Digitalt signerade och attesterade dokument och avtal. Vi talar om att vi ska ha papperslösa kontor och ändå tar pappershanteringen upp både tid, plats och pengar. Ett vanligt problem på kontor är diverse dokument och fakturor m.m. som är ute på vift för underskrift/signering och aldrig hittar tillbaka. Eller att de försvinner bland alla dina egna dokument och pärmar. Förutom förseningar i hanteringen (t.ex. dröjsmålskostnader för fakturor) medför det merarbete när man eftersöker dokumenten och kanske tvingas starta om hela processen.
Det finns idag teknik för att hantera dokument elektroniskt genom hela kedjan, från framställande via ev. justering till attest/godkännande och slutligen arkivering. Det behöver inte alltid vara så krångligt som att man behöver ha avancerade och kostsamma system för e-legitimation och liknande för att det ska vara giltigt.
”Tekniken finns. Juridiken är inget hinder. Det enda hinder som finns är tron på att det skulle finnas hinder” Detta säger advokaten jur. dr Jon Kihlman om e-signering i tidskriften Social Business.
Att protokoll, fakturor och andra dokument kan vara OK att signera/godkänna digitalt, t.ex. via ett Godkännandegränssnitt i ett e-arkiv känns väl inte lika främmande som att avtal skulle kunna hanteras på detta sätt.
Men enligt svensk rätt är ett avtal är giltigt, oavsett form, så länge det finns någon form av gemensam viljeförklaring. Det kan vara muntligt, skriftligt, digitalt. Endast i vissa särfall finns det dock formkrav (t.ex. testamenten o.d.). Största anledningen till att man använder sig av skriftliga kontrakt är att det underlättar, vid eventuell tvist för att bevisa vad man avtalat. Avtal med motpart är dock giltigt oavsett formen.
Om det är digitalt måste du fråga dig själv är om det uppfyller en tillfredsställande bevisnivå och eventuellt kommande behov av bevis.
För personalintensiva företag skulle det t.ex. underlätta och ge besparingar på många sätt om t.ex. anställningsavtal kunde godkännas via ett rättighetsstyrt godkännandegränsnitt i ditt e-arkiv. T.ex:
- För anställningsavtal; Underlättar påskrifter på distans, minskar arbetsbörda och arkiverings-arbetet då det kommer till personalaktshanteringen direkt.
- Man slipper skriva ut det i 2 exemplar för manuella underskrifter
- Slipper betala för manuell hantering och postgång
- Slipper arkiveringsprocessen då man kan helautomatisera lösningen
- Ingen risk att man använder fel anställningsavtalsmall.
