I dagens digitala samhälle är det ingen överraskning att även personalhantering och arkivering av HR-dokument genomgår en omvälvande förändring. Med en mängd tekniska termer och begrepp kan det kännas överväldigande att förstå alla nya ord. För att hänga med i den digitala hanteringen av personalhandlingar är det därför viktigt att förstå några nyckelbegrepp som är centrala i denna process. Vi har därför i detta blogginlägg valt att bryta ner några av dessa begrepp på ett lättförståeligt sätt.
1. Akt
En akt är en samlingsplats för relaterade handlingar. Det kan inkludera allt från dokument som rör en specifik anställd.
2. API (Application Program Interface)
API, eller Application Program Interface, fungerar som en bro mellan olika system. Det möjliggör en standardiserad metod för att överföra information mellan olika system plattformar, vilket gör att de kan kommunicera sömlöst med varandra.
3. Datafångst
Datafångst innebär användningen av OCR (Optical Character Recognition) som vid skanning automatiskt fångar upp dokumenttyp och förser dokument med sökbegrepp för personnummer/samordningsnummer innan införande till personarkivet.
4. Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplanen, även känd som informationshanteringsplan eller gallringsplan, är en vägledande plan som innehåller bestämmelser och riktlinjer för hantering av olika dokumenttyper. Exempel på hantering är gallringsfrister eller förvaringsplats. Vill ni veta mer om dokumenthanteringsplan så kan ni läsa mer i vårt tidigare blogginlägg.
5. FGS (Förvaltningsgemensamma specifikationer)
FGS är Riksarkivets specifikationer för hur information bör struktureras enhetligt.
6. Metadata och Index
Kan ses som nyckeln till organiserad arkivering. Metadata fungerar som etiketter för digitala filer och inkluderar egenskaper som datum, skapare och dokumenttyp för att göra det lättare att hitta och organisera dokument. Index är de sökbara begrepp som används för att söka, sortera och filtrera i arkivet.
7. OCR (Optical Character Recognition)
OCR är en teknik som möjliggör bildtolkning av dokument, vilket gör det möjligt att översätta PDF:er och skannade dokument till text.
8. Personakt
Personakt är ett generellt begrepp för en persons akt och som inte nödvändigtvis är relaterade till anställning. Alltså alla dokument som rör en viss person.
9. Personalakt
Personalakt är en samling dokument som rör personalrelaterad information.
10. Personalarkiv
Ett personalarkiv är ett arkivsäkert system för bevaring och hantering av personalrelaterad information. Här kan alla typer av personaldokumentation samlas och hanteras, exempelvis anställningsavtal, semesteransökningar och intyg. Med ett digitalt personalarkiv kan organisationer säkerställa att känslig personalinformation hanteras på ett säkert och överensstämmande sätt. Detta möjliggör en smidigare och mer effektiv process för dokumenthantering och arkivering inom HR, vilket i sin tur främjar en ökad produktivitet och efterlevnad av riktlinjer och lagar.
11. Preparering
Preparering involverar iordningställande av material inför skanning. Exempelvis borttagning av gem och post-it-lappar.
12. RPA (Robot Process Automation)
RPA möjliggör att datorer tar över regelbundna repetitiva uppgifter som annars skulle utföras av handläggare. Exempelvis lägger in information från ett anställningsavtal i ett annat verksamhetssystem.
13. Separatorblad
Separatorblad är ark som används för att separera dokument vid skanning.
14. Separatorkuvert
Separatorkuvert är ark som används för att separera akter vid skanning.
15. SFTP (Secure File Transfer Protocol)
SFTP är en krypterad filöverföringsmetod över internet.
16. SSO (Single Sign On)
SSO är en metod för automatisk inloggning, vilket innebär att användare endast behöver logga in en gång för att få åtkomst till flera system.
Den digitala omvandlingen av HR- och personalhantering är inte bara en förändring utan en spännande resa som öppnar dörrar till effektivitet och framgång. Genom att förstå och använda dessa begrepp, kan organisationer skapa en smidigare och mer organiserad arbetsmiljö.
