Trots att Sverige ligger i framkant när det gäller digitalisering, hanterar många företag fortfarande sina personalakter manuellt. Dokument sprids över pärmar, arkivskåp och olika system, vilket gör det tidskrävande att hitta rätt information. Dessutom kan bristande struktur leda till säkerhetsrisker och problem med efterlevnad av GDPR. Enligt Tillväxtverket har endast 50 % av små och medelstora företag digitaliserat sina administrativa processer fullt ut, vilket innebär att många organisationer fortfarande har stor potential att effektivisera sina HR-processer. Att digitalisera personalakterna handlar inte bara om att följa med i utvecklingen, det gör HR-arbetet både säkrare och mer effektivt.
5 argument vill varför bör du digitalisera dina personalakter:
Enklare åtkomst till personalakter
Med digitala personalakter slipper du onödigt letande i pärmar och mappar. Anställningsavtal, löneuppgifter och utbildningsdokument samlas i ett digitalt arkiv där behöriga användare snabbt kan hitta rätt information, oavsett om de är på kontoret eller jobbar på distans. Det sparar tid och skapar en mer flexibel HR-administration.
Öka säkerhet och skydda känslig information
Pappersdokument kan lätt försvinna, skadas eller hamna i orätta händer. Med ett digitalt personalarkiv får du en säkrare lösning med hjälp av bland annat åtkomstkontroller och automatiska säkerhetskopior, vilket säkerställer att endast rätt personer har tillgång till känsliga uppgifter. Dessutom blir det enklare att uppfylla GDPR och andra lagkrav genom tydligare spårbarhet och bättre kontroll över vem som har tillgång till informationen.
Effektivare arbetsflöden och mindre administration
Genom att digitalisera personalakter minskas manuella och tidskrävande processer. Automatiserade påminnelser om viktiga datum, smidigare dokumenthantering och processer gör det möjligt för HR-avdelningen att fokusera på mer strategiska uppgifter istället för tidskrävande pappersarbete.
Framtidssäker HR-hantering
Företag som digitaliserar sina personalakter får en mer effektiv och flexibel HR-hantering. Genom att investera i digitala lösningar sparas tid och resurser, samtidigt som det skapar en trygg och smidig hantering av personalinformation. Detta gör organisationen bättre rustad för framtidens arbetsliv och föränderliga lagkrav.
Gör ditt HR-arbete smartare
Digitalisering av personalakter är ett enkelt sätt att effektivisera HR-arbetet och framtidssäkra verksamheten. Med bättre tillgänglighet, högre säkerhet och minskad administration blir det en självklar investering för företag som vill arbeta smartare.
