MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Vad är en digital process egentligen?​

Vad är en digital process egentligen? Vad används processer till? Och vilka är fördelarna? I blogginlägget får du svar på bland annat dessa frågor!
digital process


Digitala processer avser alla serier av aktiviteter som utförs digitalt. Med den ökande användningen av teknik i många aspekter av våra liv har digitala processer blivit en viktigare del för allt fler organisationer.

Var används digitala processer?

Jo, digitala processer kan användas inom olika områden och branscher såsom HR, ekonomi, detaljhandel, sjukvård och utbildning. Inom till exempel HR kan digitala processer användas för anställningsavtal, onboarding och uppsägning.

Potentialen för digitala processer inom organisationer är enorm. Genom att effektivisera manuella processer kan digitala processer minska arbetskostnader och tid som läggs på vardagliga uppgifter.

Vilka är fördelarna med digitala processer?

En av fördelarna med digitala processer är att de kan förbättra effektiviteten och produktiviteten avsevärt. Genom att automatisera repetitiva uppgifter kan digitala processer minska tiden och ansträngningen som krävs för att slutföra en uppgift, vilket gör det möjligt för anställda att fokusera på mer komplexa och mer värdefulla arbetsuppgifter. Det kan också hjälpa till att minska fel och förbättra noggrannheten, eftersom de kan följa specifika regler och riktlinjer.

Vad bidrar digitala processer med för just HR?

För HR kan digitala processer underlätta personalens arbetsvardag. Verksamheten kan till exempel använda digitala verktyg för att automatisera rekryteringsprocessen, från jobbannonser till inledande intervjuer. Detta kan minska den tid det tar att fylla en roll, samtidigt som man säkerställer att de väljer rätt kandidater. Med digitala processer är det också möjligt att anställas på några timmar istället för dagar, veckor eller till och med månader. Dessutom kan digitala processer hjälpa organisationer att hantera personaldata och säkerställa behörigheter och åtkomst.

I vårt tidigare blogginlägg ”Digitala HR-processer – Vilka fördelar ger det?” kan du läsa mer om fördelarna med digitala processer för HR.

Hur fungerar en digital process i praktiken?

Om vi tar en digital anställningsprocess som exempel.

Steg 1: En chef fyller i ett digitalt formulär med information om den som ska anställas. I formuläret får chefen hjälp med förslag så att det blir enkelt att göra rätt.

Steg 2: Ett digitalt anställningsavtal skapas automatiskt utifrån informationen chefen fyllt i.

Steg 3: En granskare får ett mail med anställningsavtalet och kontrollerar om allt ser korrekt ut och justerar om något är fel.

Steg 4. Den anställda får ett mail med avtalet och signerar med till exempel SMS-verifiering eller mobilt BankID.

Steg 5. Chefen får ett mail och signerar avtalet digitalt.

Steg 6. HR-/löneavdelning, chef och anställd får ett informationsmail.

Steg 7. Anställningsavtalet lagras i ett digitalt personalarkiv.

Så här kan en digital process se ut – inga papper behöver skrivas under, ingen behöver vara på någon speciell plats vid något särskilt tillfälle och många steg är automatiska.

Vilka utmaningar finns det med digitala processer?

Digitalisering av processer innebär dock också vissa utmaningar, såsom behovet av säkerhetsåtgärder för att skydda känslig data från cyberhot. Dessutom kräver implementationen av digitala processer investeringar i tid och resurser, vilket kan vara ett hinder för mindre företag eller organisationer med begränsade resurser.

Varför digitala processer?

Sammanfattningsvis har digitala processer blivit en viktig del för många branscher och organisationer, och ger fördelar såsom ökad effektivitet, förbättrad noggrannhet, realtidsdataspårning och analys. Till viss del innebär digitala processer också utmaningar som måste åtgärdas för att säkerställa att de implementeras och används effektivt. Även om det kan finnas utmaningar längs vägen så väger de många fördelarna med att införa digitala verktyg och processer mycket tyngre. Genom att omfamna digitalisering kan organisationer skapa en stark och hållbar verksamhet som är redo för framtiden.

Vill du veta mer om digitala processer? Läs gärna mer här.

Kontakta oss

Har du några frågor kring blogginlägget?
Kontakta Karolina!