
Många HR-medarbetare arbetar dagligen med fler än tio olika digitala system. Det är allt från rekrytering-, tidrapportering – till lönesystem med mera. Dessa olika system genererar digitala dokument som i sin tur sparas i digitala mappar, pappersarkiv och i de olika verksamhetssystemen.
HR-medarbetare behöver ofta olika lösenord för åtkomst till dokumenten samt veta var de ska leta för att hitta de specifika handlingarna vid behov. Fragmenteringen leder till försvårad åtkomst till dokumenten, utebliven gallring, minskad produktivitet och risk för felhantering. Genom att centralisera HR-dokument och de anställdas personalakter minskas tiden för eftersökning, vilket i sin tur sparar tid för HR-medarbetaren.
Fördelarna med att centralisera HR-dokument
- Snabb och säker åtkomst
- Förbättrad överblick över medarbetarens historik
- Minskad risk för fel eller förlust av dokument
- Efterlevnad av GDPR
- Automatisk gallring för alla dokument
- Inga dubbla kopior utspridda i organisationen
- HR-medarbetare får mer tid för andra mer prioriterade arbetsuppgifter
Steg för att centralisera HR-dokument
Vi rekommenderar att ni väljer ett digitalt personalarkiv som har möjlighet till automatisk gallring, integration till andra system och har avancerade säkerhetslösningar för att skydda åtkomst till känslig personalinformation. Viktigt att se till att det är ni som organisation som äger er information och har rätt att enkelt kunna exportera all er data vid behov utan några större kostnader.
- Se till att ha en beslutad dokumenthanteringsplan
- Inventera och kartlägg var dokumenten som ska ingå i personalarkivet finns bevarade idag
- Digitalisera pappersakterna
- Migrera data från de olika källorna till det nya personalarkivet
- Sätt upp filöverföring via API eller SFTP för löpande filöverföring från de olika källorna
- Utbilda HR-medarbetare så de är bekväma med det nya systemet
Vinster med att centralisera HR-dokument
Förutom att HR-medarbetare får ett effektivare och säkrare arbetssätt får även chefer lättare att ta del av personalens information. De får en samlad överblick över viktig information gällande sin personal och kan lätt sammanställa statistik.
Centraliseringen löser dagens problem samtidigt som den effektiviserar HR-arbetet och ger personalen verktyg för att hantera sin personal och lägga administrativ tid på andra uppgifter som har högre prioritet.