Idag genereras och lagras enorma mängder information. Organisationer, företag och till och med privatpersoner samlar på sig allt fler dokument och filer. Men vad händer när mängden information blir överväldigande? Det är här behovet av dokumentgallring kommer in i bilden.
Vad betyder gallring?
Gallring handlar helt enkelt om att välja ut vilka dokument som ska bevaras och vilka som kan tas bort. Det är en nödvändig och viktig aktivitet för att skapa ordning, effektivitet och säkerhet i vår informationshantering. (källa: Riksarkivet). Att arkivera information handlar inte bara om att ha den tillgänglig, utan också om att kunna använda den som bevis eller dokumentation vid behov. Dokument som inte uppfyller dessa syften tas oftast bort istället för att arkiveras.
Definitionen av ”bevis” och ”dokumentation” kan variera beroende på tillämplig lagstiftning och organisationens mål. Trots detta är gallring en viktig del av informationshanteringen, eftersom bevarande och gallring är ömsesidigt beroende av varandra. Bevarande blir meningsfullt endast när det kombineras med lämplig gallring, och tvärtom. Enligt dokumenthanteringsstandarden ISO 15489-1 bör dokument inte sparas längre tid än nödvändigt.
Det är också viktigt att skilja mellan begreppet ”rensning” och gallring. Rensning handlar om att ta bort handlingar som inte är allmänna, medan gallring alltid handlar om att förstöra allmänna handlingar.
Nu när vi har förstått vad gallring handlar om och dess betydelse, låt oss utforska varför det är så viktigt att rensa ut våra dokument:
Skapa ordning och struktur
Det finns flera fördelar med dokumentgallring. En fördel med gallring är att det kan förbättra informationshanteringen och effektiviteten i en organisation. Genom att minska mängden information minskar risken för att viktig information går förlorad eller förbises. Det underlättar informationsflödet och beslutsfattandet. När det finns färre dokument att hantera blir det lättare att snabbt hitta relevant information och fatta välgrundade beslut. Genom att gallra dokument kan man också skapa tydliga strukturer och system för informationshanteringen, vilket underlättar samarbete och kunskapsdelning inom organisationen.
Skydda personuppgifter och följ lagar
Gallring av dokument bidrar också till att skydda personuppgifter och efterleva lagar. Genom att ta bort dokument som inte längre behövs minskar man risken för obehörig åtkomst till personlig eller känslig information. Det hjälper också organisationer att efterleva relevanta lagar och förordningar om dataskydd, som exempelvis GDPR (General Data Protection Regulation).
Bevara historiskt värdefull information
Det är dock viktigt att inte bara gallra för gallringens skull. För samtidigt som det är viktigt att gallra dokument är det också nödvändigt att identifiera och bevara dokument med historiskt eller juridiskt värde. Vissa dokument kan vara av betydelse för att uppfylla regleringskrav, bevisa affärstransaktioner eller bevara organisationens historia. Genom att implementera en strukturerad gallringsprocess kan man säkerställa att sådana dokument upptäcks och bevaras på rätt sätt, samtidigt som man undviker att behålla onödig eller föråldrad information.
Spara lagringsutrymme och kostnader
Ytterligare fördel med gallring är att det sparar lagringsutrymme och minskar kostnaderna för datalagring. Att behålla alla dokument oavsett relevans kan leda till överbelastade servrar och ökade kostnader för kapacitetsökningar. Genom att aktivt gallra kan man identifiera och ta bort duplicerade, föråldrade eller onödiga filer, vilket frigör utrymme och minskar behovet av extra lagring.
Vill du veta mer om bevaring av olika HR-dokument, så tipsar vi om vårt tidigare blogginlägg ”Hur länge får HR-dokumentation bevaras?”
Tips för en effektiv gallring
För att genomföra en effektiv gallring finns det några tips att följa:
- Det är viktigt att skapa en gallringspolicy som innehåller tydliga riktlinjer och rutiner som passar organisationens behov och följer gällande lagstiftning
- Definiera tydliga kriterier för att bedöma vilka dokument som ska behållas och vilka som kan gallras. Kriterierna kan baseras på relevans, ålder, lagstadgade krav eller andra faktorer.
- Utbilda och involvera personalen så att de förstår vikten av gallring och hur de kan delta i processen. Genom att utbilda dem om gallringspolicyn, riktlinjer och verktyg underlättar man genomförandet av gallringen.
- Automatisera gallringsprocessen genom att använda verktyg och system för att underlätta gallringen. Automatisering kan hjälpa till att identifiera duplicerade filer, följa tidsfrister för bevarande och hantera gallringsprocessen mer effektivt.
Så, varför är det viktigt att gallra dokument? Svaret är enkelt – det är nyckeln till en mer organiserad, effektiv och säker informationshantering.
Källor:
e-gallrarätt (2013) (bok)
Riksarkivet – Om gallring
Riksarkivet – Värdera och gallra
