MicroData – Digital informationsförvaltning på vårt sätt

Digital avtalshantering vid telefonförsäljning

1 september 2018 började Skriftlighetskrav vid telefonförsäljning att gälla i Sverige. Det innebär att det inte längre är möjligt att ingå avtal muntligt med en telefonförsäljare om det är försäljaren som kontaktar konsumenten. Kravet på skriftlighet utesluter inte att konsumenten godkänner anbudet elektroniskt, till exempel genom e-post eller sms. Med era avtal samlade i MicroWeb Avtalshantering kan ni göra sökningar och snabbare hitta det ni behöver. Era befintliga avtal kan både skannas och läsas in till tjänsten oavsett om de är i fysisk eller digital form.

Avtalshantering telefonförsäljning

CENTRALT OCH SÄKERT

Hantera och lagra information centralt i MicroWeb och var säker på att rätt personer har åtkomst till arkivet.

Förstklassig drift- och datasäkerhet

Vår driftmiljö finns speglad i två fysiskt åtskilda serverlokaler i Sverige där alla kunder äger sin egen information.

gallringsrutiner enligt gallrings- och dokumenthanteringsplan

Information kan gallras automatiskt enligt gallrings- eller dokumenthanteringsplan för att vara säker på att rätt information gallras när den ska.

arkivsäkert i linje med gdpr

All databehandling och lagring sker enligt rutiner för att uppfylla kraven gentemot dataskyddsförordningen (GDPR).

AUTOMATISKA PÅMINNELSER

Skicka ut relevanta påminnelser i god tid till obegränsat antal handläggare, avtalsansvariga eller andra intressenter. Vid uteblivna svar får en central användare en notis, för att fånga upp de avtal som inte blivit kontrollerade.

Enkel sökning

Gör enkla eller avancerade sökningar för att hitta rätt information.

Få hjälp med avtalshantering

Avtalshantering i MicroWeb är en komplett lösning för att hantera en koncerns eller organisations avtal. Upprättade eller uppladdade dokument går att skicka iväg för godkännande eller digital signering. Utskicket innehåller en länk för både interna och externa motparter. Länken innehåller ett användarvänligt gränssnitt med endast den information som behövs, exempelvis avtal, eventuella förändringar samt signering. Tjänsten kan hantera verksamhetsprocesser för avtalstecknande eller offerthantering oavsett hur processerna är utformade. I MicroWeb Avtalshantering kan du dessutom följa processen och få olika påminnelser kopplat till avtal i din organisation. 

Signera och godkänn var du än är

Med hjälp av digital signering i MicroWeb godkänns alla avtal digitalt. Signaturerna som används i MicroWeb Avtalshantering är krypterade, juridiskt bindande och spårbara. Signering kan göras med till exempel mobilt BankID eller SMS-kod. Det finns även möjlighet att koppla befintliga signeringslösningar till MicroWebs Avtalshantering. Ingen begränsning på antal signerande parter finns och signering kan göras var man än befinner sig.

Långsiktig arkivering

MicroWeb Avtalshantering är integrerat med MicroWeb e-Arkiv för långsiktigt bevarande av digital information. MicroWeb e-Arkiv följer branschstandarden för e-arkivering. Det innebär att era avtal finns sparade och sökbara enligt en standardiserad struktur (OAIS-modellen). Arkiveringen gör det enkelt att hitta och vid behov exportera/migrera informationen till andra format och lagringsformer.

Säker informationshantering

Tjänsten är uppbyggd med en lättadministrerad behörighetsstruktur där kunder själva har möjlighet att skapa sina egna roller. Inbyggda roller skyddar känsliga avtal och säkerställer att rätt information finns tillgänglig i systemet. Det går att skapa en struktur som ger handläggare tillgång till enbart sina eller avdelningens/koncernbolagets avtal. 

System digitalt

Digitala processer

Hantera, lagra och signera dokument digitalt. Digitala arbetsflöden och processer gör att verksamheter lättare kan anpassa sig till nya krav och bidrar till ett effektivare arbetssätt.

Dokumentation för chefer och medarbetare

Enkelt och tydligt gränssnitt för sällananvändare där endast ser relevant information är tillgänglig. Handläggaren hittar enkelt sina avtal.

e-arkiv inloggning

Lagen i korthet

För att ett giltigt avtal ska ingås vid telefonförsäljning krävs att konsumenten skriftligen accepterar anbudet. Det gäller vid försäljning både till nya och befintliga kunder. Konsumentens godkännande ska lämnas efter samtalet. Om ingen skriftlig accept finns är alltså inte avtalet giltigt och konsumenten är inte skyldig att betala för någon tjänst eller vara som tillhandahålls.

MicroWeb avtalshantering
- så går det till

Arkivet sätts upp av vårt erfarna förvaltningsteam och ni får inloggningsuppgifter till tjänsten. Ni bestämmer vilken information som ska finnas med och kunna sökas fram i MicroWeb Avtalshantering.

En process för digital signering skapas. Processen kan innehålla olika steg, till exempel kollegas godkännande, motparts signering och inläsning till arkivet. I de olika stegen i processen kan även information samlas in. När allt är klart har vi en gemensam avstämning och utvärderar resultatet tillsammans.

