MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Vad är FGS och varför är det viktigt?

FGS:er används för utbyte eller publicering av större informationsmängder och för att leverera information till, eller mellan, e-arkiv och via e-tjänster.
FGS

Vad är FGS?

FGS:er (Förvaltningsgemensamma Specifikationer) används för utbyte eller publicering av större informationsmängder och för att leverera information till, eller mellan, e-arkiv och via e-tjänster. Fram tills 2022 har FGS beslutats och förvaltats av Riksarkivet.

FGS:erna utgör standardiserade, tekniska specifikationer för hur information ska struktureras, märkas med metadata och paketeras för att enkelt kunna exporteras och importeras mellan olika elektroniska system.

Avsikten är att underlätta bevarandet av information vid systemskifte och bidra till att säkerställa informationens autenticitet genom att all information överförs i samtliga led utan förluster.

En FGS hanterar endast en informationstyp och det finns därför FGS för exempelvis ärendehanteringsinformation, personalinformation, arkivredovisningsinformation, årsredovisningsinformation osv. Undantag från detta är FGS-paketstruktur som avser leveranser av informationspaket från olika verksamhetssystem eller e-arkiv till ett OAIS-baserat e-arkiv oavsett om mottagande e-arkiv betraktas som mellanarkiv eller slutarkiv.

De förvaltningsgemensamma specifikationerna är i grunden frivilliga men de kan ges styrande eller bindande status genom hänvisning från andra dokument, till exempel författningar eller upphandlingsunderlag.

Varför är det viktigt med FGS?

Detta är extra viktigt när man till exempel ska byta verksamhetssystem och flytta information till e-arkiv (mellanarkiv, långtidsarkiv eller slutarkiv) för bevarande.

För att undvika att bli fast med en leverantör och tvingas betala licenser enbart för att ha tillgång till information som finns i ett gammalt system, kan man redan i upphandlingsfasen ställa krav på att upphandlat system ska kunna hantera FGS-paketstruktur. På så sätt blir det enklare att överföra information till det nya systemet eller ställa av informationen till ett e-arkiv.

Ofta missar man FGS i kravspecifikationen när system upphandlas, då fokus ligger på funktioner i systemet och hantering av arbetet. Vikten av FGS inser man sällan innan byte av system blir aktuellt.

Förändringar i Riksarkivets arbete med FGS

”Riksarkivets arbete med förvaltningsgemensamma utbytesformat kommer i framtiden inte att ske i samma former som det gjorde under åren 2014–2021”.

Riksarkivet kommer fortsättningsvis inte att arbeta med att stödja olika framtagningsprojekt av FGS:er och heller inte fortsätta arbetet med att förvalta eller anpassa befintliga FGS:er exempelvis utifrån de standarder som tagits fram inom EU:s byggnadsblock för e-arkivering.

Befintliga fastställda FGS:er kommer fortfarande att kunna användas och kommer även fortsättningsvis att finnas publicerade på Riksarkivets hemsida. Däremot kommer de inte att förvaltas kontinuerligt.

De specifikationer som har tagits fram inom EU:s byggnadsblock för e-arkivering och som förvaltas av DILCIS Board, kommer i många fall att kunna fungera som komplement eller alternativ till de fastställda FGS:erna. Dels genom att det här finns specifikationer till informationstyper det inte finns FGS:er framtagna till, dels genom att dessa specifikationer även fortsättningsvis kommer att vara under förvaltning.

MicroData uppfyller kraven

Våra system uppfyller kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).

Är ni nyfikna och vill veta mer?