En verksamhet genererar många olika typer av personalhandlingar. Anställningsavtal, semesteransökningar, löneunderlag och intyg, för att nämna några. Beroende på informationen i alla dessa dokument omfattas de av olika lagar och förordningar (bokföringslagen, GDPR med flera) som avgör om, hur och hur länge dokumentet måste sparas, det vill säga arkiveras. Dessutom ställs olika krav på hur åtkomliga dokumenten skall vara efter att de har arkiverats.
Arkivering och bevaring av personaldokumentation
Allt fler arbetsplatser använder sig idag av digitala lösningar för lagring av information. Väldigt vanligt är att verksamheter lagrar information som rör anställda, såsom personalakter och personaldokument i olika verksamhetssystem. En del verksamhetssystem och personalsystem har idag funktionaliteten för att lagra dokument som är direkt knutna till en person. Varför behöver man då ha ett personalarkiv?
Personalsystem - varför då personalarkiv?
De flesta organisationer har redan ett personalsystem och långtidsarkiv som de använder sig av. Personalsystemet för hantering av personalrelaterad information och långtidsarkivet som en plats för långsiktig bevaring. Varför behöver verksamheter utöver dessa lösningar då även ha ett personalarkiv?
Förutom att lagring av personalrelaterad information i ett personalsystem försvårar ett eventuellt byte av befintliga personalsystem i framtiden, är ett annat problem att personalsystem inte är byggda eller utvecklade för arkivering av dokument. Personalsystem har en begränsad livslängd och är inte anpassade för att kunna hantera information över en längre tid. Att enbart bevara all information i personalsystem kan därmed leda till förlust av information för alltid. Det kan även innebära dyra licensavgifter enbart för åtkomst och bevarande av information.
Personalsystem har många gånger en inbyggd fillagring men saknar i regel stöd för strukturerad klassificering av dokument. Förutom att dokumenten läggs i en personalakt, lagras dokumenten i systemet utan någon specifik ordning eller struktur. Om det finns ett gallringsstöd är stödet bristfälligt för de flesta användningsområden. Det vill säga att gallring måste göras manuellt, att gallringsregler inte efterföljs till fullo och att möjligheten att ta bort vissa dokumenttyper efter en viss tidsperiod och andra, liknande funktioner saknas.
10 argument för att undvika lagring av dokument i personalsystem*:
- Obefintligt stöd för klassificering av dokument
De flesta personalsystemen är inte byggda eller utvecklade för arkivering, något som i sin tur kan medföra ostrukturerad lagring och begränsad sökbarhet. - Outvecklat gallringsstöd
Gallringsregler efterföljs inte till fullo och möjligheten att ta bort vissa dokumenttyper efter exempelvis en viss tidsperiod förekommer sällan. Om det finns, brukar det kräva ett omfattande manuellt arbete. - Svårt att följa beslutad dokumenthanteringsplan
Det är svårt att följa en beslutad dokumenthanteringsplan utan bra systemstöd. I ett personalsystem blir det väldigt svårt att hantera dokumenten och det krävs många manuella insatser för att kunna se att beslutad dokumenthanteringsplan efterföljs samt att dokumentet gallras enligt beslutade regelverk. Därmed uppfyller inte arkiveringen i personalsystemet de regler och krav som finns i exempelvis GDPR eller arkivlagen. - Begränsad sökning och spårbarhet
Begränsad möjlighet till spårbarhet av händelser samt brist på dynamisk sökmöjlighet av personaldokument. - Stöd för digitalisering av fysiska personalakter fattas
Många gånger saknar personalsystemet stöd och hjälp för digitalisering av fysiska personalakter. - Ej anpassat stöd för hanteringen av personuppgifter
Funktionalitet i personalsystemen är sällan anpassad för att stödja arkivlagen eller GDPR för hanteringen av personuppgifter. - Kostsamma alternativ för export av information
Alternativen för export av information från personalsystemet är ofta dyra. - Komplext byte av system
Extra lager av komplexitet vid byte av personalsystem. - Export enligt Riksarkivets anpassade format saknas
Personalsystemen kan ej exportera information till ett långtidsarkiv i Riksarkivets anpassade format FGS. - Bristande utveckling av dokumenthantering
Personalsystemens kärnuppgift är inte dokumenthantering och har därför i flera fall en bristande utveckling för hantering av dokument.
*Gäller ej alla personalsystem. Det finns personalsystem som delvis stödjer vissa av ovanstående påståenden.
Säker arkivering av personaldokumentation
För en säker och smidig hantering av personaldokumentation är det viktigt att kontrollera att alla tjänster och system som används i verksamheten uppfyller villkor för både arkivering och säker lagring. Det innebär bland annat att organisationen ska äga sin egen information, att bara rätt personer får åtkomst till systemet, att regelbundna backuper tas samt att informationen är möjlig att exportera i standardiserade format. En säker hantering av personaldokumentation innebär även att informationen är sökbar och lättillgänglig och att lagring och gallring sker på ett arkivsäkert sätt i enlighet med GDPR.
Hur kompletterar det digitala personalarkivet ett personalsystem?
Personalarkivet kan ses som den naturliga länken mellan personalsystem och e-arkiv. Personalsystem skapar och håller, som tidigare nämnt, reda på aktuell information om en organisations personal, medan ett personarkiv samlar och bevarar information från personalrelaterade system. En del organisationer saknar e-arkiv och låter då personalsystemet agera plats för arkivering. Med lagring av information i ett digitalt personalarkiv jämfört med lagring i ett personalsystem är att personalarkivet kan samla in information från flera olika system. Vid byte av ett system finns all information samlad i personalarkivet på ett arkivsäkert och legitimt sätt. Med personalarkiv finns möjligheten att följa behörigheter från personalsystem, på så sätt besparas tid från bland annat administration av behörigheter. Tid som verksamheten istället kan använda för att arbeta med sina kärnprocesser.
Personalarkivet skall ses som en ändamålsenlig arkivlösning med stöd för GDPR och arkivlagen. Lösningen bör innehålla funktioner och stöd för införande av dokumenthanteringsplan med flexibel gallring på dokument- och aktnivå. Detta för att alltid vara säker på att alla dokument tas bort enligt regelverk i rätt tid. På så sätt ges möjlighet till att regelbundet synkronisera personalregister för att få ifyllnadshjälp och hjälp med gallring. Detta för en smidigare hantering och för att kunna få all information automatiserad samtidigt som personaldokument kan synas direkt i aktvy. Digitala personalarkiv behövs för att kunna hjälpa organisationer att bevara personalrelaterad information enligt olika arkivbestämmelser, lagar och förordningar. Med sina verktyg ses personalarkivet därför som ett arkivsäkert komplement till personalsystemet.
Trygg arkivering med MicroWeb Personalarkiv
MicroWeb Personalarkiv följer OAIS (Open Archive Information System) standard för inleverans, hantering av data, arkivering, åtkomst, administration och bevarande. Informationen i personalarkivet är skyddad från obehörig åtkomst. Med ett bestämt tidsintervall görs kontroller att informationen i personalarkivet är korrekt så att inga dokument förstörts eller förvanskats. MicroWeb Personalarkiv uppfyller kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).
