Hur får vi in fysiska dokument i MicroWeb?
- De fysiska dokumenten skannas in.
- Vi lagrar de inskannade dokumenten i vårt system/e-arkiv MicroWeb.
- Det finns egentligen inget steg tre. Kanske låter det lite väl enkelt och såklart så finns det mer till processen, men i det stora hela är det två steg.
Era fysiska dokument ska skannas in, hur gör ni? För detta finns det två alternativ;
- Det första och mest tidskrävande är att ni utför skanningen själva. Detta alternativ tar ofta längre tid men resulterar normalt i en lägre kostnad. Det behövs en multifunktionsskrivare och personal som utför skanningen.
- Det andra alternativet är att låta oss sköta skanningen av era dokument mot en kostnad. Om ni istället vill kontakta ett externt företag för skanningen så går detta självklart bra.
Hur lång tid tar det?
Självskanning
Extern skanning
Mer info om skanning.
Dokumenten lagras i MicroWeb
Skannar ni själva kan de inskannade dokumenten skickas till en dator, varifrån ni själva laddar upp dokumenten i MicroWeb via en uppladdningsfunktion och de finns tillgängliga allteftersom de är uppladdade och indexerade.
Vi kan även hjälpa till med en koppling från skannern direkt till MicroWeb så att uppladdning sker mer eller mindre automatiskt.
Framtida arbete
När alla fysiska dokument är digitaliserade kan ni i ert framtida arbete hoppa över steget med utskrift och skanning. Ni kan löpande ladda upp era nya dokument direkt från datorn till systemet och uppladdningen sker smidigt från vanliga program som exempelvis Office direkt till systemet. På så vis går det att underlätta ert framtida arbetsflöde. Vill ni underlätta flödet ytterligare kan ni överlämna uppladdningen till vår integrationsavdelning, så sköter vi alla framtida uppladdningar.
Passar digital arkivering er?
Det enkla svaret är att digitalisering passar bäst för de organisationer och företag som är lite större, vanligtvis en bit över 50 anställda eller de som är väldigt dokumentintensiva. Ju fler personer som kräver pappersarbete i er verksamhet, desto mer värde av att digitalisera arbetsflödet. Med det sagt är det aldrig fel att börja digitalisera i en organisation med färre anställda. Detta då det underlättar för tillväxt i framtiden. Exempelvis så kan det för mindre företag underlätta att hantera och arkivera till exempel fakturor och avtal i ett e-arkiv.
E-Arkiv – Vad kan ni förvänta er?
Hos de flesta organisationer och företag spenderar anställda många timmar på hantering av olika slags dokument. Det uppfattas ibland som ett nödvändigt ont för att kunna bedriva kärnverksamheten. Att digitalisera processer och införa ett e-arkiv underlättar arbetet, men vad betyder det i praktiken?
Säkerhet
- Först och kanske främst kan man säga att informationslagringen är säkrare. På MicroData lagrar vi all information i två fysiskt separata hotsites, dessa är speglade vilket betyder att de lagrar samma information samtidigt. Om något skulle hända en av våra hotsites så är informationen säkrad i den andra.
- Behandlingen av personuppgifter är en viktig faktor i dokumenthantering. Med ett system som MicroWeb blir arbetet enklare, då systemet kan sättas upp för automatisk gallring av dokument i enlighet med GDPR och er dokumenthanteringsplan.
Åtkomst
- Om er verksamhet behandlar dokument som kräver särskild åtkomst kan ni använda er av olika användarbehörigheter. På så sätt kan ni säkerställa att det enbart är rätt personer som har tillgång till dessa dokument.
- Ett e-Arkiv gör det möjligt att komma åt dokument oavsett om du jobbar från kontoret, på resande fot eller hemifrån – så länge du har rätt behörighet. Eftersom systemet är helt digitalt är åtkomst smidig oavsett geografisk plats eller tid på dygnet.
Smidiga funktioner
- Fördelen med att ha dokumentet i ett digitalt kontra i ett fysiskt arkiv är dels att ett digitalt arkiv inte kräver fysiskt utrymme, men framför allt att arkiveringen är sökbar. Letar du efter ett specifikt dokument kan du söka upp det i systemet och öppna det därifrån. Detta utan att behöva lämna kontorsstolen eller leta bland mappar.
- Med ett digitalt arkiv slipper organisationer skriva ut pappersblanketter. Medarbetare, kunder och berörda kan se, söka och godkänna dokumenten digitalt utan att fysiska blanketter behöver utskrift eller eftersökning. Verifiering av en handling som kräver påskrift sker med en digital signering via SMS eller mobilt BankID.
- I ett digitalt arkiv tillkommer även en ökad kontroll som kan underlätta i arbetet. Medarbetare har full kolla på var dokumenten finns, vem som läst dem, när de ska gallras eller om de redan har gallrats.
