Att ett digitalt personalarkiv underlättar det dagliga HR-arbetet är ingen nyhet. Men hur hjälper ett personalarkiv dig i arbetet egentligen? Vilka fördelar finns och vilka arbetsmoment underlättas, eller till och med elimineras?
I det här blogginlägget ger vi dig 5 argument om varför ni borde välja ett digitalt personalarkiv.
5 argument till varför ni borde välja ett digitalt personalarkiv
1. Era personalakter blir samlade och sökbara
I ett digitalt personalarkiv finns samtliga personaldokument som rör en anställd samlade i personalakten. Det gör det enkelt att söka fram den information du behöver. Dessutom är det enkelt att ladda upp tidigare eller nyskapade dokument via tillägg såsom Outlook, manuell uppladdning eller skanning. Personaldokumenten arkiveras sedan automatiskt i den anställdes personalakt.
2. Ökad säkerhet med rätt behörigheter
En betydande fördel är den ökade säkerheten som ett digitalt personalarkiv medför. Systemet möjliggör att ni har olika gränssnitt som styr behörigheterna. Det gör att enbart rätt person får tillgång till rätt dokument. Ni slipper dessutom internpost och den eventuella risken med hantering av fysiska blanketter.
3. Ni uppfyller GDPR och följer arkivlagar
Att använda ett digitalt personalarkiv kan ses som ett stort steg på vägen mot en lyckad GDPR-strategi. Det säkerställer även att er arkivering endast innehåller relevant information under rätt tid med rätt sekretessklassning. Dessutom kan ni kan välja mellan att automatiskt föra över inaktuella personaldokument till ett långtidsarkiv eller att helt gallra bort den information som inte längre behöver sparas.
4. Förbättrad tillvägagångsätt för er gallring
Att gallra är en nödvändig och viktig process för att skapa ordning, effektivitet och säkerhet i er informationshantering. Genom att använda ett digitalt personalarkiv möjliggörs automatisk gallring av personaldokument.
För att underlätta gallringen rekommenderas det att ni utarbetar en dokumenthanteringsplan som är anpassad efter er verksamhet. Att upprätta en dokumenthanteringsplan är en förutsättning för att kunna styra och överblicka organisationens handlingar på ett effektivt sätt. Det ökar också möjligheten till insyn i verksamheten.
5. Enkelt att integrera ett personalarkiv med era befintliga IT-system
En betydande fördel med ett digitalt personalarkiv är dess systemoberoende och förmågan att integrera med olika IT-system, såsom löne- och personalsystem. Information från andra system kan samlas och arkiveras i personalakten, vilket sedan kopplas samman med rätt person.
Digitalt personalarkiv - vägen till en smidigare och säkrare arbetsvardag
Så, varför ska ni välja ett digitalt personalarkiv? Den främsta fördelen är att det effektivt löser en mängd vardagliga utmaningar. Genom att använda det undviker ni allt manuellt arbete såsom hantering av internpost och andra tidskrävande HR-processer. På så sätt behöver ni aldrig längre vänta på fysisk post som kan vara försenad eller till och med gå förlorad. Dessutom möjliggör det att era personaldokument blir samlade digitalt, samtidigt som ni får en ökad säkerhet.
Är du intresserad av att veta mer om hur du kan förenkla HR-arbetet? Varmt välkommen att kontakta oss eller läsa mer här.
