MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt
MicroWeb e-Arkiv är ett säkert arkiveringssystem för bevarande och hantering av digital information. Systemet underlättar det dagliga arbetet samtidigt som det hjälper organisationer att få kontroll på verksamheters information. Lagringen uppfyller även de lagar och krav som finns för e-arkivering. Med MicroWeb e-Arkiv kan manuellt arbete minska samtidigt som information blir lättillgänglig och lätt att söka fram.
Mellanarkivet kommer du enkelt åt var du än befinner dig.
Endast behöriga användare kommer åt informationen och rättigheterna kan delas upp i olika grupper.
Automatisk gallring av information enligt gallrings- eller dokumenthanteringsplan. Detta för att säkerställa att gallring av rätt information sker vid rätt tidpunkt.
Du som kund äger själv informationen. Lagringen sker i enlighet med GDPR.
Vår driftmiljö finns speglad i två fysiskt åtskilda serverlokaler i Sverige där alla kunder äger sin egen information.
Sök enkelt och hitta därefter rätt handlingar.
I vårt digitala e-Arkiv kan du samla och hantera alla typer av dokument. Att ha all information på en plats ger förbättrad kundservice eftersom informationen enkelt kan delas ut till medborgare eller anställda via medborgargränssnitt, mina sidor eller intranät.
Våra lösningar är anpassade att följa gällande lagar och regler kring till exempel personuppgiftsbehandling och informationssäkerhet. MicroWeb e-Arkiv ger dessutom möjlighet att styra vem som kan se vilken information. På så sätt kan ni säkerställa att personal får tillgång till rätt information.
Systemet är anpassningsbart efter olika verksamheter. Utifrån standarduppsättningen av e-Arkivet går det att förändra exempelvis metadata, sökfält, genvägar, bevakningar med mera. Vi sätter dessutom upp arkivet efter er dokumenthanterings – eller gallringsplan. Detta gör det också enklare för organisationer att följa beslutade processer och gallra rätt dokument i rätt tid.
MicroWeb e-Arkiv följer OAIS (Open Archival Information System) standard för ingest (inleverans), hantering av data, arkivering, åtkomst, administration och bevarande. Arkivredovisningsstödet i systemet gör att du kan följa klassificeringsstrukturen för alla handlingar som läggs i arkivet. Informationen är skyddad från obehörig åtkomst. Informationsförlust eller andra oönskade förändringar kontrolleras regelbundet med automatiska verktyg. Vårt system uppfyller även kraven på Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS).
Ett e-Arkiv har precis som fysiska arkiv ett huvudsakligt syfte att långsiktigt bevara innehållet. Informationen i ett e-Arkiv kan variera och det kan också finnas skiftande behov för hur olika informationstyper ska hanteras.
I de flesta organisationer finns handlingar som av juridiska skäl måste bevaras för all framtid eller under många år framöver. Delar av den informationen återsöks sällan och bara några i organisationen har eller ska ha tillgång till den. Det kan även finnas handlingar som återsöks ofta, som ett stort antal anställda ska ha tillgång till, men bara några ska ha möjlighet att förvalta.
Ett e-Arkiv ska kunna ta hänsyn till olika informationstyper och verksamheters behov gällande bland annat sökbegrepp, tillgänglighet, behörighetsstyrning och tid för bevarande.
Att ha all information samlad på en plats ger dessutom förbättrad kundservice. Detta eftersom att informationen enkelt kan delas ut till medborgare eller anställda via medborgargränssnitt, mina sidor eller intranät.
Hantera, lagra och signera dokument digitalt. Digitala arbetsflöden och processer gör att verksamheter lättare kan anpassa sig till nya krav och bidrar på så sätt till ett effektivare arbetssätt.
