Tar det flera veckor för er på HR-avdelningen att få in ett färdigsignerat avtal? Eller har ni svårt att hitta viktiga personaldokument? Möjligen kan ni ha missat era miljömål även i år? Det kan finnas mycket som kan göra arbetet på en HR-avdelning besvärligt. Däremot finns det en väg till ett enklare arbetssätt.
I det här blogginlägget har vi samlat några av de vanligaste tecken som tyder på att er organisation är i behov av en säker och smidig lösning för hantering och arkivering av personalhandlingar.
5 tecken på att er organisation behöver ett digitalt personalarkiv
1. Tidskrävande HR-processer
Ett tecken på att organisationen behöver ett digitalt personalarkiv är när HR-processerna är tidskrävande. Ett exempel på en tidskrävande process kan vara när ett anställningsavtal ska signeras. Ofta behöver anställningsavtal skickas fram och tillbaka mellan personen som ska anställas, HR och löneavdelningen. Något som kan ta upp till flera dagar eller ibland veckor. Många gånger behöver även signering ske inom ett visst datum. Om signering glöms bort eller inte sker i tid kan det bland annat leda till att viktiga deadlines missas.
2. HR-arbetet är plats- och personberoende
På senaste tiden har hemarbete blivit allt vanligare. Att jobba hemifrån har för många medarbetare bidragit till en ökad frihet och flexibilitet. Dock kan det ibland ställa till i arbetet. Finns till exempel blanketterna enbart på kontoret, blir medarbetaren bunden till arbetsplatsen vilket i sin tur minskar flexibiliteten. Arbetet försvåras ytterligare om HR-dokument finns spridda på flera ställen.
Problematiken med spridda dokument orsakar dock inte enbart ett platsberoende, utan också ett personberoende. Om enbart en anställd vet var personaldokumenten finns, kan det vara svårt för någon annan medarbetare att ta över arbetsrollen.
3. Personaldokument är spridda i verksamheten
Olika typer av HR-dokument behöver som sagt ofta skickas fram och tillbaka mellan olika medarbetare och avdelningar. Det kan leda till att man förlorar kontrollen över var i processen dokumenten är. I och med att allt fler arbetar på distans kan personaldokument befinna sig på andra platser än på kontoret. Många gånger skapas också kopior av pappersblanketter som sedan sprids ut och på så sätt blir svåra att ha koll på. Ibland har organisationen dessutom flera fysiska arkiv för arkivering av personalhandlingar, men saknar ett bra e-arkiv för personalinformation.
Att ha dokument utspridda leder ofta till att anställda förlorar kontrollen över arbetet. En risk med att ha spridda dokument är att dokument kan hamna hos en obehörig person eller försvinna helt. Att ha bristande informationssäkerhet kan innebära en rad problem för organisationen.
4. HR-dokument gallras inte
Alla HR-dokument får inte bevaras i all evighet utan lagar och regler, såsom exempelvis GDPR, styr livslängden. Hur länge handlingar får bevaras skiljer sig också åt beroende på verksamhet. Det är bra att veta att det alltid krävs stöd från befintliga lagar eller ett berättigat syfte för att få behandla personuppgifter. Aspekter såsom skälighet och rimlighet bör även övervägas i förhållande till nyttan av bevarandet. Att spara dokument endast för att det ”kan vara bra att ha” strider mot lagen och kan vara straffbart. I tidigare blogginlägg kan ni läsa mer om hur länge ni får bevara olika HR-dokument.
5. Verksamheten når inte sina miljömål
Många organisationer har svårt att finna effektiva sätt att utveckla sitt miljöarbete på. Att reducera pappersarbetet genom att arbeta digitalt kan hjälpa organisationer att nå miljömål. Dessutom kräver pappersarkiv fysisk yta som kan användas till annat. Tidigare har en kund hos MicroData lyckats minska pappersmängden med hela 95%. Läs mer om kunden.
Underlätta HR-arbetet med hjälp av ett digitalt personalarkiv
Med hjälp av ett digitalt personalarkiv samlar ni alla era personaldokument på ett och samma ställe i ett ändamålsenligt e-arkiv. Dokument tappas inte bort och kan inte hamna i fel händer. Ni får en ökad säkerhet då personalarkivet har olika gränssnitt som styr behörigheterna. Det gör att enbart rätt person får tillgång till rätt dokument. Ni slipper internpost och tidskrävande manuella HR-processer eftersom ni enkelt kan signera med hjälp av vår digitala signering.
En annan fördel med personalarkivet är att ni inte är platsbundna. Det blir också enklare att skapa ett enhetligt, strukturerat arbetssätt och därmed lättare för en ny medarbetare att kliva in i sin arbetsroll.
Gallring av dokument sköts automatiskt i det digitala personalarkivet utifrån er uppsatta informationshanteringsplan. På så sätt är det enkelt att följa olika lagar och regler, såsom GDPR. Ni får också enklare att nå upp till era miljömål då ni kan minska pappersförbrukningen markant.
Är ni nyfikna och vill veta mer?
Läs mer om vårt digitala personalarkiv eller kontakta oss.
