I en vardag där tid är en av de mest värdefulla resurserna, blir effektivitet och automatisering alltmer betydelsefullt. På HR-avdelningar där mängden dokument och administrativa uppgifter ofta är överväldigande, kan till exempel automatisering av gallringsprocessen medföra betydande tidsvinster.
I detta blogginlägg går vi in på hur automatisk gallring av HR-dokument kan spara tid och resurser, samtidigt som det förbättrar arbetsflöden och efterlevnad av GDPR.
Vad är automatisk gallring?
Automatisk gallring innebär att digitala verktyg och algoritmer används för att identifiera och hantera dokument som är redo för gallring. Detta baserat på fördefinierade kriterier och tidsramar. Gallringen styrs av regelverk från den beslutade gallringsplanen och inkluderar allt från anställningsavtal till sjukskrivningsintyg och andra HR-relaterade dokument.
Fördelar med automatisk gallring
1. Tidsbesparing
Manuell gallring av dokument är en tidskrävande process, där en eller flera personer noggrant behöver gå igenom stora mängder dokument. Automatisk gallring kräver ingen regelbunden hantering av HR utan sköts automatiskt.
2. Ökad noggrannhet
Med automatisk gallring säkerställer verksamheten att dokument hanteras enligt gällande riktlinjer. Samtidigt minskar även risken för att viktiga dokument gallras av misstag, eller att dokument inte blir gallrade på grund av tidsbrist. Automatisk gallring minskar dessutom risken för mänskliga fel som lättare kan uppstå vid manuell gallring.
3. Förbättrad efterlevnad
HR har som krav att följa lagar och regler kring dokumenthantering och dataskydd, såsom GDPR. Automatisk gallring kan konfigureras och anpassas så att dessa regler efterlevs.
4. Effektivare användning av lagringsutrymme
Genom att regelbundet gallra gamla dokument frigörs digitalt lagringsutrymme, vilket kan leda till förbättrad prestanda och att eftersökt dokument blir lättare att hitta.
Implementering av automatisk gallring
För att implementera automatisk gallring effektivt bör organisationer följa dessa steg:
1. Kartläggning av dokumentflöden
Förstå vilka typer av dokument som hanteras inom HR och deras livscykel, från skapande till arkivering eller gallring. Efter denna kartläggning, implementera identifierade dokumenttyper i en gallringsplan, så att alla kan arbeta på samma beslutade sätt.
2. Definiera gallringskriterier
Sätt upp tydliga kriterier för hur och när olika typer av dokument ska gallras eller arkiveras. Detta kan baseras på dokumentets ålder, relevans eller lagkrav.
3. Välj rätt verktyg
Investera i ett pålitligt personalarkiv med automatiska gallringsfunktioner. Se därefter till att systemet är anpassningsbart och kan integreras med befintliga system.
4. Utbilda personal
Säkerställ att personalen förstår hur systemet fungerar och betydelsen av att arbeta efter den beslutade gallringsplanen.
5. Rutiner för uppdatering
Implementera rutiner för att regelbundet uppdatera gallringsplanen och justera kriterier för hur och när olika dokumenttyper ska gallras. Detta för att kontrollera och säkerställa regelefterlevnad.
Automatisk gallring - vägen till smidigare dokumenthantering
Sammanfattningsvis medför automatisk gallring av HR-dokument tidsvinster och effektiviserar dokumenthanteringen. Genom att frigöra tid och resurser kan HR-avdelningar fokusera på sin kärnverksamhet. Att investera i automatisk gallring är ett bra tillvägagångssätt för organisationer som vill öka sin effektivitet och säkerställa efterlevnad av lagar och regler.
