Allt fler organisationer prioriterar digitalisering av sina HR-processer. Varför är det fördelaktigt att digitalisera processerna? Hur fungerar det för olika medarbetare? I det här blogginlägg får du lära dig mer om hur och varför HR-processer hjälper dig och din HR-avdelning!
Vad är fördelarna med digitala HR-processer?
Att digitalisera organisationens HR-processer förenklar arbetet och effektiviserar många tidigare manuella arbetsmoment. Med digitala HR-processer slipper ni skicka pappersblanketter mellan olika avdelningar, vilket kan ta flera dagar samt att papper kan försvinna eller glömmas bort på vägen. Dessutom säkrar man ett tydligt styrt och enhetligt arbetssätt för hantering av viktig personalinformation. Några av fördelarna är:
- Styrda processer och därmed enhetliga rutiner inom organisationen
- Inte personberoende – Processerna är inte beroende av att en person finns på plats på sitt kontor
- Snabbare vägar för signering (ej postgång)
- Dokumenten sparas digitalt vilket säkrar att de inte försvinner i hanteringen
- Minskar risken att obehöriga ser informationen som skickas
- Automatisk förifyllnad av personalinformation på formulären om man har personalregistersynkronisering
- Lätt att bifoga bilagor i utskicken
- Automatisk påminnelse om svar uteblir
- Mindre kunskap behövs eftersom formuläret kan ha automatisk förifyllnad på valda delar
- Processen kan startas från ett formulär eller från ett dokument som skapats på kundens intranät: Formulär, dokument, arbetsflöde, signering – alla dessa delar kan ingå och kopplas på
Vilka HR-processer finns?
Det finns väldigt få begränsningar för vilka HR-processer som kan digitaliseras. De flesta manuella HR-processer kan ersättas med en digital motsvarighet. Den process som många organisationer oftast börjar digitalisera är anställningsprocessen.
Utöver anställningsprocessen börjar allt fler organisationer få upp ögonen för andra HR-processer såsom uppsägning, semesterväxling och löneförändring. Det finns väldigt många fler processer som ett personalarkiv kan hantera. Några exempel är flextidanmälan, bonusutfall, semesteransökan, intyg, rekryteringsgodkännande, varningar mm.
Fungerar processen likadant för samtliga medarbetare?
En process bygger på ett bestämt arbetsflöde där vissa roller eller personer är inblandade i olika steg. Det kan gälla framtagande av dokument, kompletteringar, ifyllnad eller bara signering. Normalt sett ser en medarbetare den delen som hen är inblandad i eller behörig att se. Beroende på vilken roll den anställda har i organisationen kan det se olika ut i ett system, det vill säga gränssnittet varierar. Om man exempelvis arbetar med HR/lön finns ofta ett större administrativt behov och därför en ökad behörighet och tillgång till fler funktioner. Då bör gränssnittet innefatta att man kan göra allt från att starta processer till att skicka påminnelser och/eller styra gallring. För att effektivisera och förenkla hanteringen för övriga medarbetare och chefer är det bra om man har tillgång till en medarbetarportal/Mina Sidor med ett gränssnitt som är mer begränsat och anpassat för sällananvändare. Där kan processer och dokument delas och signeras av berörda och synliggöras för behöriga.
Vinster som organisationer upplever?
Givetvis varierar vinsterna för varje organisation men det går att konstatera att det både på kort och lång sikt kan leda till en stor resursbesparing. Ett exempel är en av våra kunder som har lyckats minska HR-administrationen med upp till 73% genom att enbart digitalisera anställningsprocessen. Medarbetarna som jobbar med HR upplever en ökad kontroll över arbetet och många institutioner är i princip pappersfria idag. Fördelarna blir ännu fler om processerna kopplas till, eller ingår i, ett personalarkiv för strukturerad och säker arkivering i personalakter. Arkiveringen sker då i samband med hanteringen av ärendet och i en del system sker gallring automatiskt efter rätt intervall. Det är bara några av vinsterna som Kunden upplever idag tack vare det digitala personalarkivet med tillhörande anställningsprocess.
Vill du veta mer om digitala processer? Läs mer här.
