Att hålla koll på personalakter är en nödvändighet för varje organisation. Men på vilket sätt ni förvarar och hanterar dessa dokument kan göra en enorm skillnad. Här går vi igenom varför digitalisering av personalakter är en smart lösning.
Vad är en personalakt?
En personalakt är en samling av personalrelaterade dokument som rör en medarbetare. Det kan exempelvis vara anställningsavtal, löneunderlag, intyg eller betyg.
Hur förvaras personalakter?
Många organisationer förvarar fortfarande sina personalakter fysiskt, i arkiv eller på kontoret, även om fler och fler övergår till digitala system för att hantera och lagra personalakter och dokument. Det förekommer även att några typer av dokument i akten är fysiska och andra är digitala.
Vilket är det bästa sättet att förvara och hantera era personalakter på?
Det mest effektiva och säkra sättet att hantera och arkivera personalakter på, är genom ett digitalt personalarkiv. Det finns många fördelar med att välja ett personalarkiv för lagring, till skillnad från exempelvis ett personalsystem. I det digitala personalarkivet finns det möjlighet att klassificera dokument, automatiskt gallra dessa och ta emot fysiska, inskannade personalakter. Dessutom kan ett personalarkiv enkelt följa er beslutade dokumenthanteringsplan, vilket gör att ni följer GDPR och andra arkivlagar.
Är ni nyfikna på att läsa mer om varför ni borde prioritera att lagra era personalakter i ett personalarkiv, rekommenderar vi att ni läser vårt tidigare blogginlägg.
Fördelarna med att digitalisera era personalakter
Samlade och sökbara personalakter
Med ett digitalt personalarkiv, finns samtliga personaldokument som rör en anställd samlade i personalakten. Det gör det enkelt att snabbt söka fram den information ni behöver. Dessutom är det enkelt att ladda upp tidigare eller nyskapade dokument via tillägg såsom Outlook, manuell uppladdning eller skanning. Automatiska dokumentflöden kan också sättas upp för att säkerställa att era rutiner följs och att personaldokumenten arkiveras korrekt i den anställdes personalakt.
Underlätta med automatisk gallring
Att gallra dokument manuellt kan vara både tidskrävande och omständligt. För att slippa manuellt arbete, kan ni med hjälp av ett digitalt personalarkiv automatisera hela gallringen utifrån er uppsatta gallringsplan. På så sätt får ni en tydlig överblick över era aktuella handlingar samtidigt som ni får en säker informationshantering.
Trygg delning av dokument
Känslig information kan behöva delas med personer som inte har tillgång till ert system. I det digitala personalarkivet finns möjlighet att skicka dokument på ett säkert sätt. Mottagaren får verifiera sin identitet med BankID för att få tillgång, vilket är mycket smidigt och säkert.
Säker hantering och arkivering
En fysisk hantering av personaldokument kan leda till oreda och öka risken för att viktiga dokument försvinner eller hamnar på villovägar. Genom att digitalisera och hantera personalakter i ett personalaktiv, säkerställer ni er arkivering. Detta då regelbundna back-uper tas, behörighetsstyrning finns och att arkiveringen sker i enlighet med GDPR och andra arkivlagar.
Digitalisera era personalakter – för ett enklare och säkrare arbetssätt
Sammanfattningsvis finns det många fördelar med att digitalisera era personalakter. Däremot har det stor betydelse hur ni väljer att hantera och arkivera era personalakter. Som tidigare nämnt, ger ett digitalt personalarkiv en rad fördelar som gör arbetet både enklare och säkrare.
Är ni redo att ta nästa steg i er HR-digitalisering? Kontakta oss så hjälper vi er att komma igång med ett digitalt personalarkiv.