Hur kan vi hjälpa dig?

Säkert e-Arkiv
Säkra tjänster
Vi prioriterar säkerhet och ser till att all arkiverad information är skyddad.
Digitala processer
Kom igång
För oss är det viktigt att du som ny kund kommer igång på bästa sätt.
Hållbar miljö IT
Miljö och hållbar IT​
Vi på MicroData vill begränsa den negativa påverkan på miljön och på samhället.

Avtalshantering

Avtalshantering i MicroWeb är en komplett lösning för att hantera en koncerns eller organisations avtal. Upprättade eller uppladdade dokument går att skicka iväg för godkännande eller digital signering. Utskicket innehåller en länk för både interna och externa motparter. Länken innehåller ett användarvänligt gränssnitt med endast den information som man behöver, exempelvis avtal, eventuella förändringar samt signering. Tjänsten kan hantera verksamhetsprocesser för avtalstecknande eller offerthantering oavsett hur processerna är utformade. I MicroWeb Avtalshantering kan du dessutom följa processen och få olika påminnelser kopplat till avtal i din organisation. 

Avtalshantering

CENTRALT OCH SÄKERT

Hantera och lagra information centralt i MicroWeb och var säker på att rätt personer har åtkomst till arkivet.

ARKIVSÄKERT I LINJE MED GDPR

All databehandling och lagring sker enligt rutiner för att uppfylla kraven gentemot dataskyddsförordningen (GDPR).

gallringsrutiner enligt gallrings- och dokumenthanteringsplan

Automatisk gallring av information enligt gallrings- eller dokumenthanteringsplan. Detta för att säkerställa att gallring av rätt information sker vid rätt tidpunkt.

AUTOMATISKA PÅMINNELSER

Skicka ut relevanta påminnelser i god tid till obegränsat antal handläggare, avtalsansvariga eller andra intressenter. Vid uteblivna svar får en central användare en notis, för att fånga upp de avtal som inte blivit kontrollerade.

Uppdaterade motpartsuppgifter

MicroWeb Avtalshantering är kopplat till UC:s Organisationsregister. Därför garanteras det att motpartens uppgifter alltid är uppdaterade med aktuell information.

ENKEL SÖKNING

Gör enkla eller avancerade sökningar för att hitta rätt information.

Strukturera era avtal

MicroWeb avtalshantering innehåller en standardprocess för tecknande och förlängning av avtal. Oavsett hur era processer ser ut så går det att anpassa dessa för er organisation. Tjänsten ger en bra överblick och struktur eftersom alla avtal finns samlade på ett ställe med kategoriseringar och sökbar information.  I avtalshanteringen finns även automatiska upprepade påminnelser om avtalstider så att inga uppsägningar, förlängningar eller omförhandlingar av avtal missas.

Digital signering

Signera och godkänn var du än är

Med hjälp av digital signering i MicroWeb går det att godkänna alla avtal digitalt. Signaturerna i MicroWeb Avtalshantering är krypterade, juridiskt bindande och dessutom spårbara. Signering kan göras med till exempel mobilt BankID eller SMS-kod. Det finns även möjlighet att koppla befintliga signeringslösningar till MicroWebs Avtalshantering. Ingen begränsning på antal signerande parter finns och signering går att utföra oavsett var man än befinner sig

Långsiktig arkivering

MicroWeb Avtalshantering är integrerat med MicroWeb e-Arkiv för långsiktigt bevarande av digital information. MicroWeb e-Arkiv följer branschstandarden för e-arkivering, det innebär att era avtal finns sparade och sökbara enligt en standardiserad struktur (OAIS-modellen). Arkiveringen gör det enkelt att hitta och vid behov exportera informationen till andra format och lagringsformer.

Säkert e-Arkiv

Säker informationshantering

Tjänsten är uppbyggd med en lättadministrerad behörighetsstruktur där kunder själva har möjlighet att skapa sina egna roller. Inbyggda roller skyddar känsliga avtal och säkerställer även att rätt information finns tillgänglig i systemet. Det går dessutom att skapa en struktur som ger handläggare tillgång till enbart sina eller avdelningens/koncernbolagets avtal.  

Avtal för chefer och medarbetare

Underlätta med Mina Sidor

e-arkiv inloggning
System digitalt

Digitala processer

Hantera, lagra och signera avtal digitalt. Digitala arbetsflöden och processer gör att verksamheter lättare kan anpassa sig till nya krav och bidrar dessutom till ett effektivare arbetssätt.

Vad säger våra kunder?

"Vår organisation är utspridd på många orter och MicroWeb gör det enkelt att samla alla avtal på ett ställe. Det är smidigt att komma åt oavsett vilken ort man arbetar på".

Hur kan vi hjälpa dig?

Säkert e-Arkiv
Säkra tjänster
Vi prioriterar säkerhet och ser därför till att all arkiverad information är skyddad.
Digitala processer
Kom igång
För oss är det viktigt att du som ny kund kommer igång på bästa sätt.
Hållbar miljö IT
Miljö och hållbar IT​
Vi på MicroData vill begränsa den negativa påverkan på miljön och på samhället.