Är er HR-avdelning redo att digitaliseras? Då kan det vara bra att ha koll på viktiga begrepp som ni troligen kommer att stöta på framöver. I det här blogginlägget har vi samlat 10 begrepp som kommer gynna er att ha koll på.
Dokumenthanteringsplan
En viktig del i en organisations digitaliseringsarbete är att ta fram och besluta en dokumenthanteringsplan som följer organisationens arbetssätt. En dokumenthanteringsplan, även kallad för arkivförteckning, informationsplan, dokumentplan eller gallringsplan, ger överblick över hur handlingar ska vara hanterade och förvarade i en organisation. Det är ett verktyg som hjälper organisationer och verksamheter att leva upp till arkiv- och offentlighetslagstiftningens krav. Det är också ett verktyg för att uppfylla kraven från dataskyddsförordningen (GDPR).
Personalarkiv
Ett personalarkiv är ett arkivsäkert system för bevaring och hantering av personalrelaterad information. Här kan du samla och hantera alla typer av personaldokumentation, exempelvis anställningsavtal, semesteransökan och intyg. Vidare kan ett personalarkiv beskrivas som en ändamålsenlig arkivlösning med stöd för GDPR, arkivlagen och införande av dokumenthanteringsplan.
Personalsystem
Ett personalsystem skapar och håller reda på aktuell information om en organisations personal med syfte att effektivisera HR-administrationen. Till skillnad från ett personalarkiv, så har ett personalsystem ofta en begränsad livslängd och därför inte anpassad för att kunna hantera information över en längre tid. Många gånger saknar ett personalsystem också stöd och hjälp för digitalisering av fysiska personalakter.
Personalakt
En personalakt kan beskrivas som en samling av dokument som rör personalrelaterad information.
Personakt
Personakt är ett begrepp som gäller en enskilda individ. Samtliga dokument som berör den anställde eller anställningen ska finnas i personakten.
Digital process
En digital process hjälper verksamheter att automatisera olika rutiner, arbetsflöden och processer inom organisationen. Exempel på digitala processer inom HR är nyanställning, semesterväxling och uppsägning. Ändamålet med digitala processer är att det förenklar och effektiviserar många tidigare manuella arbetsmoment.
RPA
Robotiserad Processautomatisering (RPA) används för att digitalisera, eller automatisera, rutinmässiga arbetsuppgifter med hjälp av robotteknik och artificiell intelligens. Datorn sköter alltså regelbundna repetitiva moment som en anställd annars hade tvingats utföra.
SFTP
SSH File Transfer Protocol (SFTP) är en säkert sätt att föra över filer från ett ställe till ett annat.
Molntjänst
En molntjänst är en IT-tjänst ”on demand” som snabbt kan utöka kapacitet eller tjänsteutbud. Ofta driftas molntjänsten av externa leverantörer som är experter på hanteringen istället för att investera i egen serverdrift. Det finns många olika typer av molntjänster att välja mellan, många gånger förespråkas en svensk molntjänst då det ger er och organisationen fördelar.
GDPR
Dataskyddförordningen (GDPR) trädde i kraft den 25 maj 2018 och ersatte den svenska personuppgiftslagen. GDPR har som primärt syfte är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, genom regel för hur personuppgifter ska behandlas. Den nya dataskyddsförordningen har bidragit till många positiva aspekter för digitalisering av HR såsom ökad säkerhet och mindre administration.
