Idag är frågan om e-Arkiv hos kommuner och landsting mer aktuell någonsin. Det finns flera exempel på kommuner som nyligen upphandlat och som är i full färd med att implementera sina nya lösningar, och andra som nu genomför förstudier och/eller pilottester för eArkiv.
Enligt SKL som håller i det största ramavtalet för eArkiv, finns det stora vinster med eArkiv. Här är en lista med några punkter som SKL själva publicerat som fördelar med eArkiv:
- Ett e-arkiv ger din organisation bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet.
- Ett e-arkiv ger möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen.
- Ett e-arkiv ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras.
- Med e-arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling.
Som leverantör av eArkiv kan vi tydligt se hur marknaden är uppdelad i två läger: Det ena lägret som förespråkar eArkiv som Tjänst, och det andra eArkiv som Produkt. Produkten installeras på plats med lagring och klientinstallation. För produkten tillkommer alltså kostnader i form av egen personal, servrar, lokaler osv. Eftersom att detta inklusive uppdateringar och produktutveckling ingår i priset för tjänsten har den på senare år blivit ett mycket konkurrenskraftigt alternativ för dem som vill köpa eArkiv.
Med rätta finns det i båda lägren idag en oro för säkerhetsaspekten med Tjänst.
Vanliga frågeställningar är:
- Hur vet vi att lagringen sker i enlighet med Arkivlagen?
- Hur säkerställer vi att informationen är säkert arkiverad?
- Att den är Backuppad på ett fackmannamässigt vis?
- Vad gäller vid driftavbrott?
e-Arkiv
MicroWeb e-Arkiv är ett säkert arkiveringssystem för bevarande och hantering av digital information. Systemet underlättar det dagliga arbetet samtidigt som det hjälper organisationer att få kontroll på verksamheters information. Lagringen uppfyller även de lagar och krav som finns för e-arkivering. Med MicroWeb e-Arkiv kan manuellt arbete minska samtidigt som information blir lättillgänglig och lätt att söka fram.