I takt med att företag och organisationer digitaliserar allt
mer, finns det ofta en avdelning som ligger lite efter – HR-avdelningen. Än
idag är det många organisationer som fortfarande arbetar med pappersblanketter
och arkivering av personaldokument, vilket ofta leder till oordning och
ineffektivitet. Det finns dock ett enkelt sätt att effektivisera HR-arbetet,
och det är genom att införa ett digitalt personalarkiv. Men innan vi delar med
oss av våra tips, låt oss kort berätta om fördelarna med ett digitalt
personalarkiv.
Fördelarna med ett digitalt personalarkiv
Nyttorna med att använda ett digitalt personalarkiv är många. Ett exempel är att all personalrelaterad information finns samlad på ett och samma ställe, vilket gör det enklare att hitta samtliga dokument som rör en specifik anställd. När företag växer och antalet anställda ökar, kan det bli överväldigande för HR-avdelningen att hantera pappersarbetet. Det blir svårt att hålla reda på varje anställds pappersblanketter, såsom anställningsavtal och protokoll från utvecklingssamtal. Ett digitalt personalarkiv löser enkelt detta problem genom att skapa ordning och reda, samtidigt som behovet av fysisk arkivering minskar.
Våra tips för att digitalisera HR-arbetet
1. Prioritera säker lagring av era personaldokument
Oordning är inte det enda problemet med pappershantering – det kan också vara riskfyllt. Papper kan hamna på villovägar och ogiltiga versioner av avtal kan finnas utspridda. Dessutom är det svårare att sekretesskydda papper. Det är viktigt att personaldokument lagras säkert och att personal endast har åtkomst till dokument och information som de har behörighet till. Företaget bör därför se till att alla tjänster som används uppfyller kraven för säker lagring. Detta inkluderar regelbundna backuper samt lagring, behörighetsstyrning, hantering och arkivering i enlighet med GDPR.
2. Effektivisera hanteringen av pappersblanketter
Genom att använda digitala formulär kan ni enkelt skicka dokument mellan olika avdelningar och personer för signering, vilket minskar behovet av fysiska möten och postgång. Det minskar även behovet av fysisk lagringsplats samt förenklar annars tidskrävande processer. Genom att digitalisera era arbetsflöden blir det även möjligt att använda autofyllnad och förifyllda alternativ i blanketterna samt att slå samman flera blanketter till ett enda formulär. Därmed minskar risken för att dokument fylls i felaktigt eller går förlorade på vägen.
3. Integrera HR-tjänster med befintliga IT-system
Genom att integrera det digitala personalarkivet med befintliga IT-system, exempelvis löne- och personalsystem, kan HR-arbetet bli ännu smidigare och mer automatiserat. Det underlättar både för HR-avdelningen och medarbetarna som till exempel slipper dubbelregistrering. Dessutom blir det enklare när information ska eftersökas, eftersom ni slipper leta efter olika typer av information i respektive system. Det gör det även enklare att följa organisationens informationshanteringsplan och säkerställa gallring av rätt information i rätt tid.
Vägen till en smidigare och mer självgående HR-avdelning
Sammanfattningsvis kan organisationer spara tid och resurser genom att digitalisera HR-arbetet och införa ett digitalt personalarkiv. Det ger ett säkert, hållbart och effektivt arbetssätt. Digitalisering är vägen mot en smidigare och mer automatiserad HR-avdelning, så det är hög tid att påbörja er digitalisering redan idag!
Vill du ha hjälp med att implementera ett digitalt personalarkiv och digitalisera ditt HR-arbete?
Kontakta oss på MicroData så kan vi hjälpa er att ta steget mot en mer effektiv och pappersfri HR.
