När HR-avdelningar står inför utmaningen att digitalisera pappersarkivet finns det ofta många frågetecken och valmöjligheter. Hur går man till väga? Finns det flera vägar att gå? Vilka förberedelser behövs? Ska samtliga personaldokument digitaliseras?
Arbetet behöver dock inte vara så komplicerat eller omfattande som det ibland verkar. All digitalisering behöver heller inte ske på en och samma gång. I det här blogginlägget försöker vi ge er tips om hur ni kan gå tillväga för att digitalisera ert personalarkiv.
Inför digitaliseringen
När organisationen påbörjar sin digitaliseringsresa behöver HR-avdelningen bestämma hur långt bakåt personaldokumenten ska digitaliseras. Många gånger sätts ett datum som inte inkluderar hela det befintliga personalarkivet. Problemet som kvarstår är; vad händer med den del av det befintliga personalarkivet som inte ingår i startprojektet?
Ofta blir det befintliga personalarkivet vilande och HR-avdelningen väntar med att ta tag i det. Dock finns det nackdelar med det. Pappersarkivet tar plats, eventuell slitage på dokument och tryck kan förekomma, gallring behöver ske och GDPR måste följas. Dessutom kan det vara en utmaning att blanda både digitala – och fysiska akter.
Hur blir ni av med pappersarkivet?
Digitalisering av det befintliga personalarkivet är resurskrävande. Ett alternativ är att anlita extern hjälp för skanning för att inte belasta sin egen HR-avdelning. Det är dock ofta både kostsamt och tidskrävande. Det innebär också att dokumenten måste fraktas till och från leverantören och att man under den perioden har begränsad tillgång till sin information samt att det medför en risk för informationsförlust.
En enkel lösning är att skanna det befintliga personalarkivet och tillkommande dokumentflöden själv samt ta hjälp av en tjänst som kan indexera och tolka (dvs. hitta bestämda sökord samt markera och sortera efter dessa) informationen till ett digitalt personalarkiv eller till ett e-arkiv. En sådan tjänst, Automatisk datafångst, är ett lämpligt alternativ för de som själva vill ha kontroll över sina dokument och digitaliseringsarbetet. Detta tillvägagångssätt är dessutom ett smidigt och ekonomiskt alternativ med låg tröskel för uppstart. Personaldokumenten behöver inte skickas till någon extern leverantör eftersom preparering och skanning sker på det egna kontoret. Det i sin tur gör att organisationen har full kontroll över arbetet och kostnaderna. Tillvägagångsättet är enkelt då preparerade akter per automatik överförs till det digitala personalarkivet genom enkel skanning på egen, befintlig utrustning.
Varför Automatisk datafångst underlättar digitaliseringen:
- Låg instegströskel
- Snabb uppstart
- Kunden behöver inte skicka iväg sina akter
- Personnummer behöver inte hittas på samtliga dokument
- Låg kostnad
- Lämpligt alternativ oavsett volym
Men det förberedande arbetet då?
Inför digitaliseringen behöver HR-avdelningen förbereda sig. Inte heller detta steg behöver vara särskilt komplicerad. Det underlättar om organisationen utser deltagare som har ansvar för att styra upp och driva arbetet.
Vi rekommenderar att organisationen tar fram en uppdaterad och beslutad dokumenthanteringsplan samt bestämmer vilka dokumenttyper som ska skannas. En del dokument kan gallras, och en del är det lag på att ni har kvar. Det kan vara bra för organisationen att samråda med Riksarkivet eller kommun-/företagsjurist om vad som får och bör gallras respektive sparas. Därefter prepareras akterna, det vill säga att man förbereder dem för att skanningen ska gå smidigt. Sedan kan själva skanningsarbetet börja.
När digitaliseringsarbetet är klart kan större delen av det befintliga pappersarkivet destrueras enligt dokumenthanteringsplan.
Många organisationer har valt vår tjänst
Allt fler organisationer inser hur smidigt det är att digitalisera sitt personalarkiv med hjälp av vår tjänst för automatisk datafångst. Vi är glada över att kunna bidra till en förenklad digitalisering för våra kunder.
