Hur lång tid behöver du när du letar fram rätt anställningsavtal i personalarkivet? Troligtvis längre tid om din organisation använder ett fysiskt personalarkiv. Att använda sig av ett digitalt personalarkiv underlättar och effektiviserar HR-arbetet på många olika sätt, samtidigt får du både mer tid och utrymme till annat i verksamheten.
Här lyfter vi fördelarna med vårt digitala system, MicroWeb Personalarkiv. En smidig och effektiv lösning där du kan hantera och arkivera all typ av personalinformation. Exempelvis anställningsavtal, semesteransökningar och intyg.
Vi har samlat fem fördelar med MicroWeb Personalarkiv och hur det hjälper dig i ditt digitala HR-arbete:
- Gör det lättare och snabbare att hitta rätt handlingar
- Ger höjd drift- och datasäkerhet för ert personalarkiv
- Ni får säkrare arkivering och hantering av personaldokument i enlighet med GDPR
- Gör det enklare att skapa säkra gallringsrutiner
- Kan enkelt kopplas mot befintliga system
Vill du effektivisera ditt HR-arbete? Hör gärna av dig till oss på MicroData eller fördjupa dig i fördelarna med MicroWeb Personalarkiv nedan.
5 fördelar med MicroWeb Personalarkiv
1. Lättare och snabbare att hitta rätt handlingar
I vårt personalarkiv finns samtliga personaldokument som rör en anställd samlade i personalakten. Det gör det enklare när du söker information du behöver. Dessutom är det enkelt att ladda upp tidigare eller nyskapade dokument via tillägg såsom Outlook, manuell uppladdning eller skanning. Personaldokumenten arkiveras sedan automatiskt i den anställdes personalakt.
2. Höjd drift- och datasäkerhet för personalarkivet
All personalinformation finns i säkert förvar. Detta tack vare att MicroDatas driftmiljö finns i två fysiskt åtskilda ”hotsites” i Sverige. En hotsite är en lagringsplats dit all data i ditt personalarkiv speglas till. Om förbindelsen bryts med en hotsite fortsätter driften i den andra. Därmed minimeras risken att systemet ligger nere eller att data går förlorad. MicroData äger själva serverhallarna och sköter driften utan att ha några underleverantörer inblandade. Dessutom står våra system under ständig bevakning för att vi snabbt ska kunna förhindra eventuella intrångsförsök och liknande.
3. Säkrare arkivering och hantering av personaldokument i enlighet med GDPR
Att använda MicroWeb Personalarkiv kan ses som ett stort steg på vägen mot en lyckad GDPR-strategi. Systemet möjliggör tydlig arkivering av enbart relevant data under rätt tid och med rätt sekretessklassning. Personalarkivet säkerställer att all lagring uppfyller kraven för dataskyddsförordningen (GDPR).
4. Tydligare gallringsrutiner enligt er gallringsplan
Det är viktigt att er organisation följer de krav och riktlinjer som gäller för er verksamhet. Därför möjliggör MicroWeb Personalarkiv automatisk gallring av personaldokument, utifrån er uppsatta dokumenthanteringsplan. Vi rekommenderar att ni upprättar en egen gallringsplan som är anpassade efter er verksamhet. På så sätt styr och överblickar ni er organisations handlingar på ett korrekt och effektivt sätt.
5. Lätt att koppla personalarkivet till befintliga system
Personalarkivet är systemoberoende och kan integreras sömlöst med dina IT-system, som exempelvis löne- och personalsystem. Data från andra system kan samlas och arkiveras i personalakten, som sedan kopplar informationen till rätt person.
Är du nyfiken och vill veta mer? Då kan du läsa mer om Falkenbergs kommun. Med hjälp av MicroData har de gjort en koppling mellan MicroWeb Personalarkiv och rekryteringssystemet Visma Recruit.
Vi på MicroData har hjälpt många organisationer inom både privat och offentlig sektor att effektivisera HR-arbetet med hjälp av MicroWeb Personalarkiv. Ett exempel är Partille kommun som upplever stora fördelar med vårt system. Exempelvis ökad automatisering, ett tydligare regelverk samt en minskad administration. Du kan läsa mer om Partille kommuns digitaliseringsresa här.
