligt för att underlätta för personalen som arbetar med dem. Kom ihåg att arbetet kan bli mycket krångligare om ni arbetar på flera olika sätt.
7. Eliminera manuella steg
När ni har kartlagt er process, kan ni granska och se över vilka manuella steg som kan tas bort. Här kan ni fundera på vilka kommunikationsvägar som kan digitaliseras istället. Till exempel kan posthantering med fysisk signering ersättas med en digital länk. Genom en sådan länk kan ni signera ett digitalt dokument direkt. Att kräva inloggning eller använda Mobilt BankID för att signera dokumentet kan även förbättra säkerheten. Det kan också vara klokt att reflektera över om något behöver läggas till eller ändras när processen görs digital.
8. Digitalisera samtliga HR-processer
Se till att digitalisera samtliga HR-processer för att slippa kontrollera och följa upp manuella processer. När alla processer är digitala blir det mycket enklare att göra rätt och bibehålla kontrollen, så att inget faller mellan stolarna. Samtidigt får man ett gemensamt arbetssätt genom hela organisationen.
9. Ta extern hjälp
Det kan vara en bra idé att ta extern hjälp när ni digitaliserar era HR-processer. Genom att få feedback från en tredje part som står utanför processen kan ni få nya perspektiv på hur ni kan göra er process mer effektiv. Vi på MicroData stödjer er gärna i detta arbete.
En bra förberedelse underlättar digitalisering av era HR-processer
Sammanfattningsvis finns det mycket att vinna på goda förberedelser innan ni påbörjar er digitalisering av HR-processer. Genom noggranna förberedelser minimeras risken för oreda, överflödiga moment eller komplicerat arbete. Samtidigt ger detta er en bättre struktur under hela processens gång.
Vill du veta mer om digitala HR-processer? Då tipsar vi om vårt blogginlägg ”Vad är en digital process egentligen”?. Genom att läsa det blogginlägget får ni en ökad förståelse om hur digitala processer kan fungera i praktiken.
I ett annat av våra blogginlägg, ”Digitala HR-processer – Vilka fördelar ger det?” kan ni ta del av hur digitala HR-processer kan förenkla och effektivisera er arbetsvardag.
Behöver ni ha hjälp med att komma igång med era digitala HR-processer? Eller har svårt att sätta samman alla delar kring digitaliseringen? Då är ni varmt välkomna att kontakta oss.
