Ofta brukar HR-teamen få höra att det är högaktuellt att ”digitalisera HR” för att uppnå ett effektivare arbetssätt. Däremot betyder inte digitalisering nödvändigtvis att ni får en strukturerad och samlad HR-avdelning. Här är det viktigt att se över hur ni kan undvika onödigt tidskrävande arbete. Ett återkommande hinder i digitaliseringsprocessen är att HR-dokument hamnar utspridda i olika system.
I det här blogginlägget tar vi upp frågan; Hur kan ni undvika det tidskrävande arbetet att leta efter dokument i flera olika system? Vad bör ni tänka på och hur kan ni få till ett strukturerat arbetssätt?
Spridda HR-dokument skapar ett tidskrävande arbete
I takt med att processer blir alltmer digitala och även signeringar sker elektroniskt, genereras stora mängder av digitala dokument. Eftersom HR-avdelningar ofta använder sig av flera olika system, leder detta till att dokumenten skapas, signeras eller lagras på olika platser. För att sedan kunna hitta rätt dokument för de anställda behöver HR logga in och leta i flera olika system. Detta kan i sin tur leda till ett ineffektivt och tidskrävande arbete som medför oordning och ger er en sämre överblick över personalinformationen.
Digitalt personalarkiv – vägen till en strukturerad och samlad HR-avdelning
Att samla era digitala HR-dokument på ett och samma ställe har stor betydelse för att effektivisera ert arbete. Genom att använda ett digitalt personalarkiv frigör ni timmar som annars går åt till letande efter era HR-dokument. Personalarkivet har förmågan att skapa och hämta dokument från andra system och samla dem på ett och samma ställe.
Ett konkret exempel kan vara när CV och ansökningshandlingar finns i ett rekryteringssystem där de digitala HR-dokumenten lagras. Genom att dra nytta av ett digitalt personalarkiv kan den rekryterade medarbetarens dokument hämtas automatiskt och läggas i dess personalakt. Om systemet dessutom har ett API, blir processen både användarvänlig och säker. Det gör att ni kan integrera era system sömlöst och att det blir enkelt att hämta eller dela information.
En annan fördel är personalarkivets förmåga att gallra de dokument som inte bör vara kvar i personalakten. Denna process utförs automatiskt i personalarkivet baserat på de riktlinjer ni har fastställt i er dokumenthanteringsplan. Detta resulterar i att ni endast har era aktuella HR-dokument samlade i era personalakter samtidigt som ni arbetar i enlighet med GDPR och arkivbestämmelser. Ni kan välja mellan att automatiskt föra över inaktuella personalakter till ett långtidsarkiv eller att helt gallra bort det som inte behöver sparas.
För att sammanfatta kan ni spara mycket tid och utrymme genom att samla era digitala HR-dokument med hjälp av ett digitalt personalarkiv. Ni slipper dessutom komma ihåg eller hålla ordning på användarnamn och lösenord till flera olika system, eller ta hand om gallringsrutiner på egen hand. Det digitala personalarkivet erbjuder er därmed ett enklare, säkrare och smidigare arbetsflöde.
