Konkurrensen om att rekrytera och behålla medarbetare blir allt tuffare. För att inte halka efter i utvecklingen behöver organisationer prioritera digitalt HR i en högre grad. Med vad är egentligen digital HR? Och vad tillför ett digitalt arbetssätt HR-funktionen?
I detta blogginlägg går vi in på vad digital HR innebär och vad det kan tillföra er organisation. Vi ger er även några tips på hur ni kan komma igång med digitaliseringen av ert HR-arbete.
Vad är digital HR?
Begreppet digital HR omfattar de delar som redan finns och som kan göras digitala. Att digitalisera HR handlar mindre om en teknisk omställning och mer om en beteendeförändring. Organisationen måste vara redo för att ta nästa steg.
Fördelarna med digital HR
Digital HR ger er många fördelar. Att digitalisera era HR-processer bidrar till ett effektivt arbetssätt. Det är enkelt att söka fram personaldokument eftersom all information som rör en anställd finns samlad i en och samma personalakt som är centralt lagrad och åtkomlig för den som har behörighet. Mindre tid behöver ägnas åt administration, vilket frigör tid till annat. Inte minst genererar digital HR ett ökat engagemang hos medarbetarna, samtidigt som det underlättar distansarbetet.
Vad behövs för att lyckas med förändringen?
Att digitalisera HR kräver nya kunskaper, processer och verktyg. Det är viktigt att medarbetarna är införstådda med och ser vinsterna och nyttan med att införa ett digitalt arbetssätt i organisationen. Det kommer också göra det lättare för er att nå era digitala HR-mål.
5 tips inför digitalisering av HR
1. Planera och sätt upp tydliga mål
Det är viktigt att strukturera arbetet och sätta upp tydliga mål för er digitalisering. Vad vill ni uppnå med er HR-digitalisering? Vilka HR-processer vill ni digitalisera först? I vilka delar gör ni de största vinsterna vid digitalisering?
Ta reda på vad som är viktigt för er i organisationen och vad som är önskvärt att uppnå. Sätt gärna upp en tidsplan och börja med att kartlägga de digitala HR-processerna som är av största vikt för organisationen. Se gärna till att dela upp arbetet i mindre projekt.
För att underlätta arbetet rekommenderar vi även att ni sätter upp en dokumenthanteringsplan för att planera hur ni tänker hantera era personaldokument och vilka regler som finns. Läs mer om detta i vårt tidigare blogginlägg.
2. Fördela ansvaret och arbeta på samma sätt
Se till att ha en ansvarig för exempelvis införandet av er HR-lösning. Vem ska driva fram arbetet? Hur ska ni samarbeta? Viktigt att tänka på är att alla inblandade arbetar på samma sätt med er personaldokumentation.
3. Förankra nya arbetssättet i hela organisationen
Det är viktigt med inkludering och att skapa medvetenhet inför digitaliseringen av HR-arbetet i organisationen. Medarbetarna behöver vara medvetna om de förändringar och nyttan för alla anställda som digital HR kommer att medföra.
4. Undvik att sprida personalakter i flera system
Att sprida olika personalakter och personaldokument har flera negativa konsekvenser. Det ökar ofta kostnaderna för en organisation samtidigt som det skapar oordning och minskar flexibiliteten. Det försvårar också regelefterlevnad vad gäller exempelvis GDPR och bokföringslag.
5. Utvärdera och utveckla kontinuerligt
Tänk på att sätta upp ett mätbart mål och utvärdera vad som funkar och vad som inte funkar för organisationen. Anpassa sedan arbetet efter era önskemål.
För att sammanfatta kan vi konstatera att digital HR bidrar med flertalet fördelar för både medarbetarna och organisationen som helhet. Steget till att digitalisera ert HR-arbete kan kännas omfattande, men klivet handlar snarare om en beteendeförändring än om en teknisk omställning. Ni behöver ju inte digitalisera alla processer samtidigt, utan ta det ett steg i taget.
Är ni intresserade av att lära er mer om digital HR så erbjuder vi på MicroData en utbildning där vi går igenom hur HR-arbetet underlättas med ett digitalt personalarkiv och digitala processer. Läs mer om utbildningen och utbildningstillfällena här.
