Klippans kommun
"Det största värdet är att vi nu har alla dokument samlade digitalt, vilket skapar transparens och underlättar arbetet."
Klippans kommun strävar aktivt efter att främja hållbar utveckling och öka digitaliseringen, för att förenkla vardagen för både chefer och medarbetare. Som en del av detta har kommunen genomfört ett omfattande digitaliseringsprojekt, vilket har lett till effektivare processer och skapat en samlingsplats för personalrelaterade dokument.
Mål för Klippans kommun
Kommunens mål var att förenkla hanteringen av personaldokumentation. Detta genom att digitalisera samtliga personalakter, införa digitala formulär samt automatisera processer för flera av de vanligaste personalrelaterade chefsuppgifterna. Initiativet syftade till att underlätta för både chefer, medarbetare och HR-avdelningen, samt skapa ett mer strukturerat och lättillgängligt arkiv. Ett av kommunens delmål var att stoppa inflödet av pappersdokument och säkerställa att alla dokument hanteras och bevaras digitalt.
”Att få bort pappersdokument har varit en stor vinst, och digital signering har gjort att vi nu har full koll på personaldokumentation” säger Pernilla Gedda, HR-chef på Klippans kommun.
För att effektivisera kommunens HR-processer och minimera användningen av pappersdokument påbörjade HR-avdelningen en digitaliseringsresa. Målet var att skapa ett centralt HR-arkiv där all personaldokumentation lagras digitalt, på ett strukturerat sätt. Detta för att öka effektiviteten, säkerställa transparensen och förbättra samordningen inom organisationen.
OM KLIPPANS KOMMUN
Klippans kommun är beläget i nordvästra Skåne och har cirka 17 000 invånare. Kommunen har som vision att skapa tillväxt och livskvalité tillsammans.
Bakgrund till införandet
Innan implementationen av MicroWeb Personalarkiv hanterades personaldokumentationen främst manuellt och förvarades i ett arkivrum i kommunhuset. Processen var både tidskrävande och ineffektiv.
”Dokumenten laddades ner från mallar, fylldes i digitalt, skrevs ut och undertecknades manuellt innan de skickades till arkivet eller skannades in igen” förklarar Cecilia Nelander Olsson, projektledare och HR-utvecklare på Klippans kommun.
Den manuella hanteringen ledde ofta till långa ledtider och osäkerhet kring var dokumenten befann sig. Projektet inleddes med en förstudie och drevs av en engagerad projektgrupp. Tillsammans kartlade de nuläget och identifierade vilka arbetsprocesser som behövde förbättras. Gruppen spelade en nyckelroll i att säkerställa en framgångsrik övergång från pappershantering till digitala processer. Detta genom att kombinera sina olika kompetenser och samarbeta tätt under hela projektet.
Cecilia Nelander Olsson och Pernilla Gedda från Klippans kommun
Foto: MicroData
Utmaning
- Ineffektiv hantering och lagring av personaldokumentation.
- Personberoende och begränsad flexibilitet på grund av manuella processer.
- Omfattande och tidskrävande manuell hantering.
- Begränsad åtkomst till personaldokumentation i fysiskt arkiv.
Lösning
Genom att införa MicroWeb Personalarkiv och digitala processer kunde många av Klippans kommuns identifierade utmaningar lösas. Över 1 500 akter har skannats in och digitaliserats, vilket innebär att HR och chefer nu har full kontroll över personaldokumentationen. Dessutom har digital signering införts, vilket har lett till att fler dokument signeras i tid och finns tillgängliga för alla berörda parter på ett strukturerat sätt. Kommunen har digitaliserat flera processer, vilket har resulterat i att personaldokument nu hanteras helt digitalt.
”Att kunna skicka dokument för digital signering har förkortat ledtiderna avsevärt, och vi har nu full kontroll på var dokumenten befinner sig” säger Cecilia Nelander Olsson.
"Det största värdet är att vi nu har alla dokument samlade digitalt, vilket skapar transparens och underlättar arbetet" säger Cecilia Nelander Olsson.
Resultat
Implementeringen av det digitala personalarkivet har medfört en avsevärd förbättring av kommunens HR-arbete. Chefer och medarbetare har nu snabbare tillgång till viktig information, och hanteringen av dokument har blivit mer transparent och effektiv. Personalakten är lättåtkomlig oavsett var man arbetar, vilket underlättar distansarbete samtidigt som personberoendet minskar. Klippans kommun har digitaliserat samtliga aktiva anställningar och använder nu MicroWeb Personalarkiv som en central plattform för att hantera alla digitala dokument som skapas från både MicroWeb och andra system.
Ökad säkerhet och transparens
Digital lagring och hantering av dokument minskar risken för att viktiga handlingar försvinner eller hamnar i fel händer. Samtliga dokument är nu lättillgängliga och spårbara, vilket förbättrar transparensen och säkerheten.
Effektivare processer
Kommunen har minskat mycket av den tid som tidigare lagts på manuell hantering av personaldokumentation. Den digitala förändringen har frigjort tid framför allt för chefer ute i verksamheterna men även för HR-avdelningen, tid som kan användas till mer värdeskapande och strategiska uppgifter.
Bättre samordning
Digital signering och integrerade system har förbättrat hela dokumenthanteringen. Samtliga dokument finns nu tillgängliga på ett ställe för de som behöver dem.
Dessa processer har Klippnas kommun automatiserat
Chefer
- Signering anställningsavtal
- Bilagor till anställningsavtal
- Lönetillägg/-förändring
- Medvetandegörande samtal
- Personalanteckning
- Rättelse
- Medarbetarsamtal
- Löneförberedande samtal
- Fördela arbetsmiljöuppgifter
- Ladda upp dokument
Medarbetare
- Egen uppsägning
- Semesterväxling
- 80/90/100-pensionslösning
- Löneväxling
- Bildskärmsglasögon
- Returnera arbetsmiljöuppgifter
HR
- Avstängning
- Underättelse om varning
- Varning enligt AB § 11
Tips från Klippans kommun
Rekommendationer från Klippans kommun till andra som är på väg att införa digitala processer och ett digitalt personalarkiv.
KOMPETENSER
Säkerställ att projektgruppen består av personer med rätt kompetenser och erfarenhet för att nå bästa resultat. Samla input från verksamheten och se till att beslutsfattare är engagerade och involverade.
PRIORITERA FÖRÄNDRINGSLEDNING
Skapa förståelse för förändringen via information och kommunikation i olika kanaler. Säkerställ att lösningen reflekterar behovet, samt se till att användarna får kunskap om hur systemet ska användas och klargör dess syfte.
IMPLEMENTERA I STEG
Genomför implementationen av systemet i flera faser med tidsatta delmål. Identifiera och prioritera de mål som verksamheten har störst behov av.
Läs andra kunders berättelser
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Ambea minskat handläggningstiden för anställningsavtal med 50 timmar/månad.
Med MicroWeb Personalarkiv har Partille kommun gått från 30 pappersblanketter till 9 digitala formulär med digitala processer.
Sedan införandet av MicroWeb Personalarkiv har Universitetet minskat handläggningstiden för en anställning med 73%.
MicroWeb Personalarkiv har hjälpt till att uppfylla kommunens mål och förväntningar om att ha ett digitalt personalarkiv.