MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

e-Arkiv, mellanarkiv, långtidsarkiv och FGS
– Vad är vad?

Ett blogginlägg där vi förklarar skillnaden mellan olika e-Arkiv.
e-arkiv


e-Arkiv

Ett e-Arkiv har precis som fysiska arkiv ett huvudsakligt syfte – att långsiktigt bevara information. e-Arkiv är ett arkiveringssystem för bevarande och hantering av digital information. e-Arkiv kan vara antingen ett mellanarkiv, ett långtidsarkiv eller både och. Systemet underlättar det dagliga arbetet samtidigt som det hjälper organisationer att få kontroll på verksamheters information.

Enligt SKR som tidigare hållit i det största ramavtalet för e-Arkiv, finns det stora vinster med e-Arkiv:

  • Det ger din organisation bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet
  • Möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen
  • Ett e-Arkiv ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras
  • Med e-Arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling

Hos privata företag är det samma vinster som för offentlig sektor, men för offentlig sektor finns det tydligare lagkrav på informationsförvaltning.

Enligt arkivlagen (Arkivlag (1990:782)) ska myndigheter säkerställa en långsiktig åtkomst till allmänna handlingar för att tillgodose olika intressenters behov, till exempel utifrån rätten att ta del av allmänna handlingar, förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov

Ett bra e-Arkiv är flexibelt så det kan anpassas efter olika verksamheter samt vara enkelt att söka i. Efter GDPR’s ikraftträdande är det också allt viktigare att gallringsrutiner kan sättas upp för att följa dokumenthanteringsplaner och lagar.

Ett e-Arkiv bör följa OAIS (Open Archival Information System) standard för ingest (inleverans), hantering av data, arkivering, åtkomst, administration och bevarande. Informationen ska vara skyddad från obehörig åtkomst. Informationsförlust eller andra oönskade förändringar ska kontrolleras regelbundet med automatiska verktyg samt uppfylla kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).

FGS

Med frekventa teknikförändringar skapar det utmaningar för elektronisk information. Informationen kan lätt bli inlåst i olika verksamhetssystem och gå förlorad i takt med att system föråldras. Det kan vara svårt att överföra information mellan system med olika teknik och informationsstruktur. FGS:erna kan bidra till att överkomma dessa problem genom att:

  • förenkla utveckling, upphandling och införande av enhetliga lösningar
  • att underlätta sökning och återanvändning av information i handlingar och ärenden
  • enkelt, flexibelt → minska tid och kostnader

Läsa mer om FGS:er och e-Arkiv på Riksarkivet.

Mellanarkiv

Mellanarkiv är ett ”levande arkiv” som man aktivt vill arbeta med och söka i mer regelbundet. Det kan vara allt ifrån personalarkiv, avtalsarkiv eller fakturaarkiv till bygglovsarkiv med mera.

Ett mellanarkiv syftar till att minska pappershantering, underlätta dokumenthantering och säker delning till behöriga genom att centralisera lagring och styra åtkomst till organisationens information. Det eliminerar risken för informationsförlust och gör det lättare att säkerställa interna rutiner. Dessutom blir det mer funktionellt om man i mellanarkivet kan förändra metadata, sökvägar och genvägar.

Ett mellanarkiv uppfyller alla kraven kring sökbarhet, arkivering, gallring, åtkomst, bevakning och säkerhet som ställs på långtidsarkiv.

Skillnaden är att det ofta är fler handläggare, eller andra roller i en organisation, som har åtkomst till olika dokument, som fyller på med ny information, redigerar metadata och utför ändringar och tillägg m.m.

Långtidsarkiv

Ett långtidsarkiv är mer av ett ”dött arkiv” som inte används aktivt, man har begränsade möjligheter att göra några större ändringar, färre användare har åtkomst och behörighet. Det är ett system för långsiktigt bevarande av digital information som bara återsöks sporadiskt.

All lagring bör ske efter en tydlig struktur och det ska enkelt söka efter specifika dokument. Det ska vara enkelt att migrera filer för att säkerställa att information förblir läsbar.

Systemet bör dessutom ha en gallringsfunktion som följer er dokumenthanteringsplan/gallringsplan och hanterar information i linje med GDPR.

Vill du veta mer om våra e-Arkiv? Kontakta oss eller läs mer här.